Ser etter meldinger i Cells

July 23  by Eliza

Blair har et regneark delt inn i to områder: dataregistrering og dataverifisering. Dataverifiserings området består av formler som kontrollerer oppføringer ved hjelp av IF-setninger. Hvis et problem ligger, er en tekstmelding vises i en celle i verifikasjons området, ellers formelen returnerer en blank. Følgende er en typisk verifisering formel:

= HVIS (A1 <> 5, "Verdien i A1 er ikke 5")

Problemet er at dataene verifisering området kan være ganske stor, noe som betyr at det er lett å gå glipp av en av tekstmeldingene. Blair lurte på om det var en måte å lage en formel som undersøkte dataverifisering området og returnerte en eneste melding om det var noen andre meldinger i området.

Det finnes en rekke forskjellige måter som dette problemet kan tilnærmes. Hvis data verifisering området er sammenhengende, deretter en enkel matriseformel vil gjøre utslaget. Skriv inn følgende i en tom celle i regnearket:

= SUM ((LEN (ValRange) 0>) * 1)

Kontroller at ValRange erstattes med utvalg av celler i datavalidering området. Sørg også for at du går inn i formelen ved å trykke Shift + Ctrl + Enter (for å betegne det er en matriseformel). Formelen returnerer en verdi som angir hvor mange celler i området har en lengde som er større enn 0. Med andre ord, teller det antall celler som har meldinger synlige.

Hvis du foretrekker å ikke bruke en matriseformel, kan du oppnå samme resultat ved å bruke følgende vanlige formelen:

= SUMPRODUCT ((LEN (ValRange) 0>) * 1)

Resultatet er, igjen, er det antall celler som har en lengde som er større enn 0. En annen tilnærming er å bruke noen av de COUNT funksjonene som tilbys av Excel:

= ANTALLA (ValRange) - COUNTBLANK (ValRange)

Denne formelen teller antall celler i serien, og subtraherer antall tomme celler i området da. Resultatet er det antall celler som er ikke-blank, eller de som er visning av meldinger. En annen formalistisk tilnærming kan brukes til å bestemme et enkelt ja / nei svar:

= HVIS (ANTALL.HVIS (ValRange "? *"), "", "Nei") & "Verification meldinger"

Hvis det er ingen meldinger i ValRange, formelen returnerer "Ingen Kontroll meldinger». Hvis det finnes meldinger, fjerner den "Nei" og returnerer bare "Verification meldinger».

Det ville også være en god idé å bruke betinget formatering til data verifisering området. Mens formlene diskutert så langt vil fortelle deg om det er meldinger, vil det ikke markere hvor disse meldingene er-betinget formatering kan finne hver melding. Velg alle cellene i området som inneholder formler, og deretter bruke betinget formatering for å sjekke lengden på disse cellene. Hvis lengden er større enn 0, kan cellen bli formatert for å vise en rød bakgrunn. Dette vil gjøre noen meldinger i dataverifisering området mye vanskeligere å gå glipp av når du blar gjennom regnearket.

Hvis du er i humør til å fullstendig redesign regnearket, ville en mer kraftfull tilnærming være å gjøre unna med data verifisering området. Du kan oppnå de samme resultatene (sjekke hva som er i dataregistrering området) ved hjelp av datavalidering for hver av inngangs celler. Satt opp riktig, ville datavalidering være sikker på at den som brukeren akseptable verdier i hver celle, og fjerner behovet for mye av datavalidering området.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2772) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003.