Minding Dine Manners: Telefonkonferanse Etikette

February 18  by Eliza

For en telefonkonferanse for å kjøre jevnt, må deltakerne følge visse regler for etikette mens du er på samtalen. Følg disse retningslinjene når du er involvert i en telefonkonferanse, og vurdere å distribuere dem til deltakerne om eventuelle telekonferanse du planlegger (spesielt hvis det er deres første telefonkonferanse).

  • Være på gang, og understreker viktigheten av å være på tide for andre deltakere. Når noen ikke kommer sent, ikke umiddelbart kuttet i samtalen for å introdusere etternøler. Vent til det er en pause, og så bare si: "Beklager for avbrudd, men det ser ut til at John Duggan fra New York har blitt med oss."

    Imidlertid viser du respekt for andre deltakere ved å la dem vite at administrerende direktør i selskapet har stoppet ved og tyvlytting på samtalen, ved hjelp av høyttaler. Du kan håndtere dette taktfullt med en enkel, "Det ser ut til at Jim Brown har blitt med oss. Vennligst fortsette."

  • Velg et sted med litt bakgrunnsstøy. Hvis noen bakgrunnsstøy er uunngåelig, bruker mute-knappen på telefonen din når du ikke snakker. Bare slå av mute funksjon når du ønsker å bidra til samtalen.
  • Velg en telefon med håndsettet vedlagt. Cellular og trådløse telefoner ofte legge irriterende statisk til samtalen. Høyttalertelefon er en fallgruve fordi de plukker opp mye bakgrunnsstøy. I tillegg, når du bruker noen høyttalertelefon, du høres ut som om du snakker i en tunnel, og legger til avstanden til dette kommunikasjonsmedium.
  • Slå av din samtale venter. Alle på telefonkonferanse kan høre pipelyden som noen prøver å nå deg på en annen linje, som er forstyrrende og irriterende.
  • Identifisere deg selv før du snakker. Mangelen på visuelle signaler gjør denne praksisen avgjørende.

    Minding Dine Manners: Telefonkonferanse Etikette

  • Adresse folk ved navn når du snakker til dem. Igjen, fordi du ikke har noen visuelle signaler, hvis du bare stille et spørsmål eller gjøre en bemerkning uten å angi hvem du snakker, kan andre deltakerne har problemer med å bestemme hvem som blir adressert.
  • Direkte spørsmål til en bestemt person i stedet for å stille dem til publikum for øvrig. Gjør du det bidrar til å hindre forvirring og bidrar til å sikre at ditt spørsmål blir møtt med et svar i stedet for bare stillhet som alle prøver å finne ut hvem som kommer til å svare.
  • Aldri, aldri sette telefonen på vent under en telefonkonferanse. Gjør du det tvinger deltakerne igjen på kallet til å lytte til musikken din telefon systemet spiller til dem på vent, effektivt ødelegger diskusjonen. Hvis du absolutt må gå bort fra samtalen, sette telefonen på mute og satt den på skrivebordet i stedet.

    Gjør ditt beste for å unngå å tråkke bort fra samtalen, fordi det skaper et problem når folk prøver å ta deg uten å innse at du ikke er der. Den mest høflige tingen å gjøre er å la de andre deltakerne vet at du trenger å forlate samtalen øyeblikk. Men du bør la bare i en absolutt krisesituasjon.