Prosjektledelse Cheat Sheet (UK Edition)

November 30  by Eliza

Hovedmålet i prosjektledelse er å fullføre prosjektet vellykket. Det betyr ofte styrer klar av jettegryter i veien. Denne hendig liste over ti vanligste fallgruvene hjelper deg å unngå noen av problemene som plager mislykkede prosjekter.

  • Mangel på klare mål: Ingen er helt sikker på hva prosjektet handler om, langt mindre er folk enige om det.
  • Mangel på risikostyring: Ting går galt at noen kunne lett ha forutsett og deretter kontrollert til en viss grad eller forhindret.
  • Ingen toppledelsen "kjøp i ': Toppledere ble aldri overbevist, og så aldri støttet prosjektet, som fører til problemer som mangel på ressurs. Verken gjorde de lederne utøve normal forvaltning tilsyn som de rutinemessig gjør i sine andre ansvarsområder.
  • Dårlig planlegging: Egentlig er det å være snill, fordi ofte problemet er at ingen planlegging ble gjort i det hele tatt. Det er ikke overraskende, da, når ting går ut av kontroll, og ikke minst fordi ingen vet hvor prosjektet skal være på dette punktet likevel.
  • Ingen klare fremgang milepæler: Dette følger på fra dårlig planlegging. Mangelen på milepæler betyr ingen ser når ting er ute av sporet, og problemer gå ubemerket i lang tid.
  • Diskré omfang: Omfanget og Prosjektplanen er overfladiske og under både hva prosjektet må levere og det som trengs for å levere den ressursen. Prosjektmedarbeidere (ofte teammedlemmer) deretter oppdage skjulte men essensielle komponenter senere i prosjektet. Det ekstra arbeidet som er nødvendig så tar prosjektet ut av kontroll, forårsaker forsinkelse til den opprinnelige planen og overforbruk mot det opprinnelige budsjettet.
  • Dårlig kommunikasjon: Så mange prosjekter mislykkes på grunn av kommunikasjon sammenbrudd, som kan stamme fra uklare roller og ansvar og fra fattige toppledelsen holdninger, som ikke ønsker å høre dårlige nyheter.
  • Urealistiske ressursnivåer: Det er bare ikke mulig å gjøre et prosjekt av den nødvendige omfanget med en så liten mengde ressurs - ansatte, penger eller begge deler.
  • Urealistiske tidsrammer: Prosjektet bare kan ikke levere etter den nødvendige tid, så det er dømt til å mislykkes.
  • Ingen endring kontroll: Folk legge inn ting litt etter litt - omfang krype. Så går det opp for alle at prosjektet har blitt så stor at den ikke kan leveres innen fastsatt budsjett eller ved fastsatt frist.

Forstå fire prosjekt Stages

Hvert prosjekt, enten de er store eller små, går gjennom fire stadier av prosjektledelse. Det er viktig at du får et håndtak på disse fire nøkkelområder.

  • Starte Prosjekt: Denne fasen innebærer generering, evaluere og innramming virksomheten behov for prosjektet og den generelle tilnærmingen til å utføre det, og bli enige om å utarbeide en detaljert prosjektplan. Utganger fra dette stadiet kan omfatte godkjenning for å gå videre til neste trinn, dokumentasjon av behovet for prosjektet, og grove anslag over tid og ressurser til å utføre det, og en første liste over personer som kan være interessert i, involvert i eller påvirket av prosjektet.
  • Organisering og Forbereder: Denne fasen innebærer å utvikle en plan som angir de ønskede resultater: arbeidet med å gjøre; den tid, kostnader og andre ressurser som kreves; og en plan for hvordan man skal håndtere viktige prosjektet risiko. Utganger fra denne fasen inkluderer en prosjektplan som dokumenterer de tiltenkte prosjektresultater og tid, ressurser og støtte prosesser for å bidra til å skape dem, sammen med alle de andre kontrollene at prosjektet behov, for eksempel for risikostyring.
  • Utføre arbeidet: Denne fasen innebærer å utføre det planlagte arbeidet, overvåking og styring ytelse for å sikre etterlevelse av gjeldende plan, og gjør den mer detaljerte planleggingen av suksessive faser som prosjektet fortsetter. Utganger fra dette stadiet kan omfatte prosjektfremdriftsrapporter, finansielle rapporter og ytterligere detaljerte planer.
  • Lukke Prosjekt: Denne fasen innebærer å vurdere prosjektresultatet, skaffe kunde godkjenninger, tildele prosjektmedarbeidere til nytt arbeid, lukke finansregnskap og gjennomføre en post-prosjekt evaluering. Utganger fra dette stadiet kan inkludere endelige, aksepterte og godkjente prosjektresultater og anbefalinger og forslag til å bruke erfaringene fra dette prosjektet til lignende tiltak i fremtiden.

Fatte rollen til prosjektleder

Å være en effektiv prosjektleder, må du vite hva jobben din går ut på. Denne listen oppsummerer de viktigste oppgavene i prosjektledelse. Noen ting på listen involvere samråd med andre:

  • Skissere opprinnelige ideer for prosjektet, med begrunnelsen, skissere kostnader og tidsfrister.
  • Planlegg prosjektet, herunder kartlegge kontrollene som vil bli satt på plass, definere hva kvalitet prosjekt behov og hvordan det skal oppnås, analysere risiko og planlegging kontroll handlinger.
  • Kontrollere flyten av arbeid til lag (eller kanskje bare gruppemedlemmer i et mindre prosjekt).
  • Motivere og støtte team og teammedlemmer.
  • Samarbeide med eksterne leverandører.
  • Samarbeide med prosjektledere av grensesnitt prosjekter.
  • Samarbeide med programledelse ansatte om prosjektet er en av en gruppe av prosjekter koordineres som et program.
  • Sikre at prosjektets leveranser er utviklet til riktig nivå av kvalitet.
  • Holde oversikt over fremdriften og justere for å korrigere eventuelle mindre avvik utenfor planen.
  • Holde oversikt over utgifter.
  • Gå til andre, slik som styringsgruppe, hvis ting går mer betydelig av sporet (for eksempel, er hele prosjektet truet).
  • Rapportere fremdrift, for eksempel til sponsor eller styringsgruppen.
  • Holde oversikt over risiko og sørge for at kontroll tiltak iverksettes.
  • Håndtere eventuelle problemer, som involverer andre som nødvendig.
  • Bestem deg for endringer, får godkjenning fra andre der prosjektleder ikke har personlig autoritet til å ta en avgjørelse (for eksempel når endringene innebære svært høy pris).
  • Planlegg påfølgende levering stadier i mer detalj.
  • Lukke prosjektet ned på en ryddig måte når alt er ferdig.

Produsere en Basic Business Case

En av de viktigste dokumentene som trengs i prosjektledelse er Business Case. Du kan justere innholdet i Business Case som passer prosjektet og også enhver organisasjons standard eller metodikk du bruker. De grunnleggende innholdet som du trenger som et minimum for alle prosjekter er:

  • Fordeler: Informasjon om fordelene, men vanligvis også når de vil komme i produksjon, da de vil bli målt, kjøpe hvem og hvordan.
  • Kontekst: For eksempel, den passer med den organisatoriske femårsstrategi eller bare for å si at det er et lite frittstående prosjekt for å forbedre ytelsen i et bestemt område av virksomheten.
  • Kostnad: Ballpark i starten, men holdt oppdatert som bedre informasjon kommer til sin rett.
  • * Begrunnelse: Er prosjektet utelukkende fordeler drevet, eller har den noe element av compliance, som for eksempel det å være et juridisk krav for å kjøre prosjektet?
  • Tidsskala: Et grovt anslag på første, men oppdatert fra bedre informasjon senere.

Å vite hvem du trenger å involvere i Planlegging Prosjekt

Å vite tidlig på hvem du trenger å involvere i å håndtere prosjektet tillater deg å inkludere de riktige personene i din første målet innstillingen. Den lar deg også til å planlegge for sin deltakelse på de aktuelle faser i prosjektet. Involverer disse menneskene på en riktig måte sikrer at deres innspill vil være tilgjengelig når det trengs og lar dem vite at du verdsetter og respekterer deres bidrag. Tenk på:

  • Budsjettansvarlige: Folk som holder vesken strenger og kan diktere form av prosjektet, og de ​​som ikke kan ha budsjettkontroll men har organisasjons stilling eller personlig innflytelse til å blokkere ting.
  • Leverandører: De gir alle ansatte ressurs som du trenger. For eksempel, trenger du IT innspill ansatte, noe som kan være vanskelig hvis IT-avdelingen er hovedsakelig begått for de neste to årene!
  • Interessenter: Folk som har en interesse i prosjektets resultater. Du må kanskje løse målkonflikter.
  • Supportere: Folk som kan bidra til prosjektet lykkes.