Sortering Single-Kolonne Adresser

June 1  by Eliza

Alexander spurte om det var en enkel måte å sortere enkeltkolonne adresser i Word, for eksempel følgende:

Jane R. Doe
1234 Majorstua Road
Mapleton, AZ 85229

Fred Davis
5678 Main Street
Yorba Linda, CA 94123

Svaret avhenger av din definisjon av "easy". Den mest allsidige langsiktig løsning er å overføre adressene til en slags databaseprogram, eller til og med til Excel. Du kan organisere og sortere til hjertet ditt innhold i disse programmene, og så bare slå sammen resultatene tilbake i Word.

Hvis du er innstilt på å holde adressene i Word, så kan du sortere dem lett, gitt noen forutsetninger er oppfylt. Først av alt, må hver adresse "blokk" (i mangel av et bedre ord) være et enkelt avsnitt. Dette betyr at det må være et manuelt linjeskift (Shift + Enter) på slutten av hver linje i adresseblokk, bortsett fra den siste. For det andre er det eneste stedet i den første linjen der det kan være noen faste mellomrom like før begynnelsen av etternavn. For alle andre områder (si, mellom fornavn og mellomnavn innledende eller mellom en tittel og det første navnet), bør du bruke et ikke-brytende mellomrom.

Med dataene i forsvarlig stand, kan du nå sortere adressene ved å følge disse trinnene:

  1. Velg alle adresser du vil sortere.
  2. Velger du Sorter fra Tabell-menyen. Word viser Sorter dialogboksen Tekstboks. (Se figur 1)

    Sortering Single-Kolonne Adresser

    Figur 1. Sorter dialogboksen Tekstboks.

  3. Klikk på Valg-knappen. Word viser Sorter dialogboksen Alternativer. (Se figur 2)

    Sortering Single-Kolonne Adresser

    Figur 2. Sorter dialogboksen Alternativer.

  4. Sørg for at Andre er valgt, og at den lille boksen til høyre over andre inneholder et enkelt mellomrom.
  5. Klikk på OK.
  6. Bruke Sortering nedtrekkslisten, velg Word to alternativ. (Word anser alt opp til første plass på hver første linje for å være det første ordet, og deretter alt etterpå for å være det andre ordet. Siden den eneste plassen på den første linjen i hver blokk er like før det siste navnet, betyr det at du er instruere Word for å sortere etter etternavn.)
  7. Klikk på OK.

Adressene er nå sortert riktig.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1642) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003. Du kan finne en versjon av dette tipset for Båndet av Word (Word 2007 og senere) her: Sortering Single-Kolonne adresser.