Putting Fet Ord i en indeks

December 23  by Eliza

Mori har et dokument som har "søkeord" oppført med uthevet skrift. Han ønsker å opprette en indeks som inneholder disse søkeordene. Mori lurer på om det er en måte å automatisk merke alle de dristige setninger slik at de vises i en indeks.

Det er et par måter du kan nærme seg denne oppgaven. Kanskje den enkleste måten er å dra nytte av Word AutoMark evne til å lage dine indeksoppføringer. Trikset er å få dine ord-de du ønsker i en indeks-inn i sin egen fil. Her er en enkel måte å gjøre det:

  1. Åpne dokumentet som du vil indeksen.
  2. Opprette et nytt, tomt dokument.
  3. Bytt tilbake til kildedokumentet (den som du vil indeksen).
  4. Trykk Ctrl + F. Word viser Kategorien Finn av Finn og erstatt dialogboksen. (Se figur 1)

    Putting Fet Ord i en indeks

    Figur 1. Finn-fanen i Finn og erstatt dialogboksen.

  5. Sørg for at boksen Finn er tom og at innsettingspunktet er i den.
  6. Trykk Ctrl + B. Ordet indikerer at du ønsker å finne fet tekst.
  7. Velg Uthev Alle elementer funnet i boksen.
  8. Klikk Finn alle. Word fremhever alle ordene i dokumentet som er fet.
  9. Trykk Ctrl + C. Alle ordene er kopiert til utklippstavlen.
  10. Bytt til tomt dokument.
  11. Trykk Ctrl + V. Alle ordene er nå i den tidligere tomt dokument, ett ord per linje.

Med ordene i deres eget dokument, kan du enkelt sortere dem og se etter eventuelle duplikater. Kvitte seg med duplikater slik at du har en liste over unike ord og uttrykk, ett per linje. Deretter må du konvertere teksten til en tabell; bare velg og vise kategorien Sett av båndet, og velge Tabeller | Konverter tekst til tabell. Hva du bør ende opp med er en tabell som har en enkelt kolonne med dine ord og setninger i den kolonnen. (Hvis du ender opp med flere kolonner, kan du angre konverteringen og se etter eventuelle Tab-tegn i listen over ord og uttrykk. Hvis du finner dem, slette dem, som de utløser konverteringen legge til en annen kolonne.)

Med alle dine ord og setninger i en enkelt kolonne, legge til en annen kolonne like til høyre for den første. For AutoMark funksjonen til å fungere best, må den første kolonnen skal inneholde ordene eller frasene du ønsker markert i dokumentet, og den andre kolonnen trenger å inneholde hvordan du vil at disse ord og uttrykk skal vises i indeksen.

For eksempel kan du ha flere varianter av det samme uttrykket i den første kolonnen, som "stemte resultater", "telleapparat resultater", "stemte svar" og "registrer svar." Hvis du vil at hver av disse skal vises i indeksen under uttrykket "tallying resultater," så ville du plassere det uttrykket til høyre for hver av de opprinnelige uttrykk. Hvis du vil at ordet eller uttrykket i venstre kolonne for å være det samme ordet eller uttrykket brukes i indeksen, så bare kopiere den fra den venstre kolonnen til høyre kolonne.

Når du er ferdig med listen, lagre dokumentet. Deretter kan du bruke det du har laget til AutoMark originaldokumentet, på denne måten:

  1. Vise Referanser kategorien av båndet.
  2. Klikk på Insert Index verktøyet. Word viser kategorien Stikkord i dialogboksen Index boksen. (Se figur 2)

    Putting Fet Ord i en indeks

    Figur 2. Indeksen kategorien av Indeks dialogboksen.

  3. Klikk på AutoMark knappen. Word viser Åpne Index AutoMark Dialogboksen.
  4. Bruk kontrollene i dialogboksen for å velge filen som inneholder listen over søkeord og fraser.
  5. Klikk på Åpne.

Det var det. Word bruker din liste over ord som et "veikart" til hva det skal markere i dokumentet. Når AutoMark funksjonen er ferdig, kan du deretter opprette indeksen din som du ønsker.

Hvis du foretrekker det, kan du bruke en makro for å markere alle indeksoppføringer i dokumentet, basert på om teksten er fet eller ikke. Følgende eksempel søker bare gjennom et dokument for noen fet tekst. Hvis den finner at tekst, så det setter et stikkord der.

Sub InsertingIndexEntries ()
Application.ScreenUpdating = False

"Gå til den første siden av dokumentet
Selection.HomeKey wdStory, wdMove

'Sett opp Finn og erstatt drift
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
Med Selection.Find
.Text = ""
.Replacement.Text = ""
.forward = True
.Wrap = WdFindContinue
.Format = True
.MatchWildcards = False
.Font.Bold = True
Avslutt med

'Finner fet tekst og setter et stikkord.
Gjøre
Selection.Find.Execute
Hvis Selection.Find.Found Deretter
'Sjekker om indeksen feltet er valgt
'Dette skjer hvis det ikke inneholder noen oppføringer
Hvis UCase (Selection.Range.Text) <> "ingen indeks inntastinger er funnet." Deretter
'Sett inn en indeksoppføring og bruke teksten innenfor
'Det valgte området som oppføring navnet
ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _
Range: = Selection.Range, _
Entry: = Selection.Range.Text, _
EntryAutoText: = Selection.Range.Text, _
CrossReference: = "", _
CrossReferenceAutoText: = "", _
BookmarkName: = "", _
Fet: = False, _
Kursiv: = False, _
Reading: = ""
"Flytt forbi teksten som ble funnet og den nye indeksoppføringen
Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend
Selection.Collapse wdCollapseEnd
End If
End If
Loop Mens Selection.Find.Found

Application.ScreenUpdating = True
Application.ScreenRefresh
End Sub

Husk at denne makroen finner noen og all fet tekst i dokumentet, inkludert (muligens) steder du kanskje ikke forventer. For eksempel, hvis du har noen overskrifter som er formatert som fet, disse posisjoner vil bli merket for indeksen, også. Videre, hvis du kjører makroen mer enn én gang, kan du ende opp med flere indeksoppføringer for hver uthevet setning eller ord. Hvis du trenger å kjøre den mer enn én gang, bli kvitt de eksisterende indeksfelt før du kjøre den på nytt.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (10438) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Putting Fet Ord i en indeks.