Opprette en enkelt indeks fra flere dokumenter

June 27  by Eliza

Maurice har fem Word-dokumenter, som hver for seg er ganske stor. Han trenger for å lage en enkelt indeks som dekker alle de fem dokumenter, så han lurer på om det er en måte å gjøre det uten å slå sammen de fem dokumenter. Han ønsker ikke å flette dem på grunn av deres størrelser.

Det er to hovedmåter du kan gjøre dette. Den første måten er å skape et hoveddokument som inneholder referanser til deldokumenter, og deretter generatre indeksen hjelp av hoveddokumentet. (Begge tilnærminger dekket her anta at dokumentene allerede har indeksen feltkoder satt inn i dem. Med andre ord, dette tipset dekker bare selve generasjon av indeksen, ikke etableringen av indeksoppføringer.)

For å opprette hoveddokumentet, gjør du følgende:

  1. Lage en helt ny dokument. Sørg for at den bruker samme mal som de dokumentene som du ønsker en indeks.
  2. Vise dokumentet i oversiktsvisning. (Vis kategorien Vis av båndet, og klikk på Outline verktøy i Visninger-gruppen.)
  3. Kontroller at fanen disposisjons av båndet vises. (Det bør vises som standard når du bytter til disposisjonsvisning.)
  4. I Master Document gruppe, klikker du Vis dokumentverktøyet. Word utvider verktøyene i Master Document gruppen.
  5. Klikk på Sett inn verktøyet, som er synlig i Master Document gruppen. Word viser Sett Subdocument dialogboksen. (Denne dialogboksen ser veldig lik en standard dialogboksen Åpne.)
  6. Ved hjelp av kontrollene i dialogboksen, finne og velge det første dokumentet du vil ha med i indeksen.
  7. Klikk på Åpne. Word setter innholdet i dokumentet, omgitt av inndelingsskift.
  8. Gjenta trinn 2 til 9 for hvert av de andre dokumentene du vil ha med.
  9. Generere indeksen som du normalt ville.

Den andre måten å opprette indeksen er å bruke feltene til å kombinere dokumenter til ett dokument. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Lage en helt ny dokument. Sørg for at den bruker samme mal som de dokumentene som du ønsker en indeks. Du bør sørge for at innsettingspunktet er i begynnelsen av dokumentet.
  2. Vise kategorien Sett av båndet.
  3. Klikk på Hurtig Deler verktøy i Tekst-gruppen. Word viser noen valg under verktøyet.
  4. Klikk Field. Word viser dialogboksen Feltboksen.
  5. Velg avskrifter og tabeller fra listen kategorier (øverst til venstre i dialogboksen). (Se figur 1)

    Opprette en enkelt indeks fra flere dokumenter

    Figur 1. The Field dialogboksen.

  6. Velg RD fra Feltnavn-listen. Word justerer utseendet på dialogboksen for å inkludere en filnavn eller URL-boksen.
  7. I filnavn eller URL-boksen skriver du inn navnet på den første filen du vil ha med i indeksen.
  8. Klikk på OK. Word setter inn felt inn i dokumentet.
  9. Trykk på Enter én gang.
  10. Gjenta trinn 2 til 9 for hvert av de andre dokumentene du vil ha med.
  11. Generere indeksen som du normalt ville.

RD felt forårsake Word å henvise til hvert av de angitte dokumenter og inkludere dem i indeksen. Hvis du vil, kan du også legge til feltene til slutten av femte dokument snarere enn å skape et tomt dokument for indeksen. (Hvis du gjør dette vil du ikke trenger å ha et felt for den femte dokumentet selv, bare de fire første.) Dette forutsetter selvfølgelig at du vil at innholdsfortegnelsen vises på slutten av den femte dokument.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (13128) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013.