Luke ut duplisere Kontakter i ACT! 2007

Finne pesky duplikater i ACT! 2007-databasen er vanskelig, men ikke umulig. Fordi det å ha flere poster for samme person eller selskap er vanlig, ACT! kan du kontrollere lett for like poster basert på forhåndsdefinerte kriterier. Du kan deretter lage et oppslag av like poster og slette dem. Du kan også endre kriteriene som brukes for å finne disse like poster.

Å eliminere dupliserte kontakter, gjør du følgende:

1. Fra ACT! skjermen, velger du Verktøy -> Scan for duplikater.

Som standard, ACT! ser for like kontakt poster basert på selskapets navn, kontaktnavn og telefonnummer. Hvis innholdet i disse tre feltene er identiske for to eller flere kontakter, ACT! betrakter dem som duplikater. Du kan nå spesifisere hvordan ACT! sjekker for like kontakt poster i Duplicate Sjekker dialogboksen.

2. I Finn dupliserte kontakter området, velger de tre feltene du ønsker ACT! å bruke til å søke etter like kontaktdata.

3. Klikk på OK.

Kontaktlisten åpnes, sammen med en dialogboks som informerer om at duplikater ble funnet, spør om du ønsker å kombinere dem. Fra denne listen kan du slette poster, føre protokoll, eller kombinere like poster.

4. Hvis du ønsker å kombinere duplikater, klikker du Ja for å fortsette i ledeteksten.

Den Kopier / Flytt Kontakt data blir åpnet. Dette er den første av seks vinduer som du går gjennom når sammenslåing dupliserte kontakter. Sammenslåing duplikater er en langsom, utmattende oppgave; du må slå sammen duplikater på et par-for-pair basis. Etter kontakter er flettet sammen, er det ingen fletting funksjon. Fortsette med forsiktighet!

Som du fremgang gjennom veiviseren, utfører du følgende seks oppgaver:

• Velg et sett av duplikater.

• Avgjør om du ønsker å kopiere informasjonen fra den første kontakten posten til den andre kontakten rekord - eller vice versa.

• Velg en kilde og en kontakt. Avhengig av ditt valg, en av kontaktene blir kilden, og den andre er målet. Som standard inneholder den nye, sammenslåtte kontakt hele målet informasjon. Hvis du ønsker å beholde noen kilde feltet informasjon, klikk i feltet og klikk deretter på Kopier.

• Velg om du ønsker å flytte tilleggsinformasjon fra kilden til målet eller har informasjonen forblir dupliseres på begge postene.

• Velg flere elementer som du ønsker å flette sammen: notater, historier, aktiviteter, muligheter, sekundære kontakter og dokumenter. Hvis kilden kontakten har tre notater og målet har fire ulike notater, ender det endelige kontakt opp med syv notater.

• Oppgi om du vil beholde eller slette kilde posten. For enkelhets skyld, ACT! oppsummeringer informasjonen til å gjøre vedtak enklere. Hvis du bestemmer deg for å slette kilde posten, klikker du Ja på den skremmende advarsel som bekrefter at du kan miste informasjon.

5. Klikk på Fullfør.

Dine to like poster fusjonere til ett.

Du kan ikke angre slettede poster eller kontaktinformasjon. Hvis du ved et uhell sletter viktig informasjon, umiddelbart gå til din backup-filen og gjenopprette informasjon.