Lag en mal som Stopper Styles fra å legges til et dokument

Dianne lurer på om det er en måte å lage en mal som vil utelukke eventuelle nye stiler fra å bli innført. Lime kunder materiale med formatering og stiler inn i hennes dokumenter, og som kan føre til problemer. Hun ønsker å bygge en generisk mal som vil lage et dokument som vil låse ut non-mal stiler.

Dette problemet har vært en som har plaget Word-brukere i mange år (om ikke tiår). Du kan bruke ganske mye tid på å få malen og stilark akkurat slik du vil ha det, så å sende dem til noen andre bare for å ha det tilbake med listen stil (og dokument formatering) i den elektroniske tilsvarer filler.

Det er flere metoder du kan bruke for å forsøke å avhjelpe situasjonen. Først kan du prøve "Vennligst ikke gjør det" tilnærming hvor du bare spørre de andre om å ikke lime noe inn i dokumentet. Eller, hvis de må lime noe, be dem om å bruke en av de Lim Spesielle varianter som tillater lime uten formatering.

Hvis du ønsker en mer offensiv holdning, gjør du følgende:

1. Sett opp din mal (inkludert stiler) som du ønsker.
2. Med malen som er lagt i Word, vise kategorien Hjem på båndet.
3. Klikk på det lille ikonet nederst til høyre i Stiler-gruppen. Word viser Styles panelet på høyre side av skjermen.
4. På bunnen av Styles-ruten klikker du Behandle stiler ikonet. (Hvis du ikke kan finne ut hvilket ikon som er der, holder musepekeren over hvert ikon i sin tur til du ser ToolTip "Manage Styles.") Word viser Behandle stiler dialogboksen.
5. Sørg for at Begrense kategorien er valgt. (Se figur 1)
   
   
   

   Figur 1. Begrense kategorien i Behandle Styles dialogboksen.

6. Fra stilene som er oppført i dialogboksen, lage et utvalg satt av disse stilene du vil at brukeren skal bruke. (Lag utvalget settes ved å klikke et navn stil og deretter holde nede Ctrl-tasten mens du klikker på andre stil navn.)
7. Klikk på Limit formatering til Tillatte Styles sjekk boksen.
8. Klikk på OK.
9. Lagre malen.

Teoretisk vil et dokument basert på malen begrense hvilke stiler brukeren kan bruke i sin formatering. Hva er uklart er om dette strekker seg også til å begrense hva stiler kan limes inn i dokumentet. Hvis du foretrekker en makro-håndhevet versjon av denne tilnærmingen kan du bruke makroene beskrevet på følgende blogg:

http://blogs.msdn.com/b/ericwhite/archive/2010/01/27/programmatically-limiting-styles-in-word.aspx

Selvfølgelig kan du opprette et sett med makroer som ville stoppe folk fra å lime formatert tekst i et dokument. (Plasser makroer i malen som dokumentet bygger på og de er gått til dokumentet automatisk Normal påminnelse:. Hvis brukeren ikke aktivere makroer, så denne tilnærmingen er av nesten ingen verdi.)

For eksempel, er en tilnærming for å hindre nye stiler blir lagt er å bestemme antall stiler før og etter lime. Hvis antallet har økt, så makroen kan angre lime og gi brukeren muligheter til å enten lime utklippstavlen som ren tekst eller avbryte. Denne metoden vil også hindre stiler som blir innført fra tabeller og tekstbokser.

Det er viktig å innse at det ikke er "general" lim hendelse som kan være fanget i VBA. I stedet er det nødvendig å tilpasse flere av Words innebygde kommandoer. Følgende erstatte fire av disse kommandoene.

Sub EditPaste ()
Dim k Som Long

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting
Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles
k = ActiveDocument.Styles.Count
Selection.Range.Paste
Hvis k <> ActiveDocument.Styles.Count Deretter
ActiveDocument.Undo
MsgBox "Lim mislykket. Du prøvde å introdusere nye stiler."
End If
End Sub

Sub EditPasteSpecial ()
Dim k Som Long
Dim lk Som boolsk

Options.PasteFormatBetweenDocuments = wdMatchDestinationFormatting
Options.PasteFormatBetweenStyledDocuments = wdUseDestinationStyles
k = ActiveDocument.Styles.Count
Med Dialoger (wdDialogEditPasteSpecial)
.Show
lk = .link
Avslutt med
Hvis lk Deretter
ActiveDocument.Undo
MsgBox "Du har ikke lov til å lime lenker"
Exit Sub
End If
Hvis k <> ActiveDocument.Styles.Count Deretter
ActiveDocument.Undo
Hvis MsgBox ("Du har forsøkt å introdusere nye stiler." & VbCrLf & _
"Ønsker du å lime inn som ren tekst?", VbYesNo) = vbYes Deretter _
Selection.Range.PasteSpecial datatype: = wdPasteText
End If
End Sub

Sub PasteDestinationFormatting ()
Dim k Som Long

k = ActiveDocument.Styles.Count
Selection.Range.Paste
Hvis k <> ActiveDocument.Styles.Count Deretter
ActiveDocument.Undo
MsgBox "Lim mislykket. Du prøvde å introdusere nye stiler."
End If
End Sub

Sub PasteSourceFormatting ()
MsgBox "Du har ikke lov til å lime med kilde formatering"
End Sub

En annen ikke-makro tilnærming er å endre beskyttelse for dokumentet. Med malen lastet inn i Word, gjør du følgende:

1. Vise kategorien Utvikler på båndet.
2. Klikk på Begrens redigering verktøy i gruppen Beskytt. Word viser Resrict Redigerer ruten på høyre side av dokumentet.
3. I Formatering Restriksjoner område, velg Limit Formatering til et utvalg av stiler boksen.
4. Klikk på koblingen Innstillinger, rett under boksen. Word viser dialogboksen for formatering Restriksjoner boks. (Se figur 2)
   
   
   

   Figur 2. Formatering dialog Restriksjoner boks.

5. Være sikker på at listen over stiler gjenspeiler de som du vil at brukeren i stand til å bruke.
6. Juster i boksene nederst i dialogboksen, som ønsket.
7. Klikk på OK. Word lukkes Formatering dialogboksen Restriksjoner boks.
8. Når kravene du satt på plass reist noen potensielle konflikter med stiler som brukes i dokumentet, spør Word deg hva du vil gjøre. (Svar som du ønsker.)
9. Klikk Ja, begynne å håndheve Protection. Word viser begynne å håndheve Protection dialogboksen.
10. Skriv inn et passord for beskyttelse, hvis ønskelig. (Du må skrive det inn to ganger.)
11. Klikk på OK.
12. Lukk Begrens formatering og redigering oppgaveruten.
13. Lagre malen.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (12698) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013.