Sortering postnummer

October 4  by Eliza

Postnummer kommer i to varianter: femsifrede koder og ni-sifrede koder. Hvis du skriver inn en kolonne med postnummer i Excel-noen fem-tall og noen ni-du kan lure på hvorfor de ikke sortere riktig.

Årsaken er at Excel gjenkjenner de fem-sifrede koder som numeriske oppføringer og ni-sifrede koder som tekstoppføringer. (Det er dashbordet i midten av de ni-sifrede koder som gjør Excel behandle oppføringen som tekst.) Problemet med sortering tallene er at Excel behandler numeriske og tekstverdier annerledes når sortering.

Løsningen (uten å ty til formler og flere kolonner for sortering) er å sørge for at du tvinge Excel til å behandle alle oppføringene som tekst. Du kan gjøre dette ved å formatere en kolonne som tekst før du setter i ditt første postnummer. Bare følg disse trinnene:

  1. Velg kolonnen (eller celler) du vil at Excel skal behandles som tekst.
  2. Velg Celler alternativ fra Format-menyen. Excel viser dialogboksen Formater celler.
  3. Kontroller at kategorien Tall er valgt. (Se figur 1)

    Sortering postnummer

    Figur 1. Antall kategorien i dialogboksen Formater celler.

  4. I listen over tilgjengelige formater, velg Tekst.
  5. Klikk på OK.

Dette formaterer cellene som tekst, og du kan deretter sortere postnummer riktig. Ikke bli villedet her, men: Du må gjøre formatet endringen før du skriver inn verdier i cellene. Hvis du formaterer cellene som tekst når du skriver inn informasjon, vil de fortsatt ikke sortere riktig. Du kan gjøre følgende, men:

  1. Formater som tekst.
  2. Velg en celle som har en fem-sifret postnummer i det.
  3. Trykk F2. Dette informerer Excel du vil redigere cellen.
  4. Umiddelbart trykk på Enter. Dette forteller Excel du er ferdig med å redigere cellen.
  5. Gjenta trinn 2 til 4 for hver celle som inneholder en fem-sifret postnummer.

Når denne prosessen er ferdig, kan du sortere cellene, som ønsket.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2793) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Excel (Excel 2007 og senere) her: Sortering postnummer.