Opprette en innkjøpsordre i Quickbooks

En innkjøpsordre serverer en enkel formål: Det forteller noen leverandør som du ønsker å kjøpe noen element. Faktisk er en kjøpsordre en kontrakt om å kjøpe.

Mange små bedrifter bruker ikke innkjøpsordrer. Men når de vokser til en viss størrelse, mange bedrifter velger å bruke dem fordi innkjøpsordrer bli permanente registreringer av elementer som du har bestilt. Hva mer er, ved hjelp av innkjøpsordrer ofte formaliserer innkjøpsprosessen i et selskap. For eksempel kan du bestemme at ingen i firmaet kan kjøpe noe som koster mer enn $ 100 med mindre de får en kjøpsordre. Hvis du bare kan utstede innkjøpsordrer, har du effektivt kontrollert innkjøpsaktiviteter gjennom denne prosedyren.

Å bruke Quickbooks å skape innkjøpsordrer, gjør du følgende:

1. Fortell Quickbooks som du ønsker å opprette en innkjøpsordre ved å velge leverandører -> Opprett innkjøpsordrer.

Quickbooks viser Opprette innkjøpsordrer vinduet.

Merk at hvis Leverandører menyen gir ikke et Opprette innkjøpsordrer kommando, betyr Quickbooks vet ikke at du ønsker å opprette innkjøpsordrer.

2. Bruk Leverandører menyen rullegardinlisten for å identifisere leverandøren fra hvem du ønsker å kjøpe varen.

Leverandøren nedtrekkslisten boksen lister hver av leverandørene i leverandørlisten.

3. (Valgfritt) Gi kjøpet ved hjelp av klasse rullegardinlisten.

4. (Valgfritt) Gi en annen Ship å møte i Ship to rullegardinlisten.

Skipet til drop-down listen viser en liste over alle dine kunder, leverandører og ansatte. Du velger skipet for å adressere ved å velge en av disse andre navn. Når du har valgt en oppføring fra skipet til listen, fyller Quickbooks i skipet for å adressere boks med riktig informasjon.

Den Opprette innkjøpsordrer vindu leverer noen standard og, forhåpentligvis, kjente knapper og bokser: Forrige, Neste, Print, Finn, Spelling, historie, og mal.

5. Bekreft bestilling dato.

I første omgang setter Quickbooks dagens system dato i Dato-boksen. Du bør imidlertid sjekke at dato som Quickbooks går som innkjøpsordredatoen er riktig. Dette er avtaletidspunktet. Ofte setter dato kontraktsvilkår - for eksempel antall dager at varen må sendes innen.

6. Bekreft innkjøpsordrenummeret.

Innkjøpsordrenummeret, eller PO nummer, identifiserer innkjøpsordredokumentet. Quickbooks sekvensielt tall innkjøpsordrer for deg og legger det neste nummeret inn i PO No. boksen. Gjette at Quickbooks gjør om riktig ordrenummer er vanligvis riktig, men hvis det ikke er riktig, skriver inn erstatningsnummer.

7. Bekreft leverandøren og skip til informasjon.

Leverandøren blokk og skipet vil blokkere identifisere leverandøren fra hvem du kjøper varen, og skipet til adressen som du vil at leverandøren for å sende forsendelsen. Denne informasjonen skal være riktig hvis din leverandørlisten er up-to-date, og du har brukt riktig skipet til rullegardinlisten for å identifisere, om nødvendig, en alternativ Ship å møte. Likevel bekrefter at informasjonen som vises i disse to adresseblokker er korrekt. Hvis informasjonen ikke er riktig, selvfølgelig fikse det. Du kan redigere adresseblokk informasjon ved å velge feil informasjon og deretter måtte skrive hva som skal vises.

8. Beskriv hvert element du ønsker å bestille.

Du bruker kolonnene i Opprette innkjøpsordrer vinduet for å beskrive i detalj hvert element du ønsker å bestille som en del av kjøpet. Hvert element går på sin egen rad. Å beskrive et element som du ønsker å kjøpe fra leverandøren, gi deg følgende biter av informasjon:

• Sak: The Element kolonne lar deg spille inn den unike varenummeret for elementet du ønsker å kjøpe. Husk at elementer må legges inn, eller beskrevet, i elementlisten. Det viktigste du trenger å vite om elementlisten er at alt som du ønsker å vise på fakturaen - eller, for den saks skyld, på en kjøpsordre - må være beskrevet i punkt fil.

• Beskrivelse: Beskrivelse kolonnen viser beskrivelse for elementet du velger. Du kan også redigere feltet Beskrivelse, slik at det er fornuftig å kunder eller leverandører.

• Antall: The Ant kolonne lar deg identifisere mengden av elementet du vil. Du angi hvor mange elementer som du vil i dette feltet, selvsagt.

• Rate: Prisen kolonne lar deg skrive inn prisen per enhet eller per enhet for varen. Merk at Quickbooks bruker forskjellige etiketter for denne kolonnen, avhengig av hvilken type virksomhet som du har satt opp.

• Kunde: Kunden kolonne lar deg identifisere kunden for hvem varen er kjøpt.

• Beløp: Beløpet kolonnen viser totalt brukt for elementet. Quickbooks vil beregne hvor mye for deg ved å multiplisere mengden av prisen (eller pris). Beløpet kolonnen du kan også redigere. I dette tilfellet justeres Quickbooks frekvensen (eller pris), slik at mengde ganger hastigheten alltid er lik mengden.

Du må skrive inn en beskrivelse av hvert element som bør inkluderes på innkjøpsordren. Dette betyr for eksempel at hvis du ønsker å bestille seks elementer fra en leverandør, bør din bestilling omfatter seks linjer med informasjon.

9. Skriv ut bestillingen.

Du vil ønske å skrive ut bestillingen. Hensikten med å samle inn en kjøpsordre i Quickbooks er å skape en formell registrering av et kjøp. Du nesten alltid vil ønske å overføre denne innkjøpsordre til leverandøren. Innkjøpsordren forteller leverandøren nøyaktig hva du ønsker å kjøpe, og prisen du er villig til å betale. Å skrive ut bestillingen, kan du klikke på knappen Skriv ut. Du kan også skrive ut kjøpsordre senere i en batch; å gjøre det, lagre alle innkjøpsordrer som du ønsker å lage, og velg deretter Fil -> Skriv ut skjemaer -> innkjøpsordrer kommandoen.

10. Lagre innkjøpsordren.

For å lagre din bestilling, klikker du enten på Save & Close knappen eller Lagre og Ny-knappen. Hvis du klikker på Lagre og Ny-knappen, Quickbooks sparer som kjøpsordre og vises på nytt en tom versjon av Opprette innkjøpsordrer vindu slik at du kan ta opp en annen kjøpsordre.