Prosjektledelse Cheat Sheet

July 15  by Eliza

Et sentralt krav for prosjektledelse suksess er å vite hvorfor prosjektet ble opprettet i første omgang. I tillegg til å sikre at de riktige mål og ønskede resultater er innrammet i utgangspunktet, gir energi denne kunnskapen prosjektmedarbeidere og drivstoff deres engasjement for å oppnå disse mål og resultater. Ta følgende skritt for å fastslå prosjektets begrunnelse:

  • Identifisere prosjektets drivere og bestemme deres behov og forventninger drivere Prosjekt er folk for hvem du utfører prosjektet.; de har noen myndighet til å definere resultatene av prosjektet.
  • Se etter eksisterende uttalelser som bekrefter prosjektets støtte av organisasjonens prioriteringer. Rådfør deg med organisasjonens langtrekkende, årsbudsjett, kapital bevilgninger plan, og nøkkelindikatorer, eller KPIer, samt notater fra møter der prosjektet ble foreslått og diskutert . Også kontakt med folk som deltok på disse møtene.
  • Når du sjekker med folk eller skriftlige dokumenter for bekreftelse av prosjektets berettigelse, gjør du følgende:

    • Prøv å finne flere kilder for den samme opplysning. (Jo flere uavhengige kilder du finner som inneholder den samme informasjonen, jo mer sannsynlig at informasjonen er korrekt.)
    • Når det er mulig, få informasjon fra primærkilder. (En primærkilden inneholder den opprinnelige informasjonen, en sekundær kilde er noen andres rapport av informasjonen fra primærkilden.)
    • Når du kan, bruke skriftlige kilder, fordi de gir en konstant og varig registrering av informasjon og de reduserer sjansene for at opplysningene vil bli endret, filtrert, eller feiltolket (utilsiktet eller med vilje) før du ser det.
    • Når du snakker med folk om viktig informasjon, sørge for å ha minst en annen person til stede. Gjør du det kan to forskjellige personer til å tolke det de hørte fra samme individ.
    • Skriv ned all informasjonen du får fra personlige møter.
    • Planlegger å møte med viktige målgrupper minst to ganger. Din første møtet får dem til å begynne å tenke på spørsmål; ditt andre møtet gir deg en sjanse til å avklare eventuelle uklarheter eller uoverensstemmelser fra den første økten.
    • Når det er mulig, bekrefter hva du har hørt i personlige møter med skriftlige kilder. Sammenligne folks oppfatninger og meninger til skriftlige, faktainformasjon (fra primærkilder, hvis mulig) og avstemme eventuelle avvik.

Project Management Tips for Utvikling meningsfylt prosjekt Mål

Som prosjektleder, utvikle konsise og entydige prosjektmål (eller uttalelser av prosjektets ønskede resultater) øker sjansene for at du vil lykkes oppnå dem. Følg disse pekerne for å sikre dine prosjektmål er krystallklar:

  • Fokus på resultater snarere enn aktiviteter. (For eksempel "produsere en endelig godkjent rapport" er å foretrekke å "lese og vurdere utkast til rapport.")
  • Sørg for at målene er SMART (s pecific, m easurable, en ggressive, r ealistic, og t ime-sensitive).
  • Bruke tydelig språk - ingen teknisk sjargong eller forkortelser.
  • Sørg for at alle mål har minst ett mål og alle tiltak har minst ett resultatmål. (For eksempel, hvis den narrative erklæring om målet er "å utvikle et nytt produkt," ett mål ville være "target ferdigstillelse dato" og resultatmål for at tiltaket ville være "August 15, 20__.")

Prosjektleder Skill: Utvikling Achievable prosjektplaner

Produsere din prosjektets resultater på timeplanen er en viktig forutsetning for å lykkes. Å ha størst sjanse for å fullføre prosjektet i tide, må du utvikle en prosjektplan som er oppnåelig, lydhør overfor kundens behov, og forstått og støttes av alle prosjektmedarbeidere. Ta følgende trinn for å skape et realistisk og oppnåelig prosjektplan:

  • Identifisere alle nødvendige aktiviteter.
  • Bryte ned aktiviteter i tilstrekkelig detalj. For eksempel, i stedet for å inkludere en enkel aktivitet som heter "bestemme krav til nye produkt" i tidsplanen, bryte det ned ytterligere i "review korrespondanse", "intervju selgere", "oppførsel fokusgrupper" og "utarbeide en rapport av kravene for det nye produktet. "
  • Alltid vurdere både varighet (antall arbeidsperioder som kreves for å utføre en aktivitet) og gjensidige avhengighets (i hvilken rekkefølge aktiviteter er utført) som du utvikler din prosjektplan.
  • Identifisere din strategi for å utføre hver aktivitet før du anslå varigheten.
  • Faktor i tilgjengeligheten av ressurser (for eksempel antall timer hver dag i mai at produksjonsingeniør vil være i stand til å arbeide på prosjektet).
  • Gjenkjenne og skrive ned alle forutsetninger knyttet til prosjektet og dets tidsplan. For eksempel, hvis du ennå ikke vet hva prosjektet budsjettet er, skrive ned at du vil anta at budsjettet vil være $ 100 000 til du finner ut noe annet.
  • Identifisere og planlegge for alle vesentlige prosjektplan risiko (for eksempel om redesign av selskapet finansielle systemet vil føre til at prosjektet skal bli forsinket).
  • Reexamine og revidere, om nødvendig, er den opprinnelige tidsplanen etter prosjektet godkjent og før du begynner å arbeide på den.
  • Involver driverne prosjekt (folk for hvem du utfører prosjektet) og støttespillere (folk som hjelper utføre prosjektet) i utviklingen av planen.

For prosjektledere: Hvordan Elicit og Sustain Engasjement for Prosjekter

Du kan ikke gjøre prosjektet alene; som prosjektleder, må du gruppemedlemmene til å arbeide sammen for å kunne nå prosjektets endelige mål og mål. Følg disse tipsene for å bringe entusiasme og engasjement for prosjektet ditt team (og for å opprettholde både gjennom hele prosjektets livssyklus):

  • Avklare prosjekt fordeler for organisasjonen og for den enkelte gruppemedlemmer.
  • Involvere medarbeidere i planprosessen.
  • Hjelp folk ser at prosjektplanen er gjennomførbart.
  • Ta opp spørsmål, bekymringer og spørsmål raskt og åpenlyst.
  • Gi hyppige, meningsfull tilbakemelding til gruppemedlemmene.
  • Erkjenner folks bidrag.

Effektiv Prosjektledelse: Hvordan holde folk ansvarlige

Når folk godta et ansvar, de gir deg rett til å holde dem ansvarlig for sine prestasjoner. Selv om du teknisk sett har ingen direkte myndighet over en person på din prosjektgruppen, handle som om du har myndighet, med mindre du er spesielt fortalt noe annet.

Her er noen effektive måter å holde folk på din prosjektgruppen ansvarlig:

  • Involvere folk som har myndighet over gruppemedlemmene.
  • Vær konkret angå ønskede resultater, tidsrammer og ressurs budsjetter.
  • Få gruppemedlemmene engasjement.
  • Sett alle forpliktelser skriftlig.
  • Enige om en plan for overvåking av gruppemedlemmene fremdrift og følge den.
  • Fortelle andre om ditt prosjekt om forpliktelsene.
  • Skape en følelse av at det haster og betydning om prosjektet.
  • Uttrykke takknemlighet for den innsatsen som er lagt inn og de oppnådde resultatene.

Hvordan å unngå vanlige Prosjektledelse fallgruvene

Presset av å måtte fullføre et prosjekt med litt tid og få ressurser fører ofte folk til å kutte hjørner og ignorere visse problemer som kan påvirke et prosjekts sjansene for å lykkes betraktelig. Unngå følgende vanlige fallgruvene og i stedet løse problemene tidlig i prosjektet for å bidra til å redusere deres mulige negative konsekvenser:

  • Innramming vage prosjektmål: Prosjektets mål er resultatene som må oppnås dersom prosjektet skal bli vellykket. Jo mer spesifikke målene, jo lettere vil det være for deg å beregne tid og ressurser som kreves for å oppnå dem, og jo lettere vil det være for deg og ditt publikum å bekrefte at de er oppfylt.

    Sørg for å inkludere tiltak (egenskapene til et objektiv du vil bruke for å avgjøre om det er oppnådd) og spesifikasjoner (verdiene av de tiltakene som du mener bekrefte at du med hell har oppnådd målene dine).

  • Med utsikt viktige målgrupper: Sørg for å bestemme prosjektets drivere (de menneskene som definerer hva prosjektet må oppnå for å være vellykket) og dets støttespillere (folk som gjør det mulig for deg å oppnå ønsket prosjektets mål). Viktige drivere som ofte blir oversett er de endelige sluttbrukere av din prosjektets produkter.
  • Unnlate å dokumentere forutsetninger: Folk nesten alltid gjøre antagelser om sine prosjekter; men de ofte ikke klarer å skrive dem ned fordi de finne alle andre gjør de samme.

    Dokumentere dine forutsetninger gjør at du kan bekrefte at alle mennesker opererer under samme sett av forutsetninger og minner deg med jevne mellomrom for å sjekke om prosjekt forutsetninger har blitt bekreftet og / eller nye har blitt gjort.

  • "Sikkerhets in" å projisere tidsplaner: Sikkerhets inn til en prosjektplan innebærer prøver å bestemme tid og ressurser du føler vil gjøre det mulig å oppnå prosjektets suksess, mens de ignorerer spørsmålet om hvor sannsynlig det er at du vil være i stand til å få de nødvendige mengder av tid og ressurser.

    I stedet for sikkerhetskopiering i, vurdere tid og ressurser som du realistisk føler du ville være i stand til å sikre og å utforske forskjellige måter å bruke dem til å øke sjansene for å bli i stand til å fullføre prosjektet.

  • Ikke får viktige forpliktelser skriftlig: Ikke sette forpliktelser skriftlig øker sjansene for at hva folk har til hensikt å begå var forskjellig fra det du trodde de hadde begått. I tillegg til å øke nøyaktigheten av kommunikasjon, skrive ned forpliktelser hjelper dem som har gjort dem til å huske dem og oppfordrer folk til å endre skriftlige uttalelser når det er nødvendig.
  • Sviktende å holde planen up-to-date: Hvis et prosjekt blir kjørt riktig, bør du og dine teammedlemmer ofte konsultere den nyeste versjonen av prosjektplanen for å bekrefte hva hvert team medlem hast å gjøre for å produsere de tilsiktede resultater.

    Ikke å holde planen up-to-date betyr at du har ingen referanse forklarer hva folk bør gjøre for å kunne utføre den nødvendige prosjektarbeid. Det foreslår også at man følger den nyeste versjonen av prosjektplanen er egentlig ikke så viktig, en tro som reduserer sjansene for prosjektets suksess.

  • Ikke har formell endringskontroll: Unnlate å følge en formell prosess for å vurdere effekten av prosjektendringer øker sannsynligheten når man vurderer de potensielle effektene av disse endringene som viktige konsekvenser av disse nødvendige endringene vil bli oversett. I tillegg, det gjør det mer sannsynlig at noen av de menneskene som blir berørt av endringene kan ikke motta rettidig og korrekt informasjon om hva disse effektene kan være.
  • Kommuniserer ikke effektivt: Problematiske kommunikasjon øke sjansene for at folk skal jobbe med forskjellig informasjon når du utfører prosjektoppgaver, samt reduksjon lagmoralen og engasjement for samlede prosjektet suksess.