Påskynde Mail fusjonerer

July 6  by Eliza

Utskriftsfletting verktøy i Word kan være svært nyttig i å kombinere informasjon fra en datakilde (for eksempel navn eller adresser) med informasjon i en standard dokument (som brev eller etiketter). Hvis du har mange, mange poster i datakilden, men utskriftsflettingen kanskje ikke kjøre så raskt som du vil.

For eksempel, la oss si at du er sammenslåing en stor mengde data (10.000 eller 20.000 poster) med en enkeltsidig dokument for å opprette et standardbrev. Den vanligste metoden for å gjøre en sammenslåing er å opprette et nytt dokument som inneholder den sammenslåtte informasjonen. Som hver post er hentet og behandlet, er en ny side lagt til det flettede dokumentet. Hvis du har 20 000 poster i datakilden, betyr det at du prøver å lage en 20.000 siders dokument! Word vil ikke teoretisk kvele på et så stort dokument, men kan det bremse til en gjennomgang avhengig av egenskapene til datamaskinen din.

Det er et par ting du kan gjøre for å hjelpe fart på sakene. Først av alt, sørg for at du bruker Normal visning før du gjør flettingen, og at du slår av bakgrunns paginering. Dette bør stoppe Word fra å prøve å paginerer dokumentet under sammenslåingen. Du vil også være lurt å slå av anti-virus programvare du bruker, eller i det minste sette den opp slik at det ikke vil skanne Word-dokumenter for virus.

En annen åpenbar ting å prøve er å ikke fusjonere til et nytt dokument, men flette direkte til skriveren. Siden fletting er fortsatt en minne- drift, kan du fortsatt legge merke til forsinkelser under sammenslåing. I dette tilfellet bør du bruke noen eller alle av følgende elementer, som kan vanligvis spare minne bruk på en PC:

  • Reboot PCen like før du gjør utskriftsflettingen, så alle minne ressurser er tilgjengelige.
  • Slå av noen skjermsparer på systemet ditt. De skjermsparer timer og display rutiner bruke opp minne. Også du ikke ønsker det å kutte i løpet av flettingen.
  • Slå av eventuelle tapet på systemet ditt. Du kan også redusere skjermfarger og skjermoppløsning.
  • Siden noen stor minne bruk av Windows-resultater i informasjon som blir skrevet til harddisken, jevnlig kjøre Scan Disk og Defrag.
  • Ikke gjør noe annet på datamaskinen mens den gjør utskriftsflettingen; har ikke noen andre programmer åpne.
  • Fjerne programvare fra oppstartsmappen, eller lukke dem. Lukke hva du kan fra systemstatusfeltet.
  • Reduser antall snarveisikoner på skrivebordet. Sett dem i mapper hvis du trenger dem til å holde seg på skrivebordet.

Etter å ha prøvd alle disse tingene, hvis du fortsatt ikke kan få en utskriftsfletting til å fullføre raskt, må du enten legge til mer minne eller fusjonere færre poster. Med andre ord, i stedet for å gjøre et enkelt utskriftsfletting på 20.000 poster, gjøre ti post fusjoner av 2000 poster hver.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (10774) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Raskere Mail fusjonerer.