Organisere dokumenter

August 29  by Eliza

Organisere dokumenter, mens en ganske enkel oppgave, er noe som vil ta litt tid. Så før du begynner, må du passe på at du setter av nok tid til å være i stand til å skikkelig gjøre jobben. Følg disse enkle trinn-for-trinn-instruksjoner og du har ingen problemer med å være i stand til å ta med herjende dokumenter under kontroll igjen.

  1. Samles. Begynn å organisere ved å samle sammen alle dokumenter, papirer og brev som du kanskje trenger organisert på ett sted. Det vil være mye enklere, tross alt, for å organisere dine dokumenter hvis de er alle i ett rom hvor du har dem lett på hånden. Når du har dokumentasjonen sammen, få en søppelbøtten eller noen søppelsekker, slik at du kan kaste noen papirer på at du ikke lenger trenger.
  2. Separat. Gå gjennom alle dokumentene dine og skille dem i forskjellige hauger og grupperinger for senere innlevering. For forretningsdokumenter, er det godt å holde ting som skatte filings atskilt fra månedlige regninger, lønn, og så videre. Familie dokumentasjon kan deles inn i forskjellige hauger henhold til person og viktigheten av dokumentasjonen. Et eksempel på dette ville være å ha alle fødselsattester i en haug, pass i en annen, og brev som du ønsker å holde i en annen. Selv om disse er bare forslag, er den beste måten å skille papirene for å bruke uansett metode er mest fornuftig for deg.
  3. Forkaste. Som du gå gjennom dokumentene være spesielt oppmerksom på hva som kan være overflødig eller unødvendig. Noe som du ikke trenger bør kastes. Hvis du har en på hånden bør du bruke en Shredder å avhende sensitiv informasjon, som selvangivelse som er eldre enn sju år eller utløpt førerkort.
  4. System. Det er på tide å faktisk begynne å implementere systemet. Det er alle slags forskjellige arkiveringssystemer som du kan velge fra. En av de tingene som du absolutt må ha er et arkivskap, slik at du lagrer dokumentene dine. Noen eksempler på systemer som du kan bruke til å organisere dine dokumenter vil være å sortere alt alfabetisk etter emne, eller etter person, eller til og med kronologisk. En sterk anbefaling er å lagre alle viktige dokumenter (for eksempel fødselsattester, gjerninger, eller pass) i en brannsikker safe eller Lås.
  5. Vedlikeholde. Når du har starte din organisasjon system, må du vedlikeholde den. Hvis du ikke gjør det, så vil du finne deg selv å måtte gjenta prosessen igjen om noen måneder.