Opprettholde Ledende Zeroes

May 17  by Eliza

Suzanne har et Excel-regneark som inneholder adresser. De postnummer formateres via den spesielle Excel formatering som opprettholder ledende nuller. Men når hun bruker utskriftsfletting i Word, er de ledende nuller droppet.

Det er flere måter du kan nærme seg dette problemet. Du kan for eksempel gå inn i Excel og lage en ny kolonne som inneholder tekstversjoner av de numeriske postnummer. Her er en hendig Excel formel å bruke for å oppnå dette:

= HØYRE ("00000" & A1, 5)

Hvis du setter denne formelen i en kolonne som er formatert som tekst (og postnummer er i celle A1), ender du opp med tekst som inneholder de ledende nuller. Du kan deretter bruke denne nye kolonne i flettingen i Word.

Hvis du ikke ønsker å redigere den opprinnelige Excel-data, så bør du holde med å gjøre dine endringer i Word flette dokumentet. Ta en titt på dokumentet; den inneholder flettefelt som viser hvor de fusjonerte data vil bli plassert. Disse feltene indikerer også hvordan de sammenslåtte dataene skal behandles. Hvis du velger flettefeltet for postnummer, kan du utvide den ved å trykke Shift + F9. Du bør se den underliggende koden som gjør opp feltet. Du kan deretter endre feltkoden slik at den ser slik ut:

{MERGEFIELD "Zip" \ # 00000-0000}

Navnet innenfor anførselstegn ("Zip") kan godt være annerledes; den representerer navnet på kolonnen i Excel-regnearket som må slås sammen. Den viktigste delen er å legge til formatering bryteren (\ #) etterfulgt av mønsteret som skal brukes for å formatere de fusjonerte data. Når du er ferdig med å gjøre endringen til feltet, kan du trykke Shift + F9 igjen for å skjule feltet, og deretter gjøre flettingen.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (324) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Opprettholde Ledende Zeroes.