Read-Only dokumenter uten et passord

January 9  by Eliza

En vanlig måte å beskytte dokumenter er å sette delingsalternativer tilgjengelig når du lagrer dokumentet. For eksempel, når du lagrer dokumentet kan du velge Verktøy | Generelle alternativer og deretter fylle ut passord i dialogboksen. Ett passord brukes til å åpne dokumentet, og den andre brukes hvis du ønsker å forby endringer i dokumentet.

Ulempen med disse passordalternativer er at brukeren, når de prøver å åpne dokumentet, er presentert med en dialogboks som ber om et passord. Forskjellen mellom de to passordene er at hvis du trenger et passord for å åpne, så brukeren vil ikke selv være i stand til å åpne dokumentet uten. Hvis du trenger et passord for å endre dokumentet, kan brukeren åpne en skrivebeskyttet kopi av dokumentet, selv om de ikke har passord.

Hva om du aldri har tenkt å oppgi passordet til brukerne? I så fall ber om et passord virker som bortkastet tid. I stedet, ville det være fint å ha brukerne kunne hoppe over dialogboksen og bare åpne en skrivebeskyttet kopi av dokumentet. I dette tilfellet er det tre måter du kan implementere en løsning.

Den første (og enkleste) løsningen er å gjøre dokumentet filen skrivebeskyttet. Innenfor Windows (ikke Word), høyreklikk på dokumentet og velg Egenskaper. I dialogboksen som vises kan du endre attributtet for filen. Hvis du merker det som skrivebeskyttet, så ingen kan endre dokumentet; vil det automatisk bli skrivebeskyttet når de åpnes i Word. Selvfølgelig, det er ingenting som hindrer andre i å følge de samme trinnene og fjerne skrivebeskyttelsen, slik at de kan endre den opprinnelige filen.

Den andre metoden er å dra nytte av nettverksinnstillingene dine, hvis du har et nettverk. Bare snakk med systemansvarlig, og ha henne lage en mappe som du kan skrive, men som andre kan bare lese. På den måten kan de ikke endre det opprinnelige dokumentet, men du kan.

Den tredje metode er å beskytte dokumentet annerledes. Når du klikker Beskytt dokument verktøy (i kategorien Gjennomgang av båndet), viser Word Beskytt dokument oppgaveruten. Denne type beskyttelse er ofte brukt når du oppretter skjemaer, men det har anvendbarhet til generelle dokumenter, så vel.

I Beskytt dokument oppgaveruten velge avkryssingsboksen under redigering Restriksjoner, bruker du rullegardinlisten til å velge å fylle ut skjemaer, klikker du "Ja, begynne å håndheve Protection", og deretter gi et passord. Når dokumentet er lagt på et senere tidspunkt, blir ikke brukeren bedt om et passord. Brukeren også ikke vil være i stand til å gjøre andre ting, som for eksempel å velge tekst og kopiere den. Brukeren vil imidlertid være i stand til å vise og skrive ut dokumentet, som ønsket.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (11257) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Read-Only Dokumenter uten et passord.