Speiling Dokumenter

September 25  by Eliza

Sarah har et dokument som hun trenger å spare i to forskjellige mapper på hennes system. Hun lurer på om det er en måte å få oppdateringer til én kopi av dokumentet automatisk bli reflektert i den andre kopien av dokumentet.

Det er faktisk flere måter du kan nærme seg dette problemet. Det ene er å lage en makro som faktisk lagrer dokumentet i to steder. Her er et eksempel på en makro som gjør det.

Sub DualSave ()
Dim FirstFolder As String
Dim SecondFolder As String
Dim DocName As String
Dim objF Som Object
Dim retVal Som Long

SecondFolder = "c: \ Min posisjon \"

Med ActiveDocument
Hvis ikke .Saved Deretter
.Lagre
FirstFolder = .Path & "\"
DocName = .name
Hvis FirstFolder = SecondFolder Deretter
MsgBox "ADVARSEL! Second mappen er det samme som første mappen."
Exit Sub
End If

Satt objF = Create ("Scripting.FileSystemObject")
retVal = -1
On Error Resume Next
retVal = objF.CopyFile (FirstFolder & DocName, _
SecondFolder & DocName, sann)
On Error GoTo 0
Satt objF = Nothing
Hvis retVal <> 0 Then
MsgBox "Fil kunne ikke kopieres til mappe" & SecondFolder
End If
End If
Avslutt med
End Sub

Slik makro er alt for enkle, ved at den kopierer fra der du er nå til en annen mappe (spesifisert i SecondFolder variabel). Det betyr at hvis du åpner opp dokumentet i den andre mappen og deretter lagre det, er det opprinnelige dokumentet ikke oppdatert og kjører DualSave makro vil generere en feil. (Feilen oppstår fordi de første og andre mappenavn vil være den samme.) På grunn av dette, en makro tilnærming som dette er mer egnet hvis du vil kopiere til en annen plassering som en måte å ta sikkerhetskopier av dine dokumenter. Et tilleggsprogram skapt av Word MVP Graham Ordfører gjør noenlunde det samme:

http://www.gmayor.com/SaveInTwoPlacesAddIn.htm

En annen tilnærming (som ikke krever en makro) er å lage din hoveddokument og deretter opprette speilet dokumentet ved hjelp av "Lim Link" evner av Word. Du bare velger hele første dokumentet og deretter bruke, i speil dokument, Lim Link lime inn informasjonen. Resultatet er at speilet dokumentet gjenspeiler alltid alt som er i hoveddokumentet. (Ytterligere informasjon om hvordan du kobler Word-dokumenter er presentert i andre WordTips.) Ulempen er at du ikke kan gjøre endringer i speilet dokumentet og har de som reflekteres i hoveddokumentet; speiling er bare i én retning.

Kanskje den beste løsningen er imidlertid ikke å stole på Word i det hele tatt. I stedet lagre hoveddokumentet, og i Windows, lage en snarvei til at hoveddokument. Flytt snarveien til den andre mappen, og du er klar. Nå noen kan åpne enten det opprinnelige dokumentet eller snarveien, og det vil alltid forholde seg til samme dokument. For å opprette snarveien, gjør du følgende:

  1. Lagre dokumentet, og avslutt Word helt.
  2. Finn og høyreklikk på dokumentet filen du nettopp lagret. Windows viser en kontekstmeny.
  3. Velg Lag snarvei. Snarveien er plassert i samme mappe som originaldokumentet.
  4. Åpne et vindu for den andre mappen.
  5. Dra snarveien fra den første mappen til den andre mappen.

Snarvei din er nå på plass. Hvis du dobbeltklikker på den, åpner Word originaldokumentet. Du nå i hovedsak har et enkelt dokument tilgjengelig gjennom to forskjellige mapper. Ulempen med denne tilnærmingen, selvfølgelig, er at den andre mappen bare inneholder en snarvei til det opprinnelige dokumentet, som betyr at du bør ikke vurdere snarveien som en backup av originaldokumentet; det er det ikke. Hvis du faktisk leter etter en måte å ta sikkerhetskopier av dokumenter, og deretter bruke en av de andre andre løsninger som drøftes i dette tipset.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (12633) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013.