Sammenslåing formaterte data

June 13  by Eliza

Volker beskrev en situasjon som han hadde da samkjøring av data fra en Access-database. I databasen bruker han en maske for telefonnummeret felt, for eksempel! (999) 000-0000 ;; _. Når han fusjonerer inn telefonnummeret i Word-dokumentet, formaterings symboler (bindestreker og parenteser) er ikke i de fusjonerte data, så de telefonnumre ser rart.

Hvis du har kontroll over Access-databasen, kanskje den enkleste løsningen er å endre hvordan dataene er faktisk lagret i Access datatabellen. Når du definerer telefonnummeret ditt felt i Access, angir at masken tegnene lagres med dataene i telefonnummeret feltet. (Access kan du enten lagre masken tegn eller ikke.) Hvis du velger å lagre uten dem, vil du spare plass i datatabellen. Hvis du velger å lagre med dem, så de er tilgjengelige for eksport til programmer som Word.

Hvis du har ingen kontroll over Access-databasen, og deretter gjøre endringer i hvordan data blir lagret er sannsynligvis ikke et alternativ for deg. I så fall må du kanskje spille med flettefeltene brukes av Word. Hvis dataene er lagret i Access-tabell som et tall, så kan du legge en maske for å MERGEFIELD felt innenfor Word flette dokumentet. Noen gode tips for hvordan du gjør det finner du på en av følgende steder:

http://www.gmayor.com/formatting_word_fields.htm

Husk at bruk av masker på denne måten vil bare fungere hvis telefonnummeret er lagret i Access som en numerisk verdi. Basert på det faktum at du bruker en maske for Access-feltet, forteller at meg at telefonnummeret er lagret som tekst. (Masker er bare tilgjengelige for dato og tekstfelt i Access, ikke for numeriske felt.) Den eneste utvei i så fall er å faktisk endre hvordan informasjonen er lagret i Access-tabell.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (10252) gjelder for Microsoft Word 2007 og 2010. Du kan finne en versjon av dette tipset for den eldre menygrensesnittet i Word her: Sammenslåing formaterte dataene.