Problemer med TOC Styles

Word kan du raskt og enkelt lage en innholdsfortegnelse, basert på overskriftene i dokumentet. Nøyaktig hvordan du gjør dette har blitt dekket i andre saker av WordTips, men nok det å si at du kan generere en innholdsfortegnelse basert på noen overskrifter som er formatert med Word innebygde overskriftsstiler-Overskrift 1, Overskrift 2 osv (Du kan spesifisere annerledes navngitte stiler som skal brukes ved generering av innholdsfortegnelsen, men det er utenfor rammen av dette tipset.)

Når innholdsfortegnelsen er generert, de stiler som kan brukes til oppføringer i innholdsfortegnelsen er TOC 1, TOC 2, etc. Det er vanligvis en direkte korrespondanse mellom navn innholdsfortegnelsen stil og navn overskriften stil. Dermed blir TOC en brukes til å formatere TOC oppføring generert fra en Overskrift 1 ledd. Likeledes er TOC 2 brukes til å formatere en TOC oppføring generert fra en Overskrift 2 avsnitt, og så videre.

Poenget er at hvis du ønsker å endre måten innholdsfortegnelsen ser, er alt du trenger å gjøre definere attributtene som utgjør TOC stiler (TOC 1, TOC 2, etc.). Det er en veldig, veldig stor påminnelse til denne generelle uttalelsen, men: Hvis du har søkt eksplisitt formatering til dine overskrifter, da innholdsfortegnelsen ikke vil se ut som du forventer det.

For eksempel, la oss si at du definerer innholdsfortegnelsen en stil så det er 14-punkts Arial i svart type. Det kan imidlertid hende du har brukt eksplisitt formatering på en Overskrift 1 avsnitt slik at det er rød, 16-poeng type. Når du genererer innholdsfortegnelsen, den eksplisitte formatering du søkt påvirker det som vises i din faktiske innholdsfortegnelsen. Resultatet er at innholdsfortegnelsen oppføring viser seg som rød, 16-punkts tekst, selv om innholdsfortegnelsen en stil ikke kaller for det. Du kan endre TOC stiler etter å generere innholdsfortegnelsen, men når du senere regenerere, vil TOC igjen vises messed up.

Den eneste løsningen på dette problemet er å sørge for at ingen av dine overskrifter bruker eksplisitt formatering; de bør stole bare på stiler. Velg hver overskrift i dokumentet, og trykk Ctrl + Q (for å returnere teksten til standard avsnittsinnstillinger for stilen) og Ctrl + Space Bar (for å returnere teksten til standardinnstillingene skrift for stilen). Hvis du etter å gjøre dette, trenger du ikke liker måten overskrifter ser, gjør du endringene i overskriftsstilene, ikke i overskriftene selv. Deretter, når du senere generere en innholdsfortegnelse, vil du få det du ønsker-en innholdsfortegnelse som samsvarer med spesifikasjonene i innholdsfortegnelsen stiler.

Et tilsvarende problem som ofte oppstår i løpet av utviklingen av overskriftene i et dokument. La oss si at du tilsette noen overskrifter, og du setter dem i store bokstaver. (Tross alt, bestemte du på forhånd at du vil at overskriftene i store bokstaver.) Deretter oppdager du at du kan angi format for overskriftsstilene til å være store bokstaver. Nå kan du skrive på vanlig måte, men Word viser overskriftene som alle caps-akkurat som du vil.

Når det gjelder tid til å lage innholdsfortegnelsen, trekker Word teksten fra overskriftene, og du oppdager at dine oppføringer i innholdsfortegnelsen ser forferdelig. Noen Toc Entries Look Like This, andre liker dette, og fortsatt andre liker dette. Mens overskriftene alle vises i store bokstaver i kroppen av dokumentet, er teksten i disse posisjoner inkonsekvent og inkonsekvens er tydelig når du genererer innholdsfortegnelsen.

Den eneste måten rundt dette problemet er å gå tilbake og re-inn dine overskrifter bruker riktig sak. Normalt vil dette være det som kalles tittel tilfelle, noe som betyr at store ord i overskriften er kapitalisert, men andre ord er det ikke. Når overskriftene er konsekvent lagt inn, hva du ser når du genererer en innholdsfortegnelse vil ikke være en overraskelse.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1345) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Problemer med TOC Styles.