Konvertere Office-dokumenter til PDF-filer

October 17  by Eliza

PDFMaker 5.0 for Windows gjør det latterlig enkelt å slå noen Word, Excel eller PowerPoint-dokument du opprette eller redigere med Office 2000 eller Office XP (2002) utgaver av disse programmene til de nyeste og beste versjonene av PDF-dokumenter - alt du trenger å gjøre er å klikke på Konverter til Adobe PDF-knappen på PDFMaker 5.0 verktøylinjen (automatisk lagt til når du installerer Acrobat 5.0 for Windows på datamaskinen). Men før du berører den knappen, ta en gasse på disse budene for å lage perfekte PDF-konverteringer.

Sjekk for konsekvent bruk av overskriftsstiler

Klikk på Document Kart-knappen på standardverktøylinjen for å vise overskriftene og deres hierarkiske forholdet i dokumentkartet ruten i Word. Fordi PDFMaker kan automatisk konvertere alle Word-dokument overskrifter inn bokmerker i den resulterende PDF-dokument, bør du sørge for at alle overskrifter i dokumentet bruke riktig Overskrift stil. Word 2002 brukere kan vise Stiler og formatering oppgaveruten (velg Vis -> Task Pane og klikk Stiler og formatering på Task Pane pop-up-menyen) for å kontrollere og, om nødvendig, på nytt overskriftsstilene.

Sjekk søkingen av Excel-regneark

Velg Vis -> Page Break Preview på Excel-menyene. Fordi PDFMaker bruker den nåværende paging av Excel-regneark i å konstruere sidene i den resulterende PDF-dokument, vil du ønsker å kontrollere sideskift før du gjør konverteringen. Bøte på dårlige sideskift som separate kolonner og rader med data som skal vises sammen på en side ved å dra siden break markører i Page Break modus Oversikt.

Kontroller hvilken type PDF-dokumentet du oppretter

Du gjør dette ved å sjekke navnet som vises i konverteringsinnstillinger kombinasjonsboksen i kategorien av Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogboksen Innstillinger (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger). Når du velger blant disse forhåndsinnstillingene, må du huske den store bruken av den endelige PDF-dokument: Velg eBook for elektronisk visning, Trykk for profesjonell utskrift, Skriv ut for in-house utskrift og skjerm for rask nedlasting og visning på nettet. Også, husk at du kan tilpasse alle disse forhåndsinnstillingene ved å velge den i Konverteringsinnstillinger kombinasjonsboksen og deretter klikke Rediger Konverteringsinnstillinger-knappen.

Bekrefte at alle Word-dokument overskrifter og stiler vil bli konvertert til bokmerker

Kontroller hvilke innstillinger som er valgt i kategorien Bokmerker av Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogboksen (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger) i Word. Klikk på konvertere Word Posisjonene til Bokmerker boksen for å konvertere alle Overskrift avsnittsstiler som brukes i dokumentet inn bokmerker i den resulterende PDF-filen. Klikk på Konverter Word-stiler til bokmerker boksen for å konvertere alle de andre avsnittsstilene som brukes i dokumentet til i bokmerker også. Å utelate visse nivåer av overskrifter eller spesielle stiler fra bokmerke konvertering, klikker deres individuelle boksene som vises i listeboksen under.

Kontroller som Word funksjoner er merket for konvertering i PDF-dokumentet

Kontroller som Word Funksjoner innstillinger er valgt i kategorien kontor Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogboksen (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger) i Word. Å konvertere dokument kommentarer til skjulte notater i PDF-dokumentet, velg Kommentarer -> Notater sjekk boksen. For å legge til tekstbokser til tilstøtende tekst ved hjelp av PDF artiklene funksjonen, velger du tekstbokser -> Artikkel Tråder sjekk boksen. Å beholde sidetallene som brukes i Word-dokumentet, velger du sidetall i boksen. Å konvertere alle kryssreferanser og noen innholdsfortegnelse som genereres i Word-dokumentet til lenker i PDF-dokumentet, velger du kryssreferanser og TOC Linker boksen. Å konvertere alle fotnoter og sluttnoter lagt til Word-dokumentet til lenker i den resulterende PDF-filen, velger fotnoten & EndNote Links sjekk boksen.

Sørg for at du oppretter en tagget PDF-fil

Kontroller at Bygg inn tagger i PDF (tilgjengelighet, Reflow) boksen i kategorien kontor Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogboksen (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger) har en hake i den.

Bekreft hvordan den konverterte PDF-dokumentet er satt til å åpne i Acrobat

Kontroller dokumentet åpent alternativer på Visningsmuligheter kategorien i Acrobat 5.0 PDFMaker 5.0 dialogboksen (Acrobat -> Endre konverteringsinnstillinger). Å åpne PDF-dokument uten å vise bokmerkepaletten i navigasjonsruten, klikker du på Bare side alternativknappen. For å vise en annen enn den første siden på åpningssiden, inn sidenummeret i feltet Sidenummer. Å åpne siden på et sett forstørrelse, klikker du på prosentandel (200, 400, 800, eller 1600) eller forhåndsvisningen (Fit in Window, Fit Width, eller Tilpass til synlig) i Åpne Forstørrelse hurtigmenyen.