Når til Ditch E-Mail for Social Collaboration

July 28  by Eliza

Hvis du kan gi lett tilgjengelig informasjon til alle i organisasjonen som kanskje trenger det, du gjør alle en tjeneste. Mange sier de ikke kan muligens bruke sosiale kommunikasjon for de fleste av deres arbeid, fordi e-post vaner er også dypt forankret i sine organisasjoner. Men når du svarer på et spørsmål fra en kollega, tenke to ganger om hvorvidt personen stille spørsmålet er den eneste som ville være interessert i svaret.

Hvis du finner deg selv å skrive en detaljert e-post svar pakket med massevis av informasjon, er sjansen stor for at du oppretter organisatorisk kunnskap som vil avvikle strandet i en persons innboks - men bør ikke.

Løsning: Sett inn svaret i et blogginnlegg, wiki-dokument, eller post til en diskusjonsgruppe på samarbeidsnettverk. E-post tilbake en link til den ressursen, inviterer din kollega til å legge sine tanker i et rom hvor andre kan også kommentere og bygge på dine ideer.

Hvis du får en e-post forespørsel om noe og svar på en link med et innlegg på det interne nettverket, hvem vet hva som kan skje? Kanskje neste dag, vil en kollega i Europa redigere siden for å legge til mer informasjon. Kanskje din liste over ni ressurser vil etter hvert vokse til en liste over 30. Når et lignende spørsmål kommer opp som en del av en konferansesamtale med en annen gruppe ansatte, vil du være i stand til å henvise dem til dette dokumentet, får mer kjørelengde ut av tidligere arbeid.

Bare vær forsiktig så du ikke å skifte samtaler fra e-post til sosial samhandling der det er fare for å avsløre informasjon abonnentens anser sensitive. Når du er i tvil, be om tillatelse til å dele svaret ditt mer åpent, snarere enn med en e-post svar.

Tenk på din egen arbeidslivet og de spørsmålene du finner deg selv å svare om og om igjen. Hvis du er i en situasjon der e-post tilbake bare en link føles altfor avvisende eller uhøflig, er en annen strategi for å gi en kortversjon av svaret i kroppen av e-posten, etterfulgt av en lenke til et dokument som gir mer detaljer.

Tale andre til å endre sine vaner er minst halve kampen. Du kan starte det man håper skal være en produktiv online diskusjon på samarbeidsnettverk som blir hindret når en av de andre deltakerne kopierer og limer meldingen til en multi-mottaker e-post. Deretter vil samtalen fortsette halvparten på ditt sosiale samarbeidsplattform og halvparten i e-post, med ulike aktører innstilt på hver gaffel. Verste av begge verdener!