Kjøre en rapport i ACT! 2005

April 2  by Eliza

Følgende trinn gjelder for alle ACT! rapporter. Dialogboksen er den samme for alle rapporter. Avhengig av rapporten som du kjører, men noen av alternativene kan være utilgjengelige og dermed nedtonet.

Å kjøre en ACT! rapport, gjør du følgende:

1. Utfør et oppslag eller vise kontakt posten eller poster som du ønsker å inkludere i rapporten.

Alle veier i ACT! bly - eller i det minste passerer - oppslaget. Før du kjører en rapport, bestemme hvilken kontakt eller konsernets data du ønsker å inkludere i rapporten. For eksempel kan du kjøre en History Oppsummeringsrapport for en enkelt kontakt eller en kontaktrapport for alle kontakter i en stat eller region. Du kan inkludere data fra gjeldende kontakt eller gruppe rekord, gjeldende kontakt eller gruppe oppslag, eller fra alle kontakter eller grupper.

2. Sortere kontaktene før du kjører rapporten hvis du vil kontaktene i rapporten skal vises i en bestemt rekkefølge.

Ønsker du kontaktene til å vises alfabetisk etter firmanavn eller etternavn? Hvis du har mange kontakter med etternavn Smith, trenger du da ønsker å sortere dem etter selskap eller staten? Du må ta disse beslutningene før du kjører en ACT! rapport.

Sorter kontaktene dine i en av to måter: Sorter etter opp til tre kriterier ved å velge Edit -> Sorter, eller sortere kontakt ved et kriterium ved å klikke på den aktuelle kontakten overskriften i kontaktlisten.

3. Velg menyen Rapporter, og velg deretter navnet på rapporten du vil kjøre. (Hvis du vil kjøre en rapport som ikke vises i menyen, velge Rapporter -> Andre kontakt rapporter og velg den aktuelle rapporten.)

Definer Filter dialogboksen åpnes. Kategorien Generelt er identisk for alle og alle ACT! rapporter som du oppretter.

4. I sende rapporten Utgang Til rullegardinlisten velger du en utgang for rapporten:

• Preview: Velg Forhåndsvisning alternativet hvis du er i det hele tatt nølende om dine rapporteringsmuligheter. En forhåndsvisning av rapporten vises på skjermen. Når du har forhånds rapporten, skrive den ut eller kjøre den på nytt hvis det ikke ser akkurat slik du hadde tenkt det skal se ut.

• Rich-Text File: Lagrer rapporten som en RTF-fil, som du kan åpne i Word.

• HTML-fil: Lagrer rapporten som en HTML-fil. Velg dette alternativet hvis du vil bruke rapporten på ditt nettsted.

• PDF-fil: Lagrer rapporten som en PDF-fil som kan leses i Adobe reader.

• Tekstfil: Lagrer rapporten som en TXT-fil, som du kan lese med et bredt utvalg av programvare, inkludert Excel.

• Skriver: Hvis du er helt sikker på at rapporten vil bli skrevet ut riktig første gang, gå for det! Dette alternativet sender rapporten direkte til din standardskriver.

• E-post: Sender den lagrede rapporten som vedlegg til en e-postmelding. Vedlegget har en RPT forlengelse og kan bare leses av mottakerne som har ACT! installert på sine datamaskiner.

5. I de oppretter rapporten for området, angi kontakter for å inkludere i rapporten.

Valgene er selvforklarende. Du enten kommer til å kjøre rapporten for gjeldende kontakt, dagens oppslag, eller alle kontaktene.

Hvis du sortert kontaktene, velg Current Lookup alternativknappen, selv om du ønsker å inkludere alle kontakter i databasen. Hvis du ikke velger dette alternativet, vil ikke kontaktene i rapporten ikke vises i rekkefølgen du har angitt.

6. Velg Ekskluder 'My Record' boksen for å utelukke informasjon fra My Record i rapporten.

Dette alternativet er ikke tilgjengelig for alle rapporter.

7. I de bruke data som forvaltes av området, velger Record Behandling av kontaktene som du blant annet i rapporten.

• Alle brukere: Inkluderer kontakt poster som styres av alle brukere av databasen.

• Valgte brukere: Inkluderer kontakt poster som styres av utvalgte brukere av databasen. Hvis du er den eneste brukeren av databasen, vises bare navnet ditt på listen.

8. På de aktiviteter, Note, og / eller historie faner, gjøre de riktige valgene.

• I kategorien Aktiviteter, velg type aktiviteter og tilsvarende dato spekter av aktiviteter å ta med i rapporten.

• På Note og kategorien Logg velge type historier og tilsvarende dato område som du blant annet i rapporten.

• I Bruk av data som forvaltes av området, velger du brukere med informasjon du vil inkludere i rapporten.

9. Klikk på flippen Opportunity hvis du kjører en salgsrapporten.

• I salg muligheter området, velger du om du vil inkludere salgsmuligheter, Lukket / vunnet Salg og / eller tapt salg i rapporten.

• I løpet av Date Range rullegardinmenyen, oppgi et tidsrom av salgsmuligheter for å inkludere i rapporten.

• I Bruk av data som forvaltes av området, velger å ta med informasjon fra alle brukere eller valgte brukere av databasen.

10. Klikk på OK.

ACT! kjører rapporten. Hvis du ikke er fornøyd med resultatene, kjører den samme rapporten en gang ved hjelp av ulike kriterier, eller prøve å kjøre en annen rapport.