Hvordan skrive en Nonprofit finansregnskap og gjennomføre en revisjon

July 6  by Eliza

Budsjetter og cash-flow uttalelser forutsi din nonprofit organisasjon økonomiske fremtid. Men du trenger også en anmeldelse av hvert års årlige inntekter og utgifter i et finansregnskap. Når din nonprofit organisasjon er liten og mager, kan de ansatte eller regnskapsfører forberede sitt regnskap. Som det vokser og blir mer kompleks, vil du sannsynligvis ansette en utenfor regnskapsfører til å forberede og revidere regnskapet.

Hvordan forberede regnskapet

Hvis et budsjett er et dokument om fremtiden, forteller et finansregnskap historien om organisasjonens fortid. Ideelle organisasjoner beholde og gjennomgå sine finansielle poster i løpet av året, og de forbereder et finansregnskap minst en gang i året, på slutten av regnskapsåret. Mange organisasjoner også forberede månedlig eller kvartalsvis "in progress" versjoner av sine årsregnskaper.

Selv om god nonprofit regnskap programvare kan organisere din finansiell informasjon for deg, forberede og tolke regnskaper er et spesielt område av ekspertise. Mange ideelle organisasjoner søke utenfor profesjonell hjelp for dette viktige oppgaven. Hvis du velger å tilberede dine egne regnskaper, kan det være lurt å ansette en regnskapsfører ved årets slutt å vurdere dem for nøyaktighet.

Informasjonen i dine årlige regnskaps ligner (men kan ikke være identisk med) 990-EZ eller 990 økonomisk rapport at organisasjonen kan bli pålagt å sende årlig til skattemyndighetene. Du vil også inkludere din regnskapet i dine bord orientering pakker og med forespørsler om finansiering. Noen organisasjoner publiserer det i en årlig rapport.

Verdien av et tilsyn

Ved årets slutt, kan din organisasjon bli pålagt å eller kan velge å ha sine bøker revideres av en statsautorisert revisor (CPA) eller fast. Denne tjenesten innebærer en formell undersøkelse av organisasjonens retningslinjer og systemer for å håndtere sine finanser, en gjennomgang av regnskapet, og kommentarer om nøyaktigheten av disse utsagnene.

Regnskapsføreren kan gi en ukvalifisert mening, noe som betyr at utsagnene synes å være nøyaktig. I "revisor snakke," revisor ikke fant en vesentlig feilinformasjon - falsk eller manglende informasjon. Dersom revisor har anbefalinger for å gjøre om hvordan pengene forvaltes eller hvordan økonomien blir registrert og rapportert, kan de utstede en ledelse brev til styret om hvordan organisasjonen kan forbedre sin praksis.

For eksempel kan revisor fortelle styret at organisasjonen ikke konsekvent samle originale kvitteringer før du skriver sjekker for å dekke ansatte; at reise ansatte kostnadene økt dramatisk uten at økningen blir vedtatt av styret (og registrert i styreprotokollen); eller at organisasjonens ansatte skyldte så mange ferietimer at organisasjonens arbeid kan bli truet hvis alle skulle ta hans eller hennes fortjent ferie.

Selv om noen ideelle organisasjoner ser på en ledelse brev som en skjenn, er utgangspunkt for å hjelpe organisasjoner ivareta deres økonomiske helse ved å styrke sin politikk og arkivering.

Hvis du leier en CPA å gjennomføre din revisjon eller finansiell gjennomgang, sørge for at personen har kunnskap om eller kompetanse i ideelle organisasjoner. Ideelle organisasjoner bruke noen regnskapsmessig og bokføringsmetoder som skiller seg fra for-profit virksomheter.

Du trenger en revisjon gjør?

Når trenger du å gjennomføre en revisjon? Bruk følgende retningslinjer for å hjelpe deg med å avgjøre dette.

  • Mange land krever ideelle organisasjoner som mottar ytelser over et bestemt beløp til å gjennomføre revisjoner. Dette varierer avhengig av staten. Sjekk med kontoret som regulerer ideelle organisasjoner i staten (vanligvis riksadvokatens kontor) for å se om den har spesifikke retningslinjer handlinger.
  • Ideelle organisasjoner som direkte bruke $ 500000 eller mer i føderale midler i et regnskapsår er pålagt å gjennomføre en OMB A-133 revisjon - ofte kalt en Single Audit Den har et fancy navn fordi det er basert på Office of Management and Budget Rundskriv A-133. . Det tar et særlig nærmere titt på hvordan statlige midler spores i organisasjonen og om organisasjonen er i samsvar med føderale lover og forskrifter.
  • Noen andre typer offentlige programmer krever også revisjon av spesifikke tilskudd eller kontrakter. Andre organer kan også kreve reviderte uttalelser fra søkere.

Selv om det ikke er nødvendig, kan styret bestemme at det er en god idé å ha en utenforstående CPA kontrollere bøker. Gjør gir så forsikring om at økonomiske systemer er sunt og organisasjonen arbeider med korrekt finansiell informasjon.

Hvis organisasjonen er nødvendig for å ha en revisjon, bør styret danne et revisjonsutvalg. Styret president, bord kasserer, og betalte ansatte kan ikke tjene på denne komiteen, men. Komiteen velger revisjonsfirmaet, vurderinger et utkast av revisjonen og eventuelle anbefalinger fra revisor, og, om nødvendig, undersøker noen praksis som bør endres.

Selv om organisasjonen kan lære mye fra en revisjon, er praksisen ikke er hensiktsmessig eller nødvendig for hver nonprofit. Prosessen er kostbar og tidkrevende. En mindre kostbare alternativet er å ha en CPA fast gi et formalisert samling eller finansiell gjennomgang av årsoppgaver.

Mindre ideelle organisasjoner ofte gå denne ruten for å kutte ned på kostnadene, men likevel gi en viss grad av komfort og trygghet til finansiører at organisasjonen har riktig nivå av økonomisk praksis og kontroller på plass.

Mange ideelle organisasjoner lurer på om de bør søke pro bono revisjoner fra regnskapsfirmaer eller spør styremedlem firma til å granske sine bøker. En pro bono Tilsynet er en dårlig idé, og spør et styremedlem for å få hjelp er en svært dårlig idé. En revisjon bør være forberedt uavhengig av organisasjonens ansatte og styret. Den mister sin verdi som objektiv, utenfor validering når gitt som en gave.