Legge til og redigere nye Microsoft CRM-kontoer

January 12  by Eliza

Kontoer er selskaper. Subaccounts kan være divisjoner av hovedselskapet eller kan være separate fysiske steder av samme selskap. Alt du legger i Microsoft CRM, kan du redigere. Og noe du legge kan slettes, men en bedre praksis er å deaktivere en konto stedet for å slette den. Hvis du deaktiverer, kan du alltids gjenopplive den informasjonen hvis du oppdager senere at du trenger det. Sletting er evig.

Tar snarveien tilnærming: Hurtig Lag

Hurtig Opprette, som du får tilgang i nedre venstre del av CRM Home Page, kan du skrive inn en ny konto, Contact, Lead, eller mulighet så raskt som mulig. Hurtig Lag er den late manns tilnærming til dataregistrering. Hurtig Lag funksjon oppnår sin hastighet ved å eliminere alt annet enn forretninger Obligatoriske felt. Dette er feltetikettene som vises i rødt på skjermen. Forretnings Obligatoriske felt er obligatoriske felt som systemet trenger for å riktig lagre og hente Records senere.

Innenfor Hurtig Lag vinduet, kan du velge å opprette flere typer Records ved å gå plukklisten i vinduet. Å begynne å legge en ny konto via Quick Lag funksjon, gjør du følgende:

1. Åpne hurtigoppretting.

2. Velg Kontoer i hurtig Lag vinduet.

3. Klikk på Start-knappen i samme vindu.

Vinduet Opprett konto vinduet vises, som vist i figur 1.

Legge til og redigere nye Microsoft CRM-kontoer

Figur 1: Hurtig Lag metoden for å starte en ny konto.

4. I feltet Kontonavn av Hurtig Lag dialogboksen skriver du inn navnet på selskapet som Record du oppretter.

Som bruker, vises ditt navn som eieren som standard.

5. Velg Lagre alternativet eller Lagre og Åpne alternativ.

Velge Lagre lagrer Record du nettopp har angitt og bringer deg til en annen blank Hurtig Lag dialogboksen, slik at du kan opprette en ny konto Record. Lagre funksjonen er effektiv hvis du har mer enn bare noen få Records for å gå inn på en gang. Lagre og Åpne funksjonen lagrer også Record du nettopp opprettet, men det umiddelbart bringer deg til et komplett sett med Account Record skjermer og felt slik at du kan gjøre en mer komplett jobb med å legge inn informasjon for at en Record.

Til tross for dine beste intensjoner om å gå tilbake senere og fylle ut resten av informasjonen, kan du utsette. Vurdere å bruke Lagre og Åpne alternativet. Selv om du starter med Quick Lag alternativet, velger du Lagre og Åpne når du er ferdig med å legge inn alle de nødvendige feltene bringer deg til detaljvinduet. Dette er stedet å være.

Konto Records og deres fire seksjoner

Hver konto Record faktisk har fire relaterte vinduer: Generelt, Detaljer, Administrasjon, og Account Info. Du får tilgang til disse vinduene, eller faktisk lage en ny konto, ved å gå til Kontolistevisning Grid og velge Ny konto fra Handlinger Bar. Denne metoden, som skilles fra Hurtig Opprett, er det fullverdig, data-entry-intensiv måte å starte en ny konto Record.

Figur 2 viser kategorien Generelt i Konto vinduet.

Legge til og redigere nye Microsoft CRM-kontoer

Figur 2: Den kategorien Generelt i Konto vinduet.

Kategorien Generelt har det meste av kritisk informasjon, kontakt for din konto, inkludert obligatorisk felt: Kontonavn. De fleste av feltene på kategorien Generelt er selvforklarende, men de tre andre kategoriene fortjener en liten diskusjon:

  • Kategorien Detaljer inneholder for det meste finansiell informasjon, som årlig omsetning og aksjesymbol dersom selskapet er børsnotert. Dette gir potensielt nyttig demografisk informasjon om kontoen, forutsatt at noen i organisasjonen gjør undersøkelser for å fylle ut informasjon og holder den nåværende.
  • Administrasjonen kategorien har regnskapsinformasjon, som brukes for faktureringsformål.
  • Fanen Kontoinfo har demografisk informasjon, og ikke mye av det på den. Dette er et godt område å legge til flere, egendefinerte felt som er viktige for organisasjonen. Definerte felt kan legges til noen av disse fire områdene, men det er nok av fast eiendom tilgjengelig i Kontoinfo underområdet.

Sette opp subaccounts

Konto Records kan være foreldre til andre Konto Records. Et barn Record kan også bli referert til som en subaccount. Vanligvis vil du bruke subaccount system for å underordne en registrering til en annen. Et godt eksempel oppstår når du arbeider med et selskap som har flere steder. Hovedkvarteret vil være den overordnede konto, og hver regional plassering ville være en subaccount. Ved å relatere kontoer på denne måten, kan du bruke rapporteringssystem for å konsolidere, delsum, eller total omsetning for alle relaterte kontoer.

Generelt vindu, som er den første og standardvindu når du oppretter en ny konto Record, inneholder feltet som knytter en konto til en annen. Dette feltet er merket Parent Konto og har en plukkliste som inneholder alle de andre eksisterende kontoer i systemet. Det er nesten ingen grenser for hvor mange nivåer av foreldre som er mulig. Med andre ord, kan alle foreldre konto har mange barn, barnebarn og oldebarn.

Når du oppretter denne strukturen, er den beste tilnærmingen til å kartlegge relasjonene mellom kontoer og begynne på toppen. Først gå opp til foreldre konto og deretter inn barna.