Sortering store lister

February 4  by Eliza

I et kontormiljø, er det ikke uvanlig å laste store lister av data i Excel som har blitt generert av programmer forskjellige enn Excel. Du kan deretter bruke Excel til å massere og analysere dataene for å passe dine behov.

En vanlig oppgave er å sortere listen data. Hvis du sortere listen og deretter finne ut at den slags ikke var ikke riktig, kan dette være svært urovekkende. Det er tre mulige årsaker til at en liste ikke vil sortere riktig.

Først, listen kunne inkludere tomme rader eller kolonner. Hvis dette er tilfelle, så kan du bare sortere listen ordentlig ved å velge hele listen før du gjør slikt. Når du stole på Excel for å velge listen automatisk, stopper den på tomme rader og kolonner, som selvfølgelig påvirker din sortering.

Sekund, listen kunne være så stor at du bare ikke har nok minne til å utføre en fullstendig slags dine data. Den eneste løsningen på dette er å sortere listen på en annen maskin, eller legge til mer minne i datamaskinen.

Tredje, listen kunne inneholde tall som er formatert som tekst. Enten den opprinnelige filen inneholdt tegn som Excel ikke kan tolke som tall (for eksempel et minustegn til høyre for et tall), eller Excel import filter nettopp besluttet å feiltolke data ble det lesing.

I virkeligheten er det denne tredje mulighet som er den mest sannsynlige når du importerer informasjon i Excel. La oss si at du sortere en liste basert på en bestemt kolonne, og listen ser ut til å "starte på nytt" igjen i midten. For eksempel kan sorterer den fra 1 til 1000, og deretter starter på nytt på 1. Dette er en død gi bort at det andre sett av verdier (den andre gjennom en 1000-serien) består av celler som er formatert som tekst og ikke som tall. Hvorfor? Fordi teksten er alltid sortert å vises etter vanlige tall. Å konvertere tekstverdiene til tall, kan du prøve disse trinnene:

  1. I en tom celle, skriv tallet 1.
  2. Velg cellen og trykk Ctrl + C. Dette kopierer celle til utklippstavlen.
  3. Velg cellene som du tror inneholder tall formatert som tekst.
  4. Velg Lim inn fra Rediger-menyen. Excel viser dialogboksen Lim inn. (Se figur 1)

    Sortering store lister

    Figur 1. dialogboksen Lim inn.

  5. Kontroller at Multiply radio knappen er valgt.
  6. Klikk på OK.
  7. Slett cellen du opprettet i trinn 1.

Når du er ferdig, er noen tall formatert som tekst konvertert til deres numeriske ekvivalenter. Deretter kan du prøve å ty listen data.

Du bør være oppmerksom på at de ovennevnte trinnene ikke vil fungere hvis SMS-formatert verdier som importeres til Excel har noen tekst, annet enn en plass, i dem. Noen programmer legger ASCII karakter 160. Dette tegnet er også kalt "sticky-plass." Det ser ut som en plass, men opptrer ikke som en. Uvedkommende tekst må fjernes før du kan gjøre teksten til tall. Du kan selvfølgelig bruke Finn og erstatt-funksjonen i Excel for å kvitte seg med alle ikke-numeriske tegn i et område med celler.

ExcelTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Excel trening. Dette tipset (2922) gjelder for Microsoft Excel 97, 2000, 2002, og 2003.