Raskt Formatere flere dokumenter

April 20  by Eliza

Hvis du rutinemessig motta dokumenter fra forskjellige mennesker, lurer du kanskje på om det er en måte å formatere dokumentene slik at de alle ser like ut. Det kan være frustrerende å jobbe med dokumenter der alle har en annen ide om hva som ser "bra" på en trykt side.

Den prøvde og sanne metoden med å standardformateringen av informasjon i et dokument er å bare bruke stiler. Hvis du definerer et sett med stiler som dekker alle dine formaterings behov, kan du deretter lagre disse i en mal som enkelt kan brukes til en rekke dokumenter. Du deretter legge malen til et dokument ved å gjøre følgende:

  1. Velg Maler og tillegg opsjon på Verktøy-menyen. Word viser Maler og tillegg dialogboksen. (Se figur 1)

    Raskt Formatere flere dokumenter

    Figur 1. Maler og tillegg dialogboksen.

  2. Bruke ved-knappen, finn og velg malen du ønsker knyttet til det aktuelle dokumentet.
  3. Sørg for at de automatisk oppdatere Dokument Styles er avmerket.
  4. Klikk på OK.

Disse få enkle trinn gjelder formater i malen til det åpne dokumentet. Hva betyr dette? Det betyr at utseendet på noe formatert med stiler i det gjeldende dokumentet vil bli oppdatert for å reflektere stiler med samme navn i malen. For eksempel, hvis det er en brødtekst format i både dokumentet og malen, vil du stilen i malen overstyre de i dokumentet, og dermed standardisere utseendet på dokumentet.

Det er et par store begrensninger til dette, selvfølgelig. Hvis dokumentet ikke utnytter stiler, eller hvis tegnformatering i dokumentet er eksplisitt styres (med andre ord, brukeren valgte teksten og brukt dialogboksen Skrift eller verktøylinjer for å formatere tekst), deretter feste malen til dokumentet vil ikke ha noen merkbar virkning på teksten. Du vil fortsatt trenger å gå gjennom dokumentet og manuelt bruk stilene fra den nylig vedlagte mal.

Den andre tingen som ikke er oppdatert når du kobler til en ny mal er informasjonen i dialogboksen Sideoppsett. Dermed er ting som papirstørrelse, marger, topp- og bunntekst steder, og orientering ikke berørt. Disse må enten oppdateres manuelt på et dokument-for-dokument basis, eller gjort som en helhet ved bruk av en makro. Rammeverket for slik makro er som følger:

Sub MassFormatFiles
Dim JName As String

Dialoger (wdDialogFileOpen) .Show
Application.ScreenUpdating = False
JName = Dir ("*. Doc")
Mens (JName> "")
Application.Documents.Open Filename: = JName

'Vil formatering her

ActiveDocument.Close Savechanges: = wdSaveChanges
JName = Dir ()
Wend
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Husk det er bare et rammeverk. For å bruke makro, må du erstatte "Gjør formatering her" kommentaren med de faktiske kommandoer som gjør formateringen du vil ha gjort til hver fil. Du kan kopiere disse kommandoene fra en makro hvor du spilte formaterings trinn, hvis ønskelig.

Når du kjører makroen, vil du se en vanlig Åpne dialogboksen. Alt du trenger å gjøre er å vise mappen med filene du ønsker å behandle, og klikk deretter på Åpne. Hver fil åpnes igjen, formatert (med medfølgende formateringskommandoer) og deretter lagret igjen.

Du bør forstå at hver gang du prøver å gjøre noe "mass formatering" på tvers av dokumenter, kjører du risikoen for å rote dokumentene opp i noen uforutsett måte. Hvorfor? Fordi det kan være noen relativt liten, men viktig forskjell mellom dokumenter som blir klønete søl opp ved å bli overstyrt når du søker de vanligste formatene. Ingen mengde automatisk formatering vil kompensere for manuelt å se gjennom hver side av et dokument for å sikre at alt ser ut som det skal.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1516) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003.