Innganger for Utvikling av en Charter du bør vite for PMP sertifisering eksamen

January 3  by Eliza

Forbereder et nyttig prosjekt charter er viktig kunnskap å ha når det gjelder å få din PMP sertifisering og krever at du samler en god bit av informasjon om prosjektA € ™ s formål og dets forventede fordeler for organisasjonen. Den PMBOK Guide identifiserer disse fem innganger for Utvikle Prosjekt Charter prosessen:

  • Prosjektet uttalelse arbeid (SOW): Denne fortellingen beskrivelse av et prosjekt gjør følgende:

    • Forklarer forretningsbehov at prosjektet vil oppfylle
    • Klargjør produktet av prosjektet
    • Forteller hvordan prosjektet på linje med organizationâ € ™ s strategiske plan
  • Business case: Denne informasjonen viser prosjektA € ™ s verdi for organisasjonen. Slik verdi kan bli dømt etter disse beregningene:

    • Financial: Økt omsetning, kostnadsreduksjon
    • Nonfinancial: Kundelojalitet, innovasjon
  • Avtale: For et prosjekt basert på en kontraktsmessig forpliktelse, er avtalen (kontrakt) en inngang til prosjektet charter. Innholdet inkludere

    • Kontrakten uttalelse arbeid
    • Kontraktuelle krav, vilkår og betingelser
  • Enterprise miljøfaktorer (EEFs): Disse interne faktorer (for eksempel organisasjonsstruktur og menneskelige ressurs evner) og eksterne faktorer (for eksempel konkurranse og forskrifter) påvirker om du gjør et prosjekt og hvordan du nærmer deg den.
  • Organisatorisk prosess eiendeler (OPAS): Disse omfatter retningslinjer, rutiner, maler, og før-prosjekt dokumentasjon på at organisasjoner bruker for å styre prosjekter på en konsekvent måte.

Prosjektet uttalelse arbeid

Ikke alle organisasjoner skaper en formell uttalelse arbeid (SOW), så dona € ™ t bli overrasket om du havenâ € ™ t sett en. For organisasjoner som har en formell prosjekt SOW, kan det være skapt av den som ber om prosjektet, eller ved en portefølje styringsgruppen, prosjekt sponsor, eller PMO.

Når PMBOK Guide refererer til en SOW, ISNA det € ™ t nødvendigvis henviser til en fra en kontrakt. I stedet henviser denne bruken av SOW til en fortelling beskrivelse av prosjektet. Hvis SOW er fra en kontrakt, vil kontrakt bli brukt i forbindelse med SOW.

Den SOW beskriver forretningsbehov og hvordan prosjektet vil møte det behovet. Det kan også beskrive hvordan prosjektet er i tråd med organizationâ € ™ s strategiske plan.

Pass alltid på at følgende elementer er dokumentert:

  • Fortellende beskrivelse
  • Forretningsbehov
  • Produktbeskrivelse
  • Justering med strategisk plan

Business case

Business case dokumenterer forretningsmessig grunn for å gjennomføre prosjektet, samt kost-nytte-analyse. Mye av den finansielle informasjonen som brukes i nytte-kostnadsanalyse kommer fra prosjektet utvelgelsesprosessen. Mange organisasjoner bruker ikke-finansielle beregninger for å rettferdiggjøre et prosjekt også, slik som kundelojalitet, forretningsprosesser forbedring, redusert turnover, innovasjon, og så videre.

Anmeldelse av business case regelmessig gjennom hele prosjektet for å sikre at de forutsetningene som business case ble bygget er fortsatt gyldige.

Avtaler

Avtaler kan ta form av kontrakter, intensjonsavtaler (MOU), intensjonsavtale, eller andre skriftlige avtaler. Når du gjør arbeidet for en ekstern kunde en kontrakt er brukt. Hvis dette er tilfelle, bruker du SOW inneholdt i kontrakten for å dokumentere opplysninger i charter.

Du vil også se på eventuelle vilkår som gir retning for hvordan prosjektet skal gjennomføres, viktige milepæl datoer, finansiering begrensninger, og annen relevant informasjon i kontrakten.

Enterprise miljøfaktorer

Tenk om noen av bedriften miljømessige faktorer (EEFs) som kan tvinger eller veilede hvordan et prosjekt er chartret. Hva er noen av de interne faktorer? Hva er noen av de ytre faktorer?

Interne faktorer som du definitivt vil beholde i tankene inkludere

  • Organiseringen av noen organisasjoner som er involvert i prosjektet
  • Informasjonssystemer i en organisasjon og deres evne til å dele informasjon
  • Menneskelige ressurser: sine ferdigheter og tilgjengelighet
  • Porteføljeforvaltningspolitikk og prosesser
  • Project Management Office (PMO) retningslinjer og prosesser
  • Estimering, risiko, og feil-sporing databaser

Eksterne faktorer som kan påvirke prosjektet omfatte

  • Bransjestandarder som gjelder for produkter eller tjenester
  • Regulatoriske lover eller koder du må overholde
  • Statlig politikk, restriksjoner, og politiske klima
  • Market forhold som påvirker prising og tilgjengelighet av materialer og tjenester
  • Konkurrent informasjon, som for eksempel antall av konkurrenter, muligheter og trusler basert på konkurrentene
  • Priser finansiering tilgjengelighet og
  • Påvente lovgivning som kan påvirke dine produkter, tjenester og prosesser
  • Tilgjengeligheten av ressurser, både fysisk og arbeidskraft
  • Endringer i markedet, enten fra konkurranse eller økonomiske faktorer
  • Økonomiske påvirkninger, som for eksempel arbeidsledighet og tilgjengeligheten av kreditt

Alle disse EEFs kan ha en effekt på om du gjør et prosjekt, og hvordan du nærmer deg den. Her er noen raske eksempler:

  • Du jobber i en svak matriseorganisasjon. Derfor vil din evne til å forhandle for gruppemedlemmer ofte overstyres av funksjonelle ledere. I tillegg vil de fleste av gruppemedlemmene har sitt vanlige arbeid, og arbeide for prosjektet og andre prosjekter. Dette er et eksempel på en innvendig miljømessig faktor som er relatert til organisasjonen.
  • Organisasjonen fungerer for en offentlig etat. Regjeringen er klar til mandat en bestemt type rapportering for alle prosjekter. Denne eksterne miljøfaktor gjelder statlige og reguleringsspørsmål.
  • Renten for å låne penger har økt i det siste. Forutsetninger om kostnadene for penger nå kan være annerledes enn det vil være i seks måneder når youâ € ™ re estimering måtte trekke fra en linje av kreditt. Dette er et eksempel på en ekstern miljømessig faktor som er relatert til finansiering og økonomien.

Organisatoriske prosess eiendeler

Organisatoriske prosess eiendeler (OPAS) er ment å hjelpe deg å gjøre ditt prosjekt. Noen interessante kene for denne prosessen inkluderer

  • Organisatoriske retningslinjer, prosedyrer og intranett
  • Maler for skjemaer, rapporter og dokumentasjon
  • Dokumentasjon fra tidligere prosjekter
  • Erfaringer fra tidligere prosjekter

Selv om PMBOK Guide har denne lærdommen konseptet gjennom mange av prosessene, ISNA det € ™ t alltid godt implementert i den virkelige verden.