Legge Setninger til Grammar Checker

Sheryl lurer på om det er mulig å legge til ofte brukte fraser til grammatikk, slik at de ikke merkes som feil. Word flagg dem som enten "ordrike" eller bruke for mange substantiver eller verb på rad, men hennes jobb krever dokumenter med disse setningene. Sheryl bemerker at løsningen kan være å slå av grammatikk, som hun vil heller ikke gjøre (selv om Word er ikke akkurat den perfekte dommer over god grammatikk).

Det er egentlig ikke en god måte å gjøre dette i Word. Du kan, hvis ønskelig, endre grammatikk alternativer for å utelukke noen av de individuelle innstillinger slik at noen av elementene ikke er sjekket av grammatikkontrollen. Du kan gjøre dette ved å følge disse trinnene:

1. Vise dialogboksen Alternativer for Word. (I Word 2007 klikker du på Office-knappen, og klikk deretter Alternativer for Word. I Word 2010 og Word 2013 skjerm Fil-kategorien på båndet, og klikk deretter Alternativer.)
2. Klikk på Korrektur alternativet på venstre side av dialogboksen. (Se figur 1)
   
   
   

   Figur 1. Korrektur alternativer av dialogboksen Alternativer for Word.

3. Klikk på Innstillinger-knappen (du må kanskje bla ned for å se den). Word viser Grammatikk dialogboksen Innstillinger. (Se figur 2)
   
   
   

   Figur 2. Grammatikk dialogboksen Innstillinger.

4. Gjør de endringene du ønsker å gjøre i listen over alternativer.
5. Klikk på OK for å lukke dialogboksen Grammatikkinnstillinger.
6. Klikk på OK for å lukke dialogboksen Alternativer for Word.

For problemene som er beskrevet av Sheryl, vil du ønsker å være spesielt oppmerksom på følgende alternativer i trinn 4:

• Klisjeer, dagligtale og sjargong
• Setningsstruktur
• Påfølgende substantiver (mer enn tre)
• Uklart frasering
• Wordiness

Deaktivering alle eller en kombinasjon av disse alternativene kan løse problemet. Hvis den ikke gjør det, så den beste løsningen er å følge disse generelle trinnene:

1. Skriv inn en setning som du bruker på en jevnlig basis.
2. Velg uttrykket, og pass på å ikke inkludere eventuelle mellomrom eller tegnsetting etter uttrykket.
3. Vise kategorien på båndet Review.
4. Klikk på Angi språk verktøy i Korrektur-gruppen. Word viser dialogboksen Språk. (Se figur 3)
   
   
   

   Figur 3. Språk dialogboksen.

5. Sørg for at den Ikke Stavekontroll eller grammatikk er merket.
6. Klikk på OK.
7. Med uttrykket fortsatt er valgt, trykk Alt + F3. Word viser Opprett ny Building Block dialogboksen. (Se figur 4.)
   
   
   

   Figur 4. Opprett ny Building Block dialogboksen.

8. Klikk på OK. Word oppretter en Building Block oppføring for uttrykket.
9. Slett uttrykket du skrev inn i trinn 1.

Nå kan du sette inn byggesteinene i dokumentet, etter behov, og de vil ikke bli sjekket av grammatikkontrollen. Dette er litt mer arbeid enn å deaktivere noen grammatikk, men det har den ekstra fordelen av å gi en standardisert måte å sørge for staving og bokstaver er alltid riktig på disse setningene.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (8717) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Legge Setninger til grammatikkontrollen.