Opprette en indeks av et Word 2007-dokument

Hvis du ønsker å opprette en indeks for Word 2007-dokument, er den første oppgaven å markere ord eller setninger du vil ha med i indeksen. Den vanligste måten å gjøre det på er å sette inn en indeks markør i dokumentet ved hver forekomst av hvert element du vil skal vises i indeksen.

Merking indeksoppføringer

For å markere indeksoppføringer manuelt, følger du disse trinnene så lenge du kan holde deg våken:

1. Åpne dokumentet du vil indeksere.

2. Velg ordet eller uttrykket du vil i indeksen ved hjelp av musen eller tastaturet.

3. Trykk på tastatursnarveien Alt + Shift + X.

Alt + Shift + X er en av Words mer minneverdige hurtigtaster, for å være sikker. Det åpner Mark Index Entry dialogboksen.

4. Dobbelt sjekke innholdet i Main Entry feltet. Hvis det er riktig, klikker du på Mark knappen. Hvis ikke, korrigere det, og klikk deretter på Merk.

Teksten trenger ikke å vises i indeksen nøyaktig slik den vises i dokumentet. Du kan markere en forkortelse for å inkludere i indeksen, for eksempel, men deretter redigere Main Entry feltet slik at den fulle staving av ordet, snarere enn forkortelsen, vises i indeksen.

5. For å indeksere en oppføring under et annet ord, skriver den alternative oppføring i Main Entry feltet og klikk på Mark knappen igjen.

For eksempel, kan det være lurt å lage en oppføring for "mutt, skabbete" i tillegg til "skabbete mutt."

6. Mark noen ekstra indeksoppføringer ved å merke dem i dokumentet og klikke på Mark knappen.

Mark Index Entry dialogboksen fungerer litt som den dialogboksen Stavekontroll på den måten at den skal være på skjermen, slik at du effektivt kan markere flere indeksoppføringer. Så, mens Mark Index Entry dialogboksen forblir synlig, kan du velge tekst for en annen indeksoppføring og klikk deretter Merk for å merke det. Du kan holde indeksering for så lenge du har energi.

7. Når du markere alle de indeksoppføringer du ønsker, klikker du på Lukk.

Indeks oppføringer er merket med spesielle koder formatert som skjult tekst, slik at du ikke kan vanligvis ser dem og de ikke ut. De er der, men venter på å bli regnet når du oppretter indeksen.

Her er noen rettidig tips for å forberede dine indeksoppføringer:

• Den mest effektive måten å lage en indeks er etter deg skrive og redigere dokumentet. Opprette indeksoppføringer som du skrive ut dokumentet bare bremser deg ned og distraherer deg fra din primære oppgave: å skrive.

• Hvis du kommer over et ord eller en setning mens merking indeksoppføringer som du vet forekommer andre steder i dokumentet, klikker du Merk alt knappen i Mark Index Entry dialogboksen. Ved å klikke på Marker alt-knappen, kan du opprette en indeksoppføring ikke bare for den valgte teksten, men også for alle andre forekomst av markert tekst i dokumentet.

• Hver gang du merker et stikkord, aktiverer Word Show All Formateringsmerker alternativet, som avslører ikke bare den skjulte teksten brukes til å markere stikkord, men også andre tegn vanligvis er skjult fra visningen, for eksempel feltkoder, tabulatortegn, valgfrie bindestrek, og så videre. Dette er normalt, så ikke bli overrasket når det skjer

• Indeksoppføringer se omtrent slik ut: {XE "skabbete bikkja"}, formatert som skjult tekst. Du kan redigere indeksoppføringen tekst (den delen mellom anførselstegn) hvis du ønsker å endre et stikkord når du har opprettet den.

Opprette indeksen

Etter at du markerer stikkord, er relativt enkelt prosessen med å generere indeksen:

1. Flytt innsettingspunktet til stedet der du vil at innholdsfortegnelsen skal vises.

Indeksen vanligvis begynner på en ny side nær slutten av dokumentet.

2. Åpne kategorien Referanser på båndet, og deretter klikker du Sett Index knappen funnet i indeksgruppen.

Dialogboksen Index vises.

3. Velg indeksen stil som du ønsker fra Formats nedtrekkslisten.

4. Spill med de andre kontrollene i kategorien Stikkord å finjustere indeksen.

• Type: Lar deg plassere indeksoppføringene på separate innrykket linjer (Inndratt) eller kjøre sammen (Run-in).

• Kolonner: Angir antall kolonner du ønsker i indeksen. To er normen.

• Språk: Hvis du har flere språkalternativer installert i Word, kan du velge språket som skal brukes her.

• Høyrejustert sidetall: Merk denne boksen hvis du vil at sidetall plassert på høyre kant av indeksen.

• Tab Leder: Endringer eller fjerner den stiplede linjen som kobler hver indeksoppføring for å sidetallet. Du kan fjerne den stiplede linjen bare når du velger Høyrejustert Page Numbers alternativet.

• Formater: Lar deg velge ett av flere forhåndsinnstilte formater for indeksen. Eller, kan du angi fra mal å bruke stiler i malen dokumentets å bestemme formater for indeksen.

5. Klikk på OK.

Indeksen er satt inn i dokumentet.