Møte Minutter Ifølge Roberts Rules

January 24  by Eliza

Minutter er viktige fordi de er de eneste overlevende oversikt over hva som ble sagt og gjort på møtet. De kan være tørr og kjedelig. Faktisk er det sannsynligvis et godt tegn hvis de er! Viktigst, de trenger å være informativ og lett å navigere for hva leseren trenger å vite seks måneder fra nå.

Når du ringer en parlamentariker og be om hjelp, han kommer til å ønske å se protokollen, og han kommer til å trenge å finne noe viktig - kanskje den eksakte ord av en vedtekt endring som ble offisielt vedtatt, eller en fortellerne beretning som møblerer detaljer på stemme tally. Enkel organisering av fakta og bruk av upretensiøs språk er de beste egenskapene du kan gi dine minutter.

Du ønsker dine minutter å være lesbar, men du må være presis i den informasjonen du gir. Dine minutter gir oversikt over tiltak på møtet, så de trenger å tydelig minnes fakta.

Komponere din forsamlingens minutter

For å spare deg for tid og unødvendig arbeid, Robert Rules staver ut nøyaktig hva som må gå inn dine minutter.

Første ledd må inneholde denne informasjonen:

  • Hva slags møte (vanlig, spesiell, årlig, hevet regelmessig, hevet spesiell, og så videre)
  • Navnet på organisasjonen
  • Dato, tid og sted for møtet (ikke liste plasseringen hvis det er alltid det samme)
  • En uttalelse som bekrefter at organisasjonens vanlige presiderende offiser og sekretær er tilstede (eller gi navnene på de personene erstatte for dem)
  • En omtale av hvorvidt den forrige forsamlingens Protokollen ble opplest og vedtatt (og dato for dette møtet, hvis det ikke var et vanlig møte)

    Korreksjoner til minutter noteres i protokollen blir korrigert; de er ikke detaljert i protokollen fra møtet hvor korreksjoner ble vedtatt. (Referat fra møtet hvor korreksjoner ble gjort bør bare si at minuttene av forrige møte ble godkjent som korrigert.)

Kroppen delen av protokollen må inkludere denne info:

  • Alle hoved bevegelser (unntatt de som er trukket tilbake), sammen med navnet på medlemmet gjør bevegelse (men ikke navnet på personen som utlånt bevegelse).
  • Bevegelser bringe et spørsmål igjen før kroppen (med unntak for de som er trukket tilbake).
  • Den endelige utformingen av bevegelser, enten som adoptert eller som kastes. Hvis det er hensiktsmessig å inkludere omtale av debatten eller endring, kan du merke disse elementene i parentes.
  • Disponering av bevegelse - inkludert eventuelle overholde endringer - hvis det er bare midlertidig avhendes.
  • Informasjon om stemmene.

    • Telles stemme.
    • Roll-call stemme.
    • Stemmeseddel stemme.
  • Sekundære bevegelser ikke tapt eller trukket tilbake, der det er nødvendig for klarhet (eksempel bevegelser inkluderer Recess, Fix Time to Hvilke å utsette, suspen reglene, Utsette til et bestemt tidspunkt, Ballot Stem Bestilt, og så videre). Henspille til adopsjon av sekundære bevegelser ved å si: "En stemmeseddel stemme etter å ha blitt bestilt, fortellerne. . . . "
  • Innkalling til bevegelser.
  • Det faktum at en forsamling gikk inn kvasi-komité eller utvalg av helheten, og utvalgets rapport.
  • Alle punkter av orden og appeller og deres påfølgende disposisjoner, med begrunnelse av stolen for kjennelsen. (Avgjørelser ofte etablere presedens, så en forsiktig rekord her er viktig.)
  • Den fullstendige teksten i rapporten at monterings bestillinger som skal inngås protokollen. Denne situasjonen skjer ikke ofte fordi en referanse til en skriftlig rapport er vanligvis tilstrekkelig for posten.
  • Noen av de saftige og uordentlig ord at et medlem har sagt som får ham "oppkalt" etter stolen for å være uorganisert.

Det siste avsnittet av dine minutter må inneholde times utsettelse. Og det er det! Vel, bortsett fra følgende ekstra notater for å huske på når du ferdigstiller dine minutter:

  • Saksbehandlingen av en komité bestående av hele inngår ikke i protokollen, men du trenger ikke å inkludere det faktum at farten inn i komiteen skjedde og også inkludere rapporten fra komiteen.
  • Når et spørsmål er vurdert uformelt, bør den samme informasjonen registreres som i vanlige regler. Uformelle er kun tillatt i å la flere muligheter for debatt.
  • Den fullstendige teksten i rapporten er inkludert i protokollen bare hvis forsamlingen så ordrer.
  • Noter navnet på en gjest høyttaler og tema for presentasjonen, men gjør ingen oppsummering av talerens bemerkninger.

Undertegne protokollen

Minutter skal undertegnes av sekretær og, hvis vanlig, kan også undertegnes av presidenten. Minutter er gruppens juridiske rekord på sin saksbehandling, og sekretæren underskrift etablerer bevis på ektheten det opprinnelige dokumentet.

Godkjenner minutter

Referat fra et møte er normalt godkjent på neste ordinære møte, å følge kallet til å bestille og åpne seremonier.

Hvis møtet er et utsatt møte, godkjenne deg referat fra forrige møte (møtet som etablerte utsatt møte) før du tar opp virksomheten der du slapp i det møtet. Også, referat fra utsatt møte behovet for å bli godkjent på neste hevet eller vanlig møte.

Minutter utarbeidet på forhånd er ikke de offisielle minutter før medlemmene godkjenne dem. Fordi endringer kan bli gjort i minuttene før de er godkjent, er det god praksis for sekretæren å merke seg et sted på fordelingen kopi at det er et "utkast for godkjennelse. "

Når minutter er godkjent, annotates sekretær den opprinnelige filkopiering med eventuelle korreksjoner i margen eller retypes minuttene å inkludere rettelser. Sekretær deretter skriver "Godkjent" på protokollen og legger både hans initialer og dato til posten.