Opprette Avhengige Drop-Lister

Carol spurte om det er en måte i Excel for å lage nedtrekkslistene slik at den andre rullegardinlisten er avhengig av valg gjort i den første rullegardinlisten.

Det finnes faktisk en rekke forskjellige måter du kan oppnå denne oppgaven, alt fra enkle formler til komplekse makroer. Hvilken metode du velger avhenger mest direkte, av type nedtrekkslistene du ønsker å lage. Det er faktisk tre typer av nedtrekkslistene du kan lage i Excel:

• Valideringslister. Hvis du ønsker å begrense innspill i visse celler, så kan du lage rullegardinvalideringslister.
• . Danner lister Du kan bruke skjemaverktøylinjen (Vis | Verktøylinjer | Forms) for å opprette nedtrekkslister. Dette er flott hvis du skal lage en beskyttet Excel skjema.
• Userforms. Dette er dialogbokser, opprettet i VBA editor. Du "kjører" en Userform ved å kalle det fra en makro. Dette er den mest allsidige form for brukergrensesnittet, som det lar deg størst bredde i hva brukeren ser. (Det krever også den mest avanserte kunnskap om Excel for å lage.)

Snarere enn å diskutere hvordan vi skal skape avhengige drop-lister basert på hver av disse typene av nedtrekkslistene, vil jeg velge å undersøke den enkleste metoden, som vil være tilstrekkelig for de fleste. Hvis du bruker den INDIREKTE-funksjonen sammen med datavalideringslister, er det ganske lett å få det resultatet du ønsker:

1. På en tomt regneark i arbeidsboken, lage en liste over de elementer som vil være i den første rullegardinlisten. For eksempel, lage en liste over avdelinger i firmaet, som for eksempel salg, forskning, Executive, produksjon, etc. (Disse bør være enkelt-ord oppføringer på listen.)
2. Velg liste over elementer du opprettet i trinn 1 og navngi rekkevidden med et navn som "avdelinger".
3. På samme regneark, lage en liste over elementer som kan vises i den sekundære nedtrekkslisten. Det bør være en liste for hver oppføring i listen du laget i trinn 1. For eksempel kan du lage en liste over Salg personell, en liste Forskerpersonal, etc.
4. Liste av listen, velger listene du opprettet i trinn 3. Gi hver liste et enkelt-ord navn som samsvarer med navnene på listen i trinn 1, det vil si, salg, forskning, Executive, etc.
5. Bytt til regnearket der du vil ha rullegardinlistene vises.
6. Velg cellene der brukerne skal kunne legge inn elementer fra din første liste-the ett opprettet i trinn 1.
7. Velg Validering fra Data-menyen. Excel viser datavalidering dialogboksen. (Se figur 1)
   
   
   

   Figur 1. datavalidering dialogboksen.

8. Bruke Tillat rullegardinlisten velger List.
9. I Kilde boksen angir et likhetstegn etterfulgt av navnet du opprettet i trinn 2. For eksempel, = Avdelinger.
10. Klikk på OK. Du har nå presisert at kun informasjon fra den første listen kan inngås cellene du valgte i trinn 6.
11. Velg cellene der brukerne skal kunne legge inn elementer fra de avhengige lister. For eksempel ved å velge cellene like til høyre for cellene du valgte i trinn 6.
12. Velg Validering fra Data-menyen. Excel viser datavalidering dialogboksen.
13. Bruke Tillat rullegardinlisten velger List.
14. I Kilde boksen angir en formel som bruker INDIREKTE-funksjonen. Hvis den første cellen i området valgte i trinn 11 er celle B3, og du vil at første cellen til å være avhengig av hva som er valgt i celle A3, så ville du bruke følgende formel:
    
    = INDIREKTE (A3)
15. Klikk på OK.

Det var det. Nå kan folk bare velge fra din store listen hvis de bruker en av cellene som er angitt i trinn 6, og fra de aktuelle avhengige listene hvis de velger en av cellene i trinn 11.

Det er mange forskjellige varianter av denne tilnærmingen (ved hjelp av data validering). Du kan finne mer informasjon om noen av disse metodene ved å besøke disse nettstedene:

http://www.ozgrid.com/download/ (laste ned MatchingLists.zip fil)
http://www.contextures.com/xlDataVal02.html

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2972) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Lage Avhengige Drop-lister.