Sikre standard enheter ved dataregistrering

February 9  by Eliza

Sharon har et regneark som hun bruker til å registrere avstander. Flere mennesker inn data i regnearket og noen angir avstanden i miles (for eksempel 15 m) og andre angir avstanden i kilometer (for eksempel 28 km). Sharon verk hvis det er en formel hun kan bruke til å konvertere det som er lagt inn i cellen i kilometer, slik at alle svar er den samme?

Det finnes formler du kan bruke til å gjøre konverteringen, men før de kommer til dem det ville være en god idé å vurdere hvordan du setter regnearket sammen. Fra en data ledelse ståsted, er det ikke en god idé å tillate folk å angi enheter i samme celle som inngangsverdi. Problemet er at du aldri vil være i stand til å felle alle mulige brukerfeil og skrivefeil. For eksempel kan noen gå inn 15 miles som ett av følgende:. 15 miles, 15 mil, 15miles, 15mi, 15nile, 15 ni, 15 mu, 15mi, 15mi, skjer etc. Det samme problemet med km oppføring.

En god idé er å splitte verdien fra enhetene betegnelse. For eksempel kan du tillate noen å sette en verdi i celle B4 og deretter i celle C4 kunne de inn en benevnelse på om verdien representerer miles eller kilometer. Du kan bruke datavalidering på cellen for å begrense akseptable valg for sin oppføring. Resultatet er en mer "vanntett" metode for dataregistrering.

Som blir sagt, la oss undersøke noen ideer for å gjøre din datakonvertering. Excel gir en kul CONVERT funksjon som lar deg, merkelig nok, utføre datakonverteringer fra ett målesystem til et annet. Den KONVERTER-funksjonen er innebygd i Excel 2007, men inngår som en del av den Analyseverktøy i tidligere versjoner av programmet. Formelen for å konvertere fra miles til kilometer ville være som følger:

= KONVERTER (B4, "mi", "km")

Hvis du ønsker å vite alle måleenhetene du kan angi med CONVERT funksjon, bør Excel online hjelpesystem være opp til oppgaven.

Hvis du bruker celle C4 å angi en måleenhet (enten "mi" eller "km"), så kan følgende formel kan brukes til å alltid sørge for at det ble lagt inn i celle B4 ble uttrykt i kilometer:

IF (C4 = "mi", konvertere (B4, "mi", "km"), B4)

Hvis du ikke er i stand til å splitte måleenhetene inn i en annen celle, så du blir igjen for å prøve å gjøre noen datakonvertering på hva som er angitt. Det som er viktig å huske er at det som er lagt inn er behandlet av Excel som en tekstverdi siden den inneholder ikke-numeriske tegn.

La oss anta for et øyeblikk at noen går inn i celle B4 verdien "5 mi", uten anførselstegn. Du må bruke en formel for å kle av de ikke-numeriske tegn

= HVIS (HØYRE (STEDFORTREDER (B4, "", ""), 2) = "mi", konvertere (VERDI (
VENSTRE (B4, LEN (B4) -2)), "mi", "km"), VERDI (VENSTRE (B4, LEN (B4) -2)))

Formelen ser på verdien i celle B4 og spesielt undersøker de to tegnene lengst mot høyre, etter eventuelle mellomrom i cellen har blitt fjernet. Hvis disse to karakterene er "mi" (uten anførselstegn, selvfølgelig) så CONVERT funksjonen brukes til å gjøre en konvertering på den numeriske delen av cellen. Hvis de to tegnene lengst mot høyre er noe annet enn "mi" så formelen returnerer bare den numeriske delen av cellen uten noen endring.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (7608) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Sikre Standard Enheter ved dataregistrering.