Hvordan sjekke ditt prosjekt publikums Authority

March 18  by Eliza

Når du involverer et publikum i prosjektet du administrerer, kan mista en persons grad av myndighet føre til frustrasjon, samt bortkastet tid og penger. Bekrefte at de menneskene du har identifisert som publikum har myndighet til å fatte de beslutningene de må gjøre for å utføre sine oppgaver. Hvis de ikke har denne myndigheten, finne ut hvem som gjør og hvordan man skal bringe dem inn i prosessen.

I begynnelsen av den utfører arbeidet scenen i prosjektene dine, gjør du følgende for å definere hver publikummer autoritet:

  1. Avklare hver publikum medlemmets oppgaver og beslutninger.

    Definere med hver person sine oppgaver og sin rolle i disse oppgavene. For eksempel, vil han bare jobbe med oppgaven, eller vil han også godkjenne tidsplaner, ressurs utbetalinger og arbeids tilnærminger?

  2. Spør hver publikummer hva hans autoritet er om hver beslutning og oppgave.

    Spør om individuelle oppgaver heller enn alle saker i et bestemt område. For eksempel kan en person bli mer trygg om hans myndighet til å godkjenne ved kjøp opp til $ 5000 enn om hans myndighet til å godkjenne alle utstyrsanskaffelser, uansett type eller mengde.

    Avklare beslutninger som publikum medlem kan gjøre selv. For beslutninger som trenger andres godkjenning, finne ut hvis godkjenning han trenger. (Ask, aldri anta!)

  3. Spør hver publikummer hvordan han vet hvilken myndighet han har.

    Har en skriftlig politikk, prosedyre, eller retningslinje bekrefte myndighet? Visste personens sjefen fortelle ham i samtale? Er personen bare antar? Hvis personen har ingen spesifikk bekrefter informasjon, oppmuntre ham til å få det.

  4. Sjekk ut hver publikummer historie av myndighetsutøvelse.

    Har du eller andre personer som jobbet med denne personen i det siste? Har han blitt overkjørt på beslutninger som han sa han var autorisert til å gjøre? I så fall spør ham hvorfor han tror han vil ikke være like overstyres denne gangen.

  5. Kontroller om noe har nylig endret om hver publikummer autoritet.

    Er det noen grunn til å tro at denne personen autoritet har endret seg? Er personen nye til sin nåværende gruppe? Til sin nåværende stilling? Har personen nylig begynte å jobbe for en ny sjef? Hvis noen av disse situasjonene eksisterer, oppmuntre personen til å finne spesifikk dokumentasjon for å bekrefte sin autoritet for sin fordel, så vel som din.

Bekrefte informasjonen i disse trinnene når en bestemt publikums beslutnings oppdrag endres. Tenk deg for eksempel at du i utgangspunktet forvente at alle enkeltkjøp på ditt prosjekt for å være på eller under $ 2.500. Bill, teamet representant fra finanskonsernet sikre at han har myndighet til å godkjenne slike kjøp for prosjektet uten å sjekke med sin sjef. Midtveis i prosjektet, finner du at du må kjøpe en del av utstyret for $ 5.000. Sørg for å verifisere med Bill at han personlig kan autorisere denne større utgifter. Hvis han ikke kan, finne ut hvis godkjenning du trenger og planlegge hvordan du skal få det.