Redusere filstørrelser for arbeidsbøker med pivottabeller

December 3  by Eliza

Pivottabeller er stor for visse typer dataanalyse. Siden pivottabeller gjøre ganske mye av tallknusing, en av teknikkene Excel bruker for å behandle dem raskere, er å skape en "mellomliggende datasett" for å jobbe med. Denne mellomliggende datasettet, som standard, er lagret med regnearket, så pivottabeller kan øke størrelsen på dine arbeidsbøker, noen ganger dramatisk.

Hvis arbeidsboken inneholder flere pivottabeller, alt basert på en enkelt datakilde, Excel kan skape en mellomliggende datasett for hver pivottabell, i stedet for å bruke en mellomliggende datasettet. Dette, selvfølgelig, kunne øke størrelsen på arbeidsboken svært raskt.

Du kan kontrollere hvordan Excel skaper den mellomliggende datasettet ved å modifisere alternativene du velger i pivot Wizard som setter din pivot sammen. Hvis du har en pivot i arbeidsboken, og når du kjører veiviseren for pivot en gang du angir den samme datakilde som du brukte i den eksisterende pivot, opplyser Excel du at "Den nye rapporten vil bruke mindre minne hvis du baserer det på din eksisterende rapport. " Hvis du klikker Ja, vil du spare minne fordi Excel vil bruke de samme mellomliggende data som det brukes for andre pivottabell.

Du kan også instruere Excel for å ikke lagre mellomliggende datatabeller i samme fil på harddisken med arbeidsboken. Dette vil gjøre størrelsen på arbeidsbokfil mye, mye mindre, men det vil også kreve at pivottabeller skal oppdateres hver gang du åpner arbeidsboken. Følg denne fremgangsmåten:

  1. Kjør veiviseren pivot å lage din pivottabell som du normalt ville.
  2. Når du kommer til siste skjermbilde av pivot Wizard (den med det rutete flagget på det), klikk på Alternativer-knappen for å vise pivottabell dialogboksen Alternativer.
  3. Tømme lagringsdata med Table Layout boksen.
  4. Velg Refresh ved åpning.
  5. Klikk på OK for å lukke pivottabell dialogboksen Alternativer.
  6. Føre trinnene i veiviseren for pivottabell.

Du trenger ikke å velge Refresh på Åpne boksen (trinn 4) hvis du ikke vil, men hvis du ikke gjør det, må du huske å manuelt oppdatere pivot hver gang du åpner arbeidsboken.

Hvis du allerede har ganske mange pivottabeller i arbeidsboken, og du ikke ønsker å gå gjennom prosessen med å lage dem igjen, kan du bruke en makro til å gå gjennom pivottabeller og endre caching indeksen og slå av lagring av den mellomliggende data til disk. Følgende makro vil utføre disse oppgavene:

Sub PTReduceSize ()
Dim wks Som regneark
Dim PT Som pivot

For hver wks I ActiveWorkbook.Worksheets
For Hver PT I wks.PivotTables
PT.RefreshTable
PT.CacheIndex = 1
PT.SaveData = False
Neste
Neste
End Sub

Når makro går (det vil ikke ta lang tid), bør du lagrer arbeidsboken ved å bruke alternativet Lagre som. Dette vil skrive en ny arbeidsbok fil, og du vil være i stand til å sammenligne hvor mye denne endringen redusert størrelsen på arbeidsboken. Husk imidlertid at med de mellomliggende data ikke blir lagret på disken, tar forfriskende av pivottabeller lenger når du først åpne arbeidsboken.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2851) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Redusere filstørrelser for arbeidsbøker med pivottabeller.