Hvordan utvikle et ansvar Assignment Matrix

March 16  by Eliza

Prosjektledere liker å bruke et ansvar Assignment Matrix (RAM) for å definere rollene til de ulike prosjektmedarbeidere. Til tross for den enkle natur av informasjonen inkludert i RAM, få alle til å bli enige om peopleâ € ™ s roller kan være tidkrevende. Følgende trinn kan hjelpe deg å få peopleâ € ™ s innspill og godkjenning med minst tid og krefter:

  1. Identifisere alle mennesker whoa € ™ ll delta i eller støtte prosjektet.
  2. Utvikle en komplett liste over leveranser for prosjektet.
  3. Diskuter med alle teammedlemmene hvordan de? € ™ ll hver støtte arbeidet for å produsere de ulike prosjektleveranser.

    For hver av sine oppgaver, diskutere nivået på deres ansvar og myndighet, samt det konkrete arbeidet theyâ € ™ ll utføre. Også diskutere med dem noen involvering at andre vil ha på sine aktiviteter. Hvis bestemte personer havenâ € ™ t ennå ikke identifisert for visse aktiviteter, ta kontakt med folk som har gjort disse typer aktiviteter før.

  4. Utarbeide en første utkast av RAM.

    Tegne bordet for diagrammet, og skriv inn prosjektA € ™ s leveranser i venstre kolonne og folk som vil støtte virksomheten i den første raden. I cellene dannet av skjæringspunktet mellom hver rad og kolonne, skriv rollene at hver person vil ha (basert på diskusjonene du har med gruppemedlemmene i trinn 3).

  5. Har personer du konsultert i trinn 3 gjennomgang og godkjenne utkastet diagrammet.

    Hvis folk er enig med diagrammet, be dem om å indikere deres avtalen skriftlig. Hvis de uttrykker bekymring for noen aspekter, be dem om å merke sine bekymringer i et notat eller en e-post.

  6. Hvis noen av gruppemedlemmene dona € ™ t godkjenne utkastet diagrammet, revidere diagrammet til adressen deres bekymringer og ber alle mennesker som ga innspill til å vurdere og godkjenne den reviderte diagrammet.

    Hvis du gjør noen endringer i utkastet til RAM, ha alle gruppemedlemmer vurdere og godkjenne den reviderte diagrammet, spesielt hvis de allerede godkjent den tidligere versjonen.

  7. Gå tilbake til trinn 5 og fortsette prosessen til alle du konsultert i trinn 3 godkjenner diagrammet.

For komplekse prosjekter, kan RAM være ganske stor. Og holde diagrammet nåværende og rådgivning gjennom hele prosjektet med alle menneskene som er identifisert kan være tidkrevende. Men å ha et diagram med uriktige opplysninger kan resultere i dupliserte innsats og oversett aktiviteter.

Følg disse forslagene for å holde RAM nøyaktig og oppdatert gjennom hele prosjektet.

  • Utvikle et hierarki av diagrammer: Inkludert 50 eller flere aktiviteter på samme RAM kan være tungvint, så vurdere å utvikle en serie av nøstede diagrammer for større prosjekter (også kjent som et hierarki av diagrammer). Forberede et høyt nivå diagram som identifiserer ansvar for høyere nivå komponenter i din Work Breakdown Structure (som prosjektfaser og store leveranser), og deretter utvikle separate diagrammer som detalj ansvar for lavere nivå leveranser og arbeidspakker.
  • Få innspill fra alle involverte: Involver hele teamet når du utvikler diagrammet. Som prosjektleder, dona du € ™ t vet nøyaktig hvordan folk skal utføre oppgaver i sine områder av spesialitet, så du må spørre dem. Og, selv om du vet, folk har en større forpliktelse til en plan når de deltar i å utvikle det.
  • Sett din RAM skriftlig: Du tror kanskje du kan spare tid ved å ikke sette din RAM skriftlig. Men å sette diagrammet skriftlig er viktig av to grunner:

    • Du kan se mulige problemer i prosjektet som du kan ha oversett hvis du var vurderer opplysninger separat.
    • Du sørge for at folk har en felles forståelse av sine roller og relasjoner.