Opprette en brevmalen

June 20  by Eliza

En av de vanligste oppgavene folk utfører i Word er å skrive brev. Mange bedrifter bruker brevpapiret for det første arket av et brev, og deretter vanlig papir for påfølgende ark. Hvis du gjør dette, kan du være lurer på om den beste måten å formatere et dokument som deretter kan brukes som brevmalen.

Den beste måten å gå om denne oppgaven avhenger av retningen på brevhodet. Hvis brev er over toppen margin på den første siden, så du vil ta en annen tilnærming enn hvis brev er langs hele venstre marg på den første siden.

Hvis brev er over toppen margin på første side, hva du egentlig trenger å gjøre er å gi en måte for marginene til å være annerledes på den første siden enn på etterfølgende sider i dokumentet. Dette kan gjøres ved å bruke inndelingsskift og sette marginer forskjellig i hver del, men en slik tilnærming kan føre til uforutsette problemer. Den beste måten er å "leke" med overskriftene i dokumentet for å få avstanden du ønsker. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Bestem margene du vil skal brukes på en vanlig (ikke-brev) stykke papir i brevet.
  2. Bestem toppmargen du vil skal brukes på den første siden, for å tillate brevhodet.
  3. Åpne en ny, tomt dokument som vil fungere som din brevmalen.
  4. Velg Sideoppsett fra Fil-menyen. Word viser dialogboksen Sideoppsett.
  5. Kontroller at kategorien Marger vises. (Se figur 1)

    Opprette en brevmalen

    Figur 1. Marginene kategorien i dialogboksen Sideoppsett.

  6. Endre marginnstillingene for å reflektere margene du bestemt i trinn 1. (Dette er marginene for en vanlig ark.)
  7. Hvis du bruker Word 97 eller Word 2000, sørg for topp- og bunnteksten steder er mindre enn de topp- og bunnmarg du satt i trinn 6.
  8. Vise kategorien Layout. (Se figur 2)

    Opprette en brevmalen

    Figur 2. Oppsett av dialogboksen Sideoppsett.

  9. Velg ulik førsteside i boksen.
  10. Hvis du bruker Word 2002 eller Word 2003, sørg for topp- og bunnteksten steder er mindre enn de topp- og bunnmarg du satt i trinn 6.
  11. Klikk på OK.
  12. Trykk Enter nok ganger at du har to sider i dokumentet.
  13. Trykk Ctrl + Home for å gå tilbake til begynnelsen av dokumentet.
  14. Velg Topptekst og bunntekst på Vis-menyen. Word viser tekst og bunn dialogboksen, og innsettingspunktet skal plasseres i topptekstområdet på siden.
  15. Velger du Avsnitt på Format-menyen. Word viser Dialogboksen Avsnitt. (Se figur 3)

    Opprette en brevmalen

    Figur 3. Avsnitt dialogboksen.

  16. Refererer til første-side margin du bestemt i trinn 2. Fra dette margin, subtrahere overskriften Stedet du angir i trinn 7. Forutsatt at verdien er i inches, multiplisere denne verdien med 72 for å konvertere den til poeng. (For eksempel, hvis du bestemt at du trenger 3,5 inches i trinn 2, og header plassering i trinn 7 var 0,75 inches, så resultatet av subtraksjon er 2,75 inches. Multipliser 2,75 etter 72, og du kommer opp med 198 poeng .)
  17. Still Etter verdi lik verdien fastsatt i trinn 16.
  18. Klikk på OK.
  19. Slett alle avsnittene du skrev inn i trinn 12.
  20. Lagre dokumentet som en mal.

Du kan nå bruke malen som grunnlag for din fremtidige bokstaver, og brev på den første siden blir automatisk kompensert for.

Hvis bedriftens brev er orientert langs venstre marg på første side (som er tilfelle i mange advokatfirmaer), så må du ta en annen tilnærming til å skape malen. Følg disse trinnene, i stedet:

  1. Bestem margene du vil skal brukes på en vanlig (ikke-brev) stykke papir i brevet.
  2. Bestem venstre marg du vil skal brukes på den første siden, for å tillate brevhodet.
  3. Åpne en ny, tomt dokument som vil fungere som din brevmalen.
  4. Velg Sideoppsett fra Fil-menyen. Word viser dialogboksen Sideoppsett.
  5. Kontroller at kategorien Marger vises.
  6. Endre marginnstillingene for å reflektere margene du bestemt i trinn 1. (Dette er marginene for en vanlig ark.)
  7. Hvis du bruker Word 97 eller Word 2000, sørg for topp- og bunnteksten steder er mindre enn de topp- og bunnmarg du satt i trinn 6.
  8. Vise kategorien Layout.
  9. Velg ulik førsteside i boksen.
  10. Hvis du bruker Word 2002 eller Word 2003, sørg for topp- og bunnteksten steder er mindre enn de topp- og bunnmarg du satt i trinn 6.
  11. Klikk på OK.
  12. Trykk Enter nok ganger at du har to sider i dokumentet.
  13. Trykk Ctrl + Home for å gå tilbake til begynnelsen av dokumentet.
  14. Velg Topptekst og bunntekst på Vis-menyen. Word viser tekst og bunn dialogboksen, og innsettingspunktet skal plasseres i topptekstområdet på siden.
  15. Velg tekstboks fra Sett inn-menyen. Om nødvendig bytter Word to Print Layout visning, og musepekeren endres til et trådkors.
  16. Bruk musepekeren til å tegne en tekstboks på venstre side av den første siden, med omtrent samme bredden på brevpapir og strekker seg fra topptekstområdet på toppen av siden, hele veien til bunntekstområdet nederst.
  17. Høyreklikk på omrisset av tekstboksen, og velg deretter Format tekstboks fra hurtigmenyen. Word viser Format Tekst dialogboksen boksen.
  18. Kontroller at Colors og fane Lines vises. (Se figur 4.)

    Opprette en brevmalen

    Figur 4. Farger og linjer kategorien i Format Tekst dialogboksen boksen.

  19. Bruke Color rullegardinlisten velger No Line.
  20. Kontroller at kategorien Størrelse vises. (Se figur 5.)

    Opprette en brevmalen

    Figur 5. kategorien Størrelse på Format Tekst dialogboksen boksen.

  21. Still Bredde verdi lik marginen du bestemt i trinn 2.
  22. Kontroller at fanen Layout vises. (Se figur 6.)

    Opprette en brevmalen

    Figur 6. Oppsett av Format Tekst dialogboksen boksen.

  23. Klikk på Tight og velge Venstre horisontal justering.
  24. Klikk på knappen Avansert. Word viser Advanced Layout-dialogboksen. (Se figur 7)

    Opprette en brevmalen

    Figur 7. Advanced Layout-dialogboksen.

  25. I Horisontal Alignment området, bør justeringen settes til Venstre, i forhold til Page.
  26. Klikk på OK for å lukke dialogboksen Avansert oppsett.
  27. Klikk på OK for å avvise Format Tekst dialogboksen boksen.
  28. Slett alle avsnittene du skrev inn i trinn 12.
  29. Lagre dokumentet som en mal.

Siden tekstboksen du skrev var forankret på første side header ledd, vises tekstboksen bare på den første siden. Teksten brytes rundt det, og marginene ser ut til å vende tilbake til det normale på påfølgende sider.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (9406) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Opprette en brevmalen.