Robert Rules: Bruke en Agenda for å produsere bedre Møter

May 23  by Eliza

Det er 19:00 på tirsdag kveld. Du er til stede den vanlige månedlige møte i nabolaget ditt foreningen. Din president, Prissy Gardner (som ble valgt fordi ingen andre ville ha jobben), er klar til å starte møtet. Prissy er egentlig en Stickler når det gjelder å holde petunia vannet ved hovedinngangen til nabolaget, men hun mener styret er bare en stor kjønnkomiteen. Så begynner hun på møtet av ved å gå over minutter forrige måneds - vel, bare den delen om den nye bedet hun vil. Når hun kommer gjennom med det, begynner hun å snakke om muligheten for å bruke litt penger på et sprinkleranlegg.

På tross av de store organisatoriske verktøy og teknikker tilgjengelig i Roberts Rules, for noen grunn møter skjer hele tiden der presiderende embedsmenn som Prissy fly med sete for sine bukser - gå over minutter forrige måneds, rehashing gamle beslutninger, intersper reelle diskusjoner med kommentarer, og undertrykke alle som prøver å flytte ting sammen.

Hvis du er uheldig nok til å være medlem av en slik organisasjon, da du allerede vet betydningen av å vite hvordan å gjøre et møte kjøre med en rimelig mengde utsendelse. Hvis ikke, så fremtiden er nå for alle som kan være effektiv når det gjelder å kjøre møter.

Forstå dagsorden

Du vet den eneste måten å få mest mulig ut av din tid er å bruke den klokt, og du ønsker å gjøre hvert sekund du har telling. Når det gjelder møter, måten å være effektiv samtidig er å forberede og gjøre god bruk av en agenda.

En agenda er egentlig et program eller oppføring av hendelser og saker som vil komme før møtet. Det kan være et detaljert program som dekker flere møter i en økt, eller det kan være en kort liste over de saker som skal behandles i en rutine styremøte. Dagsordenen kan (men ikke må) viser time for hver hendelse, eller det kan bare vise den totale avsatte tiden til hvert element.

Dagsordenen kan vedtas (det vil si gjøres bindende for møtet), eller det kan rett og slett være en guide for å holde møtet på sporet. Vedta din agenda er ofte en god idé fordi det får alle i avtale med møteplan i begynnelsen av møtet.

Robert Rules 'grunnleggende agenda

Robert gir oss en bestilling av virksomheten, men ikke mandat noen spesiell agenda. Men han gir oss en agenda protokoll som har blitt så utbredt at det er nesten universelt akseptert som en grunnleggende møteplan. Ikke alt i agenda som vises her er nødvendig i enhver situasjon, og din agenda kan selv trenger å være mer omfattende og detaljert. Men i sin egen rett, er dette grunnleggende agenda et flott arrangement av hendelser, i samsvar med den standard bestilling av virksomheten diskutert i dette kapittelet; du kan finne det i hjertet av omtrent alle gode forretningsmøte du noen gang delta.

Ring for å bestille

Når den tid kommer, starter møtet i tide. En enkelt rap av gavel til avtalt time og erklæringen, "Møtet vil komme til orden" er tilstrekkelig. Du kan ikke ferdig i tide hvis du ikke begynner på gang, og alle vet når møtet starter. En god leder er kjent for å starte møter på tid og vil alltid bli respektert for det.

Åpning seremonier

Din gruppen kan vanligvis åpne møter med en påkallelse og resitasjon av troskapsbønnen. Kanskje du synger en salme eller nasjonalsangen. Protokollen er "Gud før landet" (som betyr at du påkalle guddommen før du hilse flagget), så har tenkt å gjøre din påkalling før du sier Pledge. Denne delen av agendaen er også stedet for å inkludere noen spesiell åpning toeggede ritualer, en hilsen gitt av en av dine offiserer, eller noe annet som kan rimelighet faller inn under kategorien av seremonien. Du trenger ikke å bruke det, selvfølgelig, og i mange typer møter, vil du hoppe over dette elementet.

Navneopprop

Hvis gruppen er et offentlig organ, eller hvis du har en regel om at enkelte offiserer må være til stede før møtet kan fortsette, er dette tiden for å ringe roll. Men hvis du ikke har en regel som krever det, bør du ikke kaste bort tiden din på dette elementet.

Samtykke kalender

Dette elementet er ikke brukes ofte, bortsett fra i spesialiserte organisasjoner som offentlige lovgivende organer eller en stor profesjonell samfunn hus av delegater. En samtykke kalender behandler raskt mye noncontroversial elementer som kan kastes raskt ved å plassere dem på en liste (samtykke kalender) av elementer som skal vedtas på en gang. Listen kan også inneholde spesielle preferanse saker som skal behandles i rekkefølge på riktig tidspunkt. Dette samtykket kalender er vanligvis plassert i en bestilling av virksomheten ved en spesiell regel av orden, og dens plassering er generelt av relativt høy rang.

Standard bestilling av virksomheten

Alt på dagsorden utenom standard bestilling av virksomheten er egentlig bare ordnet i forhold til møtet. All virksomheten virkelig begynner med godkjenning av protokollen, og slutter når du er ferdig med noen ny virksomhet.

Bra av ordren

Dette er en tid satt til side for medlemmene å tilby kommentarer eller observasjoner (uten formelle forslag) om samfunnet og dets arbeid. Den gode av ordren er også tid til å tilby en løsning for å få en disiplinær anklage mot et medlem for lovbrudd begått utenfor et møte.

Kunngjøringer

Denne delen av den grunnleggende agenda setter av tid til offiserer (og medlemmer, når det passer) for å gjøre kunngjøringer. Men det faktum at dette er en sak hindrer ikke stol fra å gjøre en nødmelding til enhver tid.

Program

Hvis du er å tilby noen annen generell presentasjon av interesse for medlemmene, enten det er en film, en gjestetaler, foreleser, eller noe annet program, bør det bli presentert før møtet hevet. Hvis du heller vil gjennomføre programmet på et annet sted i dagsorden, kan det være planlagt å finne sted før protokollen blir lest, eller ved å henge reglene, satt inn i standard bestilling av virksomheten.

Gjesteforelesere er ofte på stramme tidsplaner, så det er ganske riktig for stolen for å be om enstemmighet for å plassere programmet til enhver passende sted på dagsorden, selv om det bare praktisk sted er innenfor forretningsorden.

Utsette

Denne delen av dagsorden markerer slutten av møtet - på tide å dra hjem. Men ikke dra før stolen erklærer møtet hevet, eller du kan bare gå glipp av noe viktig.