Slik kjører du en Post-prosjektet Evalueringsmøte

Som prosjektleder vil du ønsker å kjøre en post-prosjekt evalueringsmøte. En post-prosjekt evalueringen er bare så god som resultatene, utbetalinger, og ytelsesinformasjon ita € ™ s basert på. Før du gjennomfører møtet, samle prosjektdata; etablere et møte agenda; vet hvilke problemer å løse; og vet hvordan de skal få konstruktive tilbakemeldinger.

Data for å samle før en post-prosjekt evalueringsmøte

Forbered deg på din post-prosjekt evalueringsmøte ved å samle informasjon om følgende:

• Prosjektresultater
• Planmessig gjennomføring
• Ressurs utgifter
• Problemene som oppsto i løpet av prosjektet
• Endringer i løpet av prosjektet i mål, planer og budsjetter
• Uventede hendelser eller endringer i miljøet i løpet av prosjektet
• Customersâ € ™ tilfredshet med prosjektresultater
• Managementâ € ™ s tilfredshet med prosjektresultater
• Effektiviteten av prosjektprosesser
• Erfaringer

Sette en agenda for et post-prosjekt evalueringsmøte

Utarbeide en detaljert agenda for den post-prosjekt evalueringsmøtet som angir ganger når topic diskusjoner vil starte og slutte. Vurdere å inkludere følgende emner på agendaen:

• Uttalelse av meetingâ € ™ s formål
• Spesifikke møte utfall skal gjøres
• Høydepunkter i prosjektet ytelse, inkludert følgende:
  • Resultater, planer og ressurser
  • Tilnærminger til prosjektplanlegging
  • Prosjekt-sporing systemer og prosedyrer
  • Prosjektkommunikasjon
  • Prosjektgruppen praksis og effektivitet
• Anerkjennelse og diskusjon av spesielle prestasjoner
• Gjennomgang av kunde- og ledelse reaksjoner på prosjektet
• Diskusjon av problemer og problemer
• Diskusjon om hvordan å reflektere erfaringene fra dette prosjektet i det videre arbeidet

Sirkulere et utkast til agenda, relaterte bakgrunnsmateriale, og en liste over deltakere til alle forventede deltakere minst en uke før møtet. Denne forhåndsvarsel gir folk tid til å foreslå tillegg, slettinger og endringer i dagsorden. Revidere agenda for å løse disse forslagene, og fordele den endelige agendaen til alle møtedeltakere minst en dag før møtet.

Saker å ta opp på en post-prosjekt evalueringsmøte

En vellykket post-prosjekt evalueringsmøte (som du kan holde i person, via videokonferanse, eller gjennom de fleste andre møtemetoder) krever at du ta de riktige emner og at folk deler sine prosjekt tanker og erfaringer åpent og ærlig.

På post-prosjekt evalueringsmøte, utforske følgende problemer:

• Visste du utføre alle prosjektets mål?
• Møtte du prosjektplanen?
• Visste du fullføre prosjektet innenfor budsjettet?
• Med hensyn til problemer i løpet av prosjekt
  • Kunne du ha forventet og planlagt for dem på forhånd? I så fall, hvordan?
  • Visste du håndtere dem effektivt når de oppsto?
• Visste du bruke organizationâ € ™ s prosjekt-styringssystemer og prosedyrer effektivt?

Hvordan få konstruktive tilbakemeldinger fra en post-prosjekt evalueringsmøte

For å sikre at du får den mest nøyaktige informasjon og de beste anbefalingene for fremtidige handlinger, gjør følgende før og under post-prosjekt evalueringsmøte:

• Inviter de riktige menneskene. Inviter alle menneskene som deltok i prosjektet på alle punkter i hele sitt liv. Hvis listen over potensielle inviterte er for lang, kan du vurdere å møte separat med utvalgte undergrupper og deretter holde et fellesmøte der alle gjennomgår resultatene av de mindre møter og du oppfordre avsluttende kommentarer og forslag.
• Erklære ved begynnelsen av møtet at ita € ™ s ment å være en lærerik opplevelse snarere enn en finger peker sesjon. Som prosjektleder, kjører du den post-prosjekt evalueringsmøte. På sitt begynnelsen, må du erklære at økten er en tid for selvransakelse og forslag for å sikre suksess for fremtidige prosjekter.

  Hvis folk begynner å angripe eller kritisere andre deltakere, kan du umiddelbart bringe diskusjonen tilbake på sporet ved å spørre deltakerne på følgende spørsmål:

  • Hva kan du gjøre i fremtiden for å håndtere mer effektivt med slike situasjoner?
  • Hva kan du gjøre i fremtiden for å avverge slike situasjoner?
• Oppmuntre folk til
  • Identifisere hva andre mennesker gjorde det bra.
  • Undersøke sine egne prestasjoner og se hvordan de Coulda € ™ ve håndtert situasjonene annerledes.
• Vurdere å holde økten borte fra kontoret. Folk ofte føler seg mer komfortable kritikk eksisterende praksis og diskutere nye tilnærminger når theyâ € ™ re borte fra sine normale arbeidsmiljøer.

Sørg for å tildele en person til å ta notater under post-prosjekt evalueringsmøte. I tillegg til en liste over deltakere og høydepunkter av informasjon, bør notene liste alle avtalte-on aktiviteter for å implementere erfaringene fra møtet og de ansvarlige for disse aktivitetene.