Prosjektledelse: Slik finner du ut prosjektbehov

March 15  by Eliza

Som prosjektleder bør du ha en full forståelse av din prosjektA € ™ s behov. De behov som prosjekt adresser ikke alltid er åpenbare. Tenk deg for eksempel at organisasjonen bestemmer seg for å sponse en blod-stasjonen. Er den virkelige grunnen for prosjektet å løse mangel på blod i det lokale sykehuset eller for å forbedre din organizationâ € ™ s bilde i lokalsamfunnet?

Når du forstår din prosjektA € ™ s krav, kan du

  • Velg prosjektaktiviteter som gjør det mulig å oppnå den sanne ønskede
  • Overvåke ytelsen under og ved slutten av prosjektet for å sikre at youâ € ™ re møte de reelle behovene
  • Innse når prosjektet ISNA € ™ t møte de reelle behovene, slik at du kan foreslå å endre eller kansellere den.

Når youâ € ™ re først tildelt et prosjekt, håper du youâ € ™ re fortalte produktene youâ € ™ re ment å produsere og behovene youâ € ™ re ment å løse. Men ofte youâ € ™ re fortalt hva de skal produsere (utfall), men du må finne ut behovene selv.

Tenk på følgende spørsmål som du arbeider med å definere din prosjektA € ™ s krav:

  • Hvilke behov folk ønsker prosjektet å ta opp? Dona € ™ t bekymre deg på dette punktet om prosjektet faktisk kan løse disse behovene, eller om ita € ™ s den beste måten å møte behovene. Youâ € ™ re bare prøver å identifisere de håp og forventninger som førte til dette prosjektet i første omgang.
  • Hvordan vet du at de behov du identifisere er de virkelige håp og forventninger som folk har for prosjektet ditt? Bestemme peopleâ € ™ s virkelige tanker og følelser kan være vanskelig. Noen ganger dona de € ™ t ønsker å dele dem; noen ganger de dona € ™ t vet hvordan de skal uttrykke dem klart.

Når du snakker med folk å bestemme behovene prosjektet bør ta, kan du prøve følgende teknikker:

  • Oppmuntre dem til å snakke lenge om deres behov og forventninger.
  • Lytt nøye for eventuelle motsetninger.
  • Oppmuntre dem til å avklare vage ideer.
  • Prøv å bekrefte informasjon fra to eller flere uavhengige kilder.
  • Be dem om å angi den relative betydningen av å ta hver av sine behov.

Følgende skjema er nyttig for å prioritere en persons € ™ s behov:

  • Må: Prosjektet må løse disse behovene, i det minste.
  • Skulle: Prosjektet skal løse disse behovene, hvis det er mulig.
  • Hyggelig å: Det ville være fint for prosjektet for å løse disse behovene, hvis dette doesnâ € ™ t påvirke noe annet.

Se om din organisasjon utført en formell nytte-kostnadsanalyse for prosjektet. En nytte-kostnadsanalyse er en formell identifikasjon og vurdering av følgende:

  • Fordelene forventet fra prosjektet
  • Kostnadene ved å utføre prosjektet og hjelp og støtte de produkter eller tjenester produsert av prosjektet

Kost-nytte-analyse dokumenterer resultatene at folk ble regnet med da de besluttet å gå videre med prosjektet. Derfor er analysen en viktig kilde for de reelle behovene at prosjektet bør ta.