Opprettholde leveringsadresseinformasjon for Konvolutter

June 28  by Eliza

Don er å ha et problem med konvolutt-funksjon for utskrift av Word. Å lage en konvolutt, viser han den Konvolutter kategorien i Konvolutter og etiketter dialogboksen (Se figur 1.) og kommer inn adressen i Leveringsadresseboksen. Når Don klikker på Skriv ut-knappen, blir adressen sendt til hans skriveren og dialogboksen lukkes. Hvis noen grunn konvolutten skrives ikke ut (f.eks glemte å sette konvolutt i skriveren, sette konvolutt på feil måte, etc.) Don har å taste inn adressen fordi Leveringsadresse boksen er tom neste gang han viser Konvolutter og etiketter dialogboksen. Don lurte på om det var noen måte å fortelle Word å holde denne adressen i leveringsadresseboksen før han er ferdig med det.

Opprettholde leveringsadresseinformasjon for Konvolutter

Figur 1. Konvolutter kategorien i Konvolutter og etiketter dialogboksen.

Den korte svaret er at ingen, er det ingen måte. Men det er noen virkelig enkle ting du kan gjøre for å få den adressen tilbake i dialogboksen raskt, uten at det er nødvendig med å skrive. Den første er å komme i vane med å bruke utklippstavlen. Like før du klikker på Skriv ut-knappen, velge all tekst i leveringsadressen boksen og trykk Ctrl + C. Adressen er nå i utklippstavlen, og hvis du må igjen vise Konvolutter og etiketter dialogboksen, kan du klikke en gang i leveringsadresseboksen og trykk Ctrl + V for å lime inn adressen du lagret tidligere.

En enda smidigere måte å håndtere adressering av konvolutten er å skrive inn adressen i Word-dokumentet direkte. Deretter velger du adressen og vise Konvolutter kategorien i Konvolutter og etiketter dialogboksen. Uansett hva teksten du har valgt før du viser dialogboksen (adressen du skrev) vises automatisk i leveringsadressen boks, klar for en konvolutt som skal skrives ut. Hvis du klikker på Skriv ut og utskriften mislykkes (eller hvis du bare trenger å skrive ut en annen konvolutt til samme adresse), deretter adressen er fortsatt valgt i Word-dokument, og du trenger bare å vise dialogboksen for å igjen skrive ut en annen konvolutt .

Dette fører naturligvis til en hendig teknikk hvis du har en gruppe med personer som du regelmessig adressere konvolutter. Du kan opprette et dokument som ikke inneholder annet enn adresser. Når du trenger å skrive ut en konvolutt til en av disse vanlige kontakter, bare åpne dokumentet, velger de tre eller fire linjer av den aktuelle adressen, og vise Konvolutter kategorien i Konvolutter og etiketter dialogboksen.

En ting du kan vurdere om du skriver ut mange konvolutter: Lag en mal for konvolutter. Deretter kan du bare opprette et nytt dokument basert på malen, endre adressene du ønsker på konvolutten, og print. Noen mennesker finner denne tilnærmingen mye enklere enn å rote med frustrasjoner av konvolutten og etiketter dialogboksen.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (414) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Opprettholde Leveringsadresse Informasjon for konvolutter.