Montering på en enkeltside

June 23  by Eliza

Dennis har kjørt inn i den vanlige problemet med dokumenter utskrift forskjellig på ulike systemer i hans kontor. Han har ett dokument som skriver ut som en enkelt side på ett system, men ut over to sider på et annet system. Han bemerket at i Excel kan han tvinge en side for å "passe" en enkelt side, og det ser ut til å fungere på tvers av ulike systemer. Dette fikk ham til å lure på om det er noe lignende som kan gjøres i Word.

Som det har blitt gjengitt i andre utgaver av WordTips, er forskjellene i utseende og trykking av et dokument fra et system til et annet på grunn av en rekke faktorer. Forskjeller i versjoner av Word, installerte fonter, skriverdrivere, og selv skjermkort kan føre til forskjeller i hvordan et dokument vises og utskrifter. Den eneste sikre måten rundt dette problemet er å konvertere dokumentet til en PDF-format ved hjelp av et program som Adobe Acrobat. Det er et par ting du kan prøve, men med selve dokumentet.

Først, kan du være sikker på at når dokumentet lagres, embed du Truetype-skrifter i den. Du gjør dette ved å velge Verktøy | Alternativer | Lagre fane (Se figur 1.), og deretter gjør at Embed Truetype-skrifter er merket. Dette bør overvinne eventuelle systemforskjeller som er utelukkende på grunn av problemer av hvilke skrifter som er installert på systemene.

Montering på en enkeltside

Figur 1. Lagre kategorien i dialogboksen Alternativer.

Du kan også velge Verktøy | Alternativer | kategorien Kompatibilitet (Se figur 2.) og sørge for at brukeren skriver Metrics å sette opp dokumentet er valgt. Dette kan bidra til å lette noen forskjeller (men ikke alle forskjeller) mellom skrivere som er innført av forskjellige versjoner av Word.

Montering på en enkeltside

Figur 2. Kompatibilitet-kategorien i dialogboksen Alternativer.

Det kan også være at hvis problemet dokumentet bruker Normal.dot-filen, at stilene i Normal.dot-filer i hver av systemene defineres ulikt. Hvis dette er tilfelle, så er løsningen å kopiere Normal.dot fra ett system til et annet. Vær forsiktig i å gjøre dette, men som det kan påvirke andre tilpasninger på målsystemet, og kan forårsake utilsiktede konsekvenser i andre dokumenter. Du bør også bare vurdere å kopiere filen Normal.dot hvis begge systemene bruker samme versjon av Word.

Så langt som å tvinge et dokument til en enkelt side, tilbyr Print Preview en "Tilpass" knappen på verktøylinjen. Dette reduserer antall sider i dokumentet av en slik at du kan hindre en liten del av dokumentet fra smitte over på neste side. Det er risiko i å bruke dette verktøyet, men-det kan rote opp noen av dine formatering. Du vil ønske å eksperimentere for å se om det fungerer for dine spesielle behov.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (412) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Montering til en enkelt side.