Klemme Alt I

Du er ferdig med mesterverket ditt, og du er klar til å "gå til trykk" (selv om pressen er en liten skriver i hjørnet av arbeidet ditt område). Du ta en titt på dokumentet, og merker at det er et visst antall sider lange. Du går til den siste siden, og finner ut at det er bare to linjer eller så på den siste siden. Hvis du bare kunne bli kvitt disse linjene ...

Dette er et vanlig problem for mange forfattere. Det spiller ingen rolle om du skriver brev eller novellas-problemet med montering tekst til en bestemt utskriftsområde kan være frustrerende. Hva kan du gjøre?

Den beste tilnærmingen er den gamle prøvd-og-sann manuell metode for å justere parametere som påvirker teksten på sidene dine. Det første du bør prøve har å gjøre med innholdet i selve dokumentet. Ikke vær redd for å ta en ny titt på innholdet ditt og redigere den for å gjøre den kortere. Fjerne overflødige ord og streber etter å være mer konsis i dine beskrivelser.

Deretter kan du dele dokumentet. Dette kan lukke opp noen linjer, rett og slett ved å trekke "delvis" ord opp til tidligere linjer. Dette fungerer spesielt godt hvis høyre side av dokumentet er ganske ujevn, noe som betyr at den har mye hvitt plass.

Nå kan du se på å justere margene. Du kan ofte redusere marginer på alle fire sidene av papiret med 0,1 tommer og ingen vil legge merke til. Ikke glem å undersøke takrennen margin, hvis oppsettet bruker det.

En annen ting å prøve er å redusere punkt linjeavstand. Du kan stille inn avstanden til et bestemt antall poeng, men en "komplisert" metoden er å sette linjeavstanden til flere, og deretter bruke en prosentandel i feltet På. For eksempel kan du sette din linjeavstanden til 0,99, og avsnittet bruker deretter 99% av normal linjeavstand. Du kan holde redusere linjeavstanden av en prosent punkt om gangen, og den trinnvise virkning knapt er synlig for leseren. Likevel kan effekten på dokumentet lengde være dramatisk, avhengig av antall sider i dokumentet.

Et beslektet Trikset er å redusere avstanden mellom avsnittene. Dessverre kan du bare gjøre dette i ett-punkts trinn, men forskjellen mellom 12 poeng og 11 poeng mellom avsnittene er forsvinnende liten, og nesten umulig å oppdage.

Når de ovennevnte tilnærminger har vært brukt, er det på tide å redusere punktstørrelsen på teksten i dokumentet. Det er best å starte på små trinn-Word kan håndtere intervaller så små som halvparten (0,5) poeng. Dermed kan du redusere fra 12-punkts tekst til 11,5-punkts tekst. Dette er knapt merkbar for en leser, men kan ha en stor innvirkning på dokumentlengde.

Til slutt kan du kondensere tegnavstand. Her kan du være ganske presis, justere avstanden med så lite som en tiendedel (0,1) poeng. Selv en liten justering her i betydelig grad kan øke mengden av materialet på hver linje i dokumentet.

Som du kan fortelle, er det ganske mange forskjellige innstillinger du kan tinker med å få dokumentet ned til størrelse. Ulempen med dette er at noen ganger mekke kan føre til utilsiktede resultater. For eksempel kan du ende opp med et dokument som ser morsomt fordi du brukt din "fikser" sporadisk i hele dokumentet. En mer konsekvent tilnærming er å bruke stiler for å definere utseende på teksten. Din "mekke" kan da gjøres for å stilene selv, og de vil bli brukt jevnt og konsekvent gjennom hele dokumentet. (Forutsatt, selvfølgelig, anvendt du stiler konsekvent til å begynne med.) Stil er i hjertet av enhver profesjonell presentasjon av tekst i Word, og har blitt dekket mye i andre saker av WordTips.

Poenget er å ta en titt på hva du prøver å formidle i dokumentet, og deretter gjøre formateringsendringene som døve budskapet minst. Dette betyr at en tilnærming du tar i ett dokument ikke kan være riktig for en annen. Du må bestemme hva som er best for ditt formål.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (10097) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: klemme Alt i.