Innspilling Bills med Quickbooks 2003

Når en regning kommer i, er den første tingen å gjøre opptak av det. Du kan ta opp regninger gjennom Enter Bills vinduet eller Leverandørgjeld register. Hvis du planlegger å spore regninger ved regning og element, må du bruke den Oppgi Bills vinduet.

Å spille inn en regning gjennom dialog Oppgi Bills boksen, gjør du følgende:

1. Velg Leverandører -> Enter Bills.

Eller, alternativt, velger Leverandører fra listen Navigators og deretter klikker du på Enter Bills ikonet. Du uten tvil legge merke til at den øverste halvdelen av dette vinduet ser en god del som en sjekk - det er fordi mye av den informasjonen som du satt her ender opp på sjekken som du skriver til å betale regningen. (Hvis du ser ordet Credit øverst i form snarere enn Bill, klikker du på Bill alternativ knappen i øverste venstre hjørne. Du kan også bruke denne skjermen til å angi kreditt fra leverandører.)

2. Velg navnet på leverandøren du betaler.

Hvis du ønsker å betale denne regningen til en leverandør som allerede er på Leverandøren listen, klikker du på pil ned på slutten av Leverandøren linjen og velge den leverandøren. (Quickbooks deretter automatisk fyller Enter Bills vindu med så mye informasjon som det kan huske.) Men hvis denne leverandøren er nytt, spør Quickbooks du til Quick Legg til eller sette opp litt informasjon om leverandøren - adressen, kredittgrense, betalingsbetingelser, og så videre. Du gi denne informasjonen i New Vendor vinduet.

Hvis du har en eller flere ubesatte innkjøpsordrer med leverandøren du velger, spør Quickbooks deg om du ønsker å motta mot en innkjøpsordre. Klikk Ja hvis du gjør eller Nei hvis du ikke gjør det. Hvis du velger å motta mot en kjøpsordre, viser Quickbooks Open innkjøpsordrer dialogboksen. Den viser bare de åpne innkjøpsordrer du har tatt opp. Når du velger en eller flere innkjøpsordrer å motta mot, fyller Quickbooks i poster og utgjør fra disse ordrene for deg, som du kan endre etter behov.

Å opprette en innkjøpsordre, som er bare en oversikt over elementer du bestiller fra leverandørene, velger Leverandører -> Opprett innkjøpsordrer. Når Quickbooks viser Opprette innkjøpsordrer vindu, beskrive din bestilling. Du skrive ut og redigere innkjøpsordrer på samme måte som du skriver ut fakturaer og kreditnotaer.

3. Velg betalingsbetingelsene som beskriver når regningen forfaller.

I vilkårene linje, åpne rullegardinlisten og velge betalingsbetingelsene (hvis informasjonen ikke allerede er der fra når du setter opp leverandøren).

4. (Valgfritt) Skriv inn et notat for å beskrive regningen.

Du kan legge inn et notat i Memo-boksen. Notatet som du skriver inn på A / P-registeret.

5. Flytt markøren ned til konto kolonne i kategorien Utgifter og skriv en utgiftskonto navn.

Sjansen er at du ønsker å skrive inn navnet på en utgiftskonto du allerede har på kontoplanen. Hvis det er tilfelle, klikker du på pil ned for å se en liste over alle dine kontoer. Du har sannsynligvis å bla nedover listen for å få til kostnadskontoer (en rask måte å gå ned på listen er å begynne å skrive navnet på kontoen - du gå rett ned på listen). Klikk på kontoen at dette lovforslaget representerer (mest sannsynlig det er Supplies eller noe sånt).

Hvis du trenger for å lage en ny utgiftskonto kategori for denne regningen, velger du <Legg til> fra toppen av listen. Du ser dialogboksen Ny Konto-boksen. Fyll ut informasjonen, og klikk OK.

Hva om de pengene som du betaler ut på grunn av denne regningen kan bli delt mellom to, tre eller fire kostnadskontoer? Bare klikk under kontoen du nettopp la inn. Vises pil ned. Klikk på den for å angi en annen regning, og en annen, og en annen, hvis du vil.

6. Tab over til kolonnen Beløp, hvis det er nødvendig, og endre tallene.

Hvis du er dele denne regningen blant flere kontoer, må du kontrollere at tallene i kolonnen Beløp legge opp til totalt regningen.

7. (Valgfritt) Skriv inn ord forklaring eller visdom i Memo kolonnen.

8. (Valgfritt) Tildele bekostning til en Kunde: Job.

Hvis du planlegger å bli refundert for disse utgiftene, eller hvis du bare ønsker å spore dine utgifter etter jobb, angir kunde som kommer til å refundere deg. Skriv inn et beløp for hver konto, hvis det er nødvendig. Du kan bruke pil ned for å finne kunder og deretter klikke dem.

9. (Valgfritt) Tildele bekostning til en klasse.

Du kan også spore utgifter etter klasse ved å gjøre oppføringer i klasse kolonnen. Legg merke til den vanlige pil ned og klikk på den for å se en liste over klasser. (Du ser ikke en klasse kolonne med mindre du har fortalt Quickbooks som du ønsker å bruke klasser.)

Hvis du ønsker å ha Quickbooks spore utgifter ved klasse, kan du sette den opp til å gjøre det. Å sette opp Quickbooks å spore utgifter, velg Rediger -> Innstillinger. Når Quickbooks viser dialogboksen Innstillinger, klikker du på regnskapsloven ikonet, klikker du på Innstillinger-fanen Company, og deretter markere Bruk Class Tracking boksen.

Hvis du ønsker, kan du klikke Beregn på nytt-knappen for å totalt utgiftene.

10. Bruk fanen Elementer for å ta opp de ulike elementene som regningen representerer.

Klikk på fanen Elementer. Skriv inn de elementene du har kjøpt og prisene du har betalt for dem.

Hvis du innser etter delvis fullført regningen at regningen gjør faktisk betale en bestilling, klikk på Velg PO-knappen, som vises på kategorien Elementer av Enter Bill vinduet.

Fra Leverandøren nedtrekkslisten, klikker du navnet på leverandøren som har sendt deg regningen. I listen over åpne innkjøpsordrer, klikk i kolonnen til venstre for å sette et merke ved siden av bestillingen (eller ordre) for som du betaler. Lett nok? Klikk OK når du er ferdig, og Quickbooks fyller ut fanen Elementer for deg automatisk.

11. Flytt til element kolonnen, og skriv inn et navn for elementet.

Legg merke pil ned i denne kolonnen. Klikk på den for å se listen Element. Betyr det elementet du betaler for vises på denne listen? Hvis ja, velg det. Hvis ikke, velger du <Legg til> fra toppen av listen og fyll ut Nytt element-vinduet.

12. Fyll i resten av radene av elementene på fanen Elementer.

Du kan legge inn alle elementene du vil kjøpe her. Kontroller at kategorien Elementer viser nøyaktig de elementene som du vil kjøpe, sine kostnader, og deres mengder. Hvis du vil, kan du klikke Beregn på nytt-knappen for å totalt elementene.

13. Lagre regningen.

Klikk på Lagre og Ny for å lagre posten av regningen og deretter gå inn en annen regning. Eller klikk på Lagre og lukk for å registrere din regning, men ikke betale en regning.