Raskere åpne og lagre en arbeidsbok

August 16  by Eliza

Chris spurte om det var en måte å "kompakt" en stor arbeidsbok for å få fart på sin sparing, åpne og lukke. Det korte svaret er nei, det er ikke en måte-i motsetning til databaseprogrammer (Microsoft Access), gjør Excel ikke har en funksjon for å komprimere en fil.

Som blir sagt, er det ting du kan gjøre for å få fart på sakene, spesielt hvis du har brukt arbeidsboken for en stund. Arbeidsbøker har en tendens til å få "oppblåst" over tid, bare fra rutinemessig bruk. Kanskje den største synderen er makroer, som flere endringer til makroer kan føre til fragmentering av hvordan makrokoden er lagret i en arbeidsbok. Du kan eksportere, slette og importere makromoduler, som vil fikse mye av problemet. Du kan også bruke en tredjeparts "renere" for makroer, som Rob Bovey sin CodeCleaner:

http://www.appspro.com/Utilities/CodeCleaner.htm

Du bør også trykke Ctrl + End i arbeidsboken for å se hvor Excel tar deg. Hvis det er langt utover den siste kolonnen og raden av dine faktiske regnearkdata, deretter Excel lagrer ekstra data (riktignok tomme data) med arbeidsboken. Slett selve kolonner og rader som er til høyre for eller under dine data, lagre deretter.

Du kan også gjøre en "Lagre som" for å lagre arbeidsboken til en ny fil. Sammenligne størrelsen på de gamle og nye filer, holde en som er mindre. Hvis det ikke fungerer (og du bruker Excel 2000 eller senere), lagre arbeidsboken som en HTML-fil. Deretter bruker Excel til å åpne HTML-filen du nettopp lagret, og deretter lagre HTML-filen som en XLS-fil. Denne "rundtur" gjennom HTML-format har vært kjent for å sterkt redusere filstørrelsen. (Hvis du gjør dette, må du eksportere makroer fra den gamle arbeidsbok og importere dem til den nye. Makroer aldri overleve en rundtur HTML erfaring.)

Sjekk for å se om arbeidsboken inneholder-Excel ikke objekter, for eksempel grafikk, lydfiler eller andre innebygde objekter. Disse kan ta seg en bit av fil plass. Hvis du ikke trenger dem, slette dem.

Hvis regnearket har flere pivottabeller, er det flere ting du kan gjøre for å redusere filstørrelsen. Disse ideene er gjengitt i andre saker av ExcelTips.

Hvis arbeidsboken inneholder svært store formler (de som kjører på og på i linjer), undersøke formler for å se om de kan forkortes på noen måte. Kanskje du kan trekke vanlige deler av formler og tilordne dem, som "subformulas," til definerte navn, og deretter referere navnene i dine større formler. Dette sparer særlig plass hvis formelen er brukt mange steder i arbeidsboken.

Også bruker Excel "spor endringer" -funksjonen kan gjøre arbeidsbøker større, spesielt hvis du holder en historie med endringer. Vurdere å slå av denne funksjonen hvis du ikke virkelig trenger det.

Hvis du finner ingen måte å redusere størrelsen på filen din, og det er fortsatt lasting sakte, må du kontrollere at den faktiske nedgangen ikke skyldes din anti-virus programvare. Hvis det er å sjekke og dobbeltsjekke dine Excel-filer, kan det legge seg en bit av tid til noen av dine filoperasjoner-spesielt hvis du er på et nettverk.

Til slutt kan du alltid tenke gjennom organiseringen av arbeidsboken. For eksempel, jeg hadde en arbeidsbok der jeg prøvde å holde alt historisk knyttet til et prosjekt. Resultatet var en stor, stor regneark som tok en evighet å laste over nettverket. Den beste løsningen jeg fant var å kopiere den historiske data jeg ikke lenger trengs til en annen arbeidsbok, og deretter gjøre mitt arbeid med de nyeste prosjekt poster. Denne tilnærmingen tilbudt en dramatisk hastighet forbedring i filoperasjoner.

Lignende metoder kan tas sammen med andre data. For eksempel, i stedet for å holde data for alle klienter i en enkelt arbeidsbok, kan du sette hver enkelt kundes data i sin egen arbeidsbok. Fordelen er at de enkelte arbeidsbøker er lettere å åpne og manipulere enn den store enkeltboken. Du kan deretter bruke andre funksjoner i Excel (inkludert makroer, om ønskelig) for å hente ut data fra de ulike arbeidsbøker for å produsere oppsummeringsrapporter.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2402) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003.