Spesifisere under oppføringer i en AutoMark File

John spurte hvordan å spesifisere under oppføringer i en AutoMark fil. En AutoMark fil, også kalt en konkordans fil, kan brukes av Word til å automatisk markere et dokument for en indeks. Du opprette filen, som angir hvilke ord eller uttrykk du vil ha merket for indeksen, og deretter Word søker gjennom dokumentet, på jakt etter de ordene og setningene og merking dem deretter.

Hvordan du bruker en AutoMark fil kommer helt an på hvilken versjon av Word du bruker. Hvis du bruker Word 97 eller Word 2000, velger du Sett inn | Stikkordregister og tabeller | Index | AutoMark. Hvis du bruker Word 2002 eller Word 2003 velger du Sett inn | Referanser | Stikkordregister og tabeller, og du kan deretter klikke på AutoMark knappen i dialogboksen som vises.

I utgangspunktet består en AutoMark fil en tabell med to kolonner av. I venstre kolonne angir du ordet eller uttrykket du vil utløse et stikkord. I høyre kolonne angir du den faktiske indeksoppføringen selv. For eksempel, i venstre kolonne kan du gå inn Menkaure, og i høyre kolonne kan du angi pyramidene. På denne måten vil alle forekomster av ordet Menkaure i dokumentet resultere i et stikkord under ordet pyramidene.

Hvis du ønsker å få mer spesifikk, kan du angi at en bestemt søkeord skal gå under en subentry. For eksempel kan du sette ordet Menkaure i venstre kolonne, og i retten du kan sette pyramidene: Egypt. På denne måten vil alle forekomster av ordet Menkaure i dokumentet resultere i et stikkord under ordet Egypt, som er en sub-entry til ordet pyramidene. På samme måte kan du sette Teotihuachuan i venstre kolonne og Pyramidene: Mexico i retten, og alle forekomster av Teotihuachuan er merket som en indeks oppføring under Mexico, som er under pyramidene.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (1731) gjelder for Microsoft Word 97, 2000, 2002, og 2003.