Robert Regler for å gi varsel om et møte

January 28  by Eliza

Robert Rules sier at hvis du forventer å gjøre forretninger i navnet til en gruppe, deretter hver avstemning medlem har rett til forrige innkallingen. Det er lett å forstå hvorfor: Hvis du har en rett til å stemme, da har du en grunnleggende rett til å delta. Og du kan ikke delta på et møte hvis du ikke vet om det, ikke sant? Og hvis gruppen er et offentlig organ, som en skolestyret eller et bystyre, så har du sannsynligvis møte noen juridiske krav for offentlig kunngjøring, også.

Som en avstemning medlem av en organisasjon, bør innkallingen inneholde informasjon om tid og sted for møtet, samt spesifisere alle saker som krever forhåndsvarsel etter dine regler. Vanlige eksempler på slike spesielle elementer av virksomheten omfatter forslag om å endre vedtektene, til å vedta eller endre spesielle regler for orden, eller til å endre eller oppheve noe tidligere vedtatt.

Den type varsel du må gi, avhenger blant annet av hva slags møte du gir beskjed om:

  • Regelmessige møter regelmessig og åpen for alle vanlige virksomhet som må diskuteres. Innholdet og leveringskravene i innkallingen til regelmessige møter avhenger stort sett på detaljene i planlegging allerede finnes i dine vedtektene, som også bør gi nærmere detaljer om når og hvordan møte merknader er gitt. Ledetid alltid bør ta hensyn til frekvens og viktigheten av en bestemt møte og avstands medlemmer har til å reise for å delta. Gi varsel langt nok på forhånd for stemmeberettigede medlemmene til å motta innkalling og ordne planene sine slik at de kan delta.
  • Spesielle møter kalles bare hvis noe viktig kommer opp som må håndteres før neste ordinære styremøte. Spesielle møter alltid kreve forhåndsvarsel. Spesielle møte merknader må omfatte ikke bare dato, tid, sted, og plassering, men de må også oppgi all virksomhet skal være med i møtet. Ingenting, gjentar ingenting, kan betraktes i et ekstraordinært møte hvis det er ikke inkludert i varsel.

    For å være på den sikre siden, sørg for at vedtektene sier at skriftlig melding om et spesielt møte må være sendt innen en viss tidsramme før møtet. For eksempel, "Innkalling til spesielle møter skal sendes til medlemmene minst 14 dager, men ikke mer enn 30 dager før møtet." Selve serien for varsel vil variere avhengig av størrelsen på gruppen og avstands medlemmene må reise.

Avhengig av reglene i organisasjonen, kan forhåndsvarsel ta noen av flere former. Innkalling kan gis

  • Ved en enkel kunngjøring på et vanlig møte. Til Små uformelle komiteer som møtes ofte arbeider med et prosjekt ofte vedta denne metoden.
  • Av en fast regel i vedtektene etablere et ordinært møte tid og sted. For eksempel "Regelmessige møter i Second torsdag Club vil bli holdt på den tredje onsdagen i hver måned, midt på dagen i tirsdagens restaurant."
  • Ved å sende epost (eller på annen måte distribuere) skriftlig varsel om tid og sted for møtet en rimelig tid på forhånd. Dette er den vanligste metoden.

Vær oppmerksom på at elektronisk varsling ofte ikke oppfyller kravet om å gjøre en god tro innsats for å ta kontakt med ditt medlemskap som noen medlemmer ikke kan ha enkel tilgang til elektronisk kommunikasjon.