Managing Corporate Maler

July 25  by Eliza

I et bedriftsmiljø som bruker Word, er det ikke uvanlig at selskapet har utviklet et standard sett med maler som definerer "look" ønsket for bedriftskommunikasjon. Dessverre, hvis brukerne gjøre endringer i stiler innenfor malene (det er mange måter å gjøre dette uten selv målbevisst prøver), da de opprinnelige maler kan lett blitt ødelagt.

For eksempel, la oss si at Maria bruker bedriftens mal for å lage en bokstav, og deretter lagrer brevet til disk. Senere, skaper Bill et brev som bruker samme mal, men gjør et par endringer til stiler i løpet av opprette og lagre hans dokumentet. Neste gang Mary åpner hennes brev, vil stil endringer gjort av Bill påvirke utseendet hennes brev.

Komme rundt dette problemet innebærer en tredelt tilnærming. Først må du lagre bedriftens maler i en beskyttet måte; andre, må du sette opp Word til å få tilgang til dem skikkelig; og tredje, må du gjøre noen brukeropplæring.

Først, sørg for at malene er lagret på selskapets nettverksserver i en spesiell mappe du opprettet nettopp med det formål å lagre malene. Sørg for at alle har tilgang til mappen, men det bør være kun lesetilgang. I tillegg gjør det ikke vondt å sørge for at de maler lagres som skrivebeskyttet. Hvis du har noen problemer med å sette opp og lagre malene på denne måten, bør nettverksadministratoren kunne gjøre det ganske raskt.

Sekund, innenfor Word velge Alternativer fra Verktøy-menyen, og deretter vise kategorien Filplassering. Kontroller at arbeidsgruppemaler spesifikasjons peker på den spesiell mappe du satt opp i forrige trinn. Så, sørg Brukermaler alternativet er satt til en privat mappe enten på brukerens harddisk eller innenfor sin plass på nettverksserver.

Tredje, instruere brukerne at hvis de ønsker å gjøre endringer i en mal (slik at de kan bruke disse endringene igjen og om igjen), bør de kopiere malen fra beskyttet område på nettverksserveren til deres brukermalen område, og gi malen et nytt navn. (Dette kopiering bør skje utenfor Word, bruke funksjonene i Windows selv.) Endringer kan nå gjøres til malen uten å påvirke noen andre.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (9442) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Administrerende bedrifts Maler.