Komplekse Søker etter dokumenter

December 27  by Eliza

Nick juridiske avdeling har massevis av Word-dokumenter i bestemte undermapper i en katalog og ønsker å søke i de undermapper for dokumenter som inneholder et navn eller en setning i selve dokumentet. Ifølge Nick, deres valg synes å være todelt. Først, kan de bruke Windows Search, men det ser ikke ut til at den som søker å spesifisere flere undermapper for å bruke i søket. For det andre kan de bruke de avanserte funksjonene i søkeverktøyet (under Verktøy i dialogboksen Åpne) for å kjøre en ganske avansert søk spesifisere undermappene og parametere.

Problemet med denne andre tilnærmingen er at det ser ut kan du bare klikke på et av resultatene. (Prøver å bygge et utvalg sett virker ikke.) Når du klikker på et resultat, fylles det dialogboksen Åpne med at filnavn og gjør det enkelt å åpne filen. Men hvis denne filen ikke er det du var ute etter, må du gjenta søket igjen. Nick lurer på om det er en enklere måte å gjøre den type dokument søker de trenger å gjøre uten å måtte gjenta et fullstendig søk for hvert enkelt dokument.

Nick er riktig; de to åpenbare tilnærminger er ikke den beste for de som prøver å gjøre komplekse søk. Ett alternativ er å, i Word, utvikle din egen søkefunksjon ved hjelp av VBA. Dette kan være en vanskelig rute å gå, men det kan gi spesifikk, fokusert resultater. Hvis du velger å gå denne ruten, så her er et godt sted å begynne:

http://gregmaxey.mvps.org/VBA_Find_And_Replace.htm

Hvis du ikke ønsker å gå på bygge-det-selv-rute (og ærlig, jeg kunne ikke klandre deg i dette tilfellet), så er det en rekke tredjeparts Windows-verktøy som du kan bruke til å gjøre ditt søk . Her er bare noen få foreslått av WordTips lesere, i tilfeldig rekkefølge:

Copernic - http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/
Wilbur og Wilma - http://www.redtree.com
Google Desktop Search - http://desktop.google.com
FileSeek - http://www.binaryfortress.com/fileseek/
Total Commander - http://www.ghisler.com

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (7976) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Komplekse Søker etter dokumenter.