Merke seg Inaktivitet innenfor en tidsramme

June 19  by Eliza

Graham er en advokat med flere hundre klienter. Han bruker Excel til å registrere tid brukt på kundeprosjekter. I kolonne A bemerker han klienten, inneholder kolonne B kolonne C dato, starttid, og kolonne D endetiden. Graham ønsker å enkelt finne ut om han ikke har gjort noe for en klient for mer enn tre måneder fra dagens dato.

Det er noen måter du kan oppnå denne oppgaven, avhengig av egenskapene til data du jobber med. Hvis hver klient har en eneste linje i datatabellen så kan du bruke en enkel betinget formatering-regel for å markere de kundene med rekord (kolonne B) datoer som er eldre enn 90 dager. Her er formelen du vil bruke i regelen:

= (IDAG () - B2)> = 90

Formelen trekker datoen i B2 fra dags dato, noe som gir et antall dager mellom de to datoene. Hvis den er større enn eller lik 90, så formelen er sann og en betinget format påføres.

Denne tilnærmingen kan brukes hvis det er flere poster for hver klient, men det kan ikke gi så entydig av en indikator som du kanskje har lyst. Hvis du sortere poster ved klient navn, kan du enkelt se hvilke poster fra hver klient er over 90 dager gammel. Men du vil da trenge å visuelt lage en bestemmelse om alle postene for en gitt klient er over 90 dager slik at du kan avgjøre om du trenger å lukke ut sin konto eller ikke.

Det kan være bedre å bruke en annen betinget formatering regelen hvis dataene tabellen har flere poster per klient. Den følgende formel kan anvendes på alle klientene i kolonne A:

= OG (ANTALL.HVIS ($ A $ 2: $ A2, $ A2) = ANTALL.HVIS ($ A: $ A, $ A2), (IDAG () - B2)> = 90)

Den sjekker for å se om det dato er utenfor de ønskede 90 dager, men det bare gjør det hvis den nåværende rekorden er den siste posten for klienten i listen.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (12890) gjelder for Microsoft Excel 2007, 2010, og 2013. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet av Excel her: Merker seg Inaktivitet innenfor en tidsramme.