Lett Sikkerhetskopiering Auto Entries

November 10  by Eliza

Autotext-funksjonen i Word er ganske nyttig, da det gir en rask måte å legge inn felles informasjon i dokumentet med bare noen få tastetrykk. Nøyaktig hvordan du bruker Auto har blitt beskrevet i andre saker av WordTips. Etter at du har brukt det en stund, og etter at du har opprettet en rekke Autotekst-oppføringer, kan du lurer på hvordan du sikkerhetskopierer alle disse oppføringene.

Sikkerhetskopiering av Autotekst-oppføringer er veldig enkelt, hvis du husker hvor disse oppføringene lagres maler. Standardmalen der de er lagret er Normal-malen. Du kan, hvis du ta ekstra hensyn når du definerer Autotekst-oppføringer, lagre dem i forskjellige maler, men de fleste gjør ikke-de er rett og slett på standardplasseringen, hvor de kan brukes med alle dine dokumenter.

Når du forstår at Autotekst-oppføringer er mest sannsynlig i Normal-malen, så kan du bare tilbake opp denne filen og du sikkerhetskopiere Autotekst-oppføringer. I alternativ, hvis du har Autotekst-oppføringer som er lagret i andre malfiler, alt du trenger å gjøre sikkerhetskopiere disse filene, og du vil også bli dekket på den fronten.

Hvis du finner ut hvilken mappe Normal-malen er lagret, kan du raskt lage din egen "mal backup verktøy." Sett deg ned med en blyant og papir, og bruke Windows Search verktøyet for å finne standardmalen som passer for din versjon av Word, eller noen annen mal der du lagret Autotekst-oppføringer. Når du finner dem, skrive ned den komplette banenavn. For eksempel, på en av mine systemer, skrev jeg ned følgende:

C: \ WINDOWS \ Application Data \ Microsoft \ Maler \ Normal.dot

Malene dine vil trolig være på et annet sted; sørg for at du skriver ned banen nøyaktig.

Når du har banen for malen filen, gjør du følgende:

  1. Åpne Notepad tilbehøret.
  2. I Notisblokk, skriver du inn følgende kommando, og erstatte ordet "kilden" med den fullstendige banen til malen filen (den du skrev ned) og bytte ut ordet "mål" med den fullstendige banen til der du vil at backup skal ligge. Hvis det er områder innenfor enten kilde eller destinasjon banen (som det er i eksempelet ovenfor), sørg for at du omgir dem med anførselstegnene.

    copy kilde mål
  3. Trykk Enter og skriv en lignende linje for hver mal du ønsker å sikkerhetskopiere.
  4. Lagre Notepad filen, og gi det et navn som slutter med .bat, for eksempel "SaveTemplate.bat".
  5. Avslutt Notisblokk.
  6. Høyreklikk på skrivebordet ditt. Windows viser en sammenheng meny der bør du velge Ny, og deretter Snarvei. (Det du ser, avhenger av hvilken versjon av Windows du bruker.)
  7. Klikk på knappen Bla gjennom for å finne filen du lagret i trinn 4. Dette er programmet (teknisk, en "batch fil") som du vil at snarveien til å utføre for deg.
  8. Føre opprett snarvei din. Når du er ferdig, bør det vises på skrivebordet.
  9. Høyreklikk på den nye snarveien og velg Egenskaper fra hurtigmenyen. Windows viser en dialogboksen Egenskaper for snarveien. Den nøyaktige utseende i denne dialogboksen-og tappene den inneholder-avhenger av din versjon av Windows.
  10. Sjekk de ulike kategoriene i dialogboksen til du finner Run nedtrekkslisten. Endre denne rullegardinlisten til å velge den Minimert alternativet.
  11. Sjekk de ulike kategoriene i dialogboksen til du finner Lukk På Exit boksen. (Denne boksen kan ikke være tilgjengelig på noen versjoner av Windows.) Denne boksen må velges.
  12. Lukke dialogboksen Egenskaper.

Nå har du en batch-fil som vil gi kommandoen nødvendig å kopiere malene du anga i trinn 2 og 3 hver gang du dobbeltklikker på snarveien. Du bør forsikre deg om at du bare kjøre backup når Word ikke er i gang. Dette er fordi alle endringer du gjør på dine Autotekst-oppføringer ikke blir lagret før du avslutter Word, så hvis du tilbake opp mens Word kjører, du vil ikke spare noen autotekst endringer som er gjort i løpet av gjeldende Word-økten.

Denne tilnærmingen til å sikkerhetskopiere filer (ved hjelp av en batch-fil) er nyttig for sikkerhetskopiering av andre filer, så vel. Alt du trenger å gjøre er å justere kilde og destinasjon i kommando kopi, og du kan utvikle en batch-fil som gjør akkurat hva du vil den skal gjøre. Mot dette formål, kan det være lurt å finne ut hvilke andre filer du kan være lurt å sikkerhetskopiere i Word. Følgende ressurser, vedlikeholdt på Word MVP nettsted, vil hjelpe deg i denne forbindelse:

http://word.mvps.org/FAQs/General/FilesToBackup.htm
http://word.mvps.org/FAQs/Customization/WhatTemplatesStore.htm
http://word.mvps.org/FAQs/Customization/ExportAutocorrect.htm

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1333) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: sikkerhetskopiering av Building Blocks.