Sporing Endringer i Maler

March 31  by Eliza

Carol har mange malfiler (.dotx) at hun gjør endringer ofte. Hun ønsker å være i stand til å spore hvilke endringer som gjøres for å malene og når. Hun lurer på om det er en måte hun kan gjøre dette enkelt med maler.

Det er ingen enkel måte å gjøre dette som vi har oppdaget. Det er sant at du kan laste inn en mal (laste selve malen, ikke lage et dokument basert på malen) og slå på Spor endringer. Hvis du deretter lagre malen med Spor endringer er slått på, deretter noen nye dokumentet du oppretter basert på denne malen har også Spor endringer slått på. Dette, for de fleste, ikke ville være akseptabelt.

Videre, de fleste maler faller i to kategorier: De som inneholder brukerdefinerte stiler og makroer og de som inneholder kjele tekst av noen type. Hvis malen er av den sistnevnte typen, kan deretter slå på Spor endringer i malen være nyttig, selv om nye dokumenter basert på denne malen har også Spor endringer slått på som standard. Hvis malen er av førstnevnte type (som de fleste maler, i min erfaring, er), vil deretter slå på Spor endringer i malen ikke hjelpe.

Grunnen er enkel: Selv om du kan gjøre endringer i stiler og til makroer i malen, blir disse endringene ikke sporet av Spor endringer. Så du vil ikke være i stand til å fortelle hvem som endret brødtekst avsnittsformatering fra venstrejustert til full berettiget, eller selv om en slik endring ble gjort i det hele tatt.

Du kan selvfølgelig sette opp en intern "ære system" tilnærming til å gjøre endringer i malen. Du kan, for eksempel, har hver bruker notat, på en eller annen måte, eventuelle endringer de gjør til en mal. Hvis de endrer en stil eller endre margene, så de bør legge til en kommentar til malen detaljering disse endringene, og hvorfor de ble laget. Selvfølgelig, slike kommentarer da bli en del av malen og overføres automatisk, til ethvert nytt dokument basert på denne malen. (Du kan komme rundt dette på en slik manuell tilnærming ved å ha et eget dokument brukes til å akseptere brukerens kommentarer om endringer i malen.)

Hva du virkelig ønsker, særlig med maler-er en "endringskontroll" system. Disse typer av systemer brukes ganske ofte på med filer som ansvarlighet for endringer er kritiske, så som for programmering filer. Kontor har ikke et slikt system innebygd, men det kan være mulig å finne en tredjeparts system som gir funksjonalitet ønsket. Normalt endre kontrollsystemer tillate en bruker til å sjekke ut en fil (for eksempel, i dette tilfellet en mal), gjøre endringer i filen, og deretter sjekke det tilbake i systemet. Mens filen er sjekket ut, kan ingen andre endre det. Endre-kontrollsystemer normalt beholde kopier av filer i hver innsjekking, slik at du kan "rulle tilbake" uønskede endringer.

Hvis du bestemmer deg for å søke etter en endring-kontrollsystem som vil jobbe med Word-dokumenter og maler, vil du ønsker å sørge for at den støtter de unike funksjonene til Word. For eksempel, skal systemet være i stand til å spore endringer i stiler, makroer, dokumentegenskaper, grafikk, etc. Dette er en høy orden, og ikke noe lett å få til.

WordTips er din kilde for kostnadseffektiv Microsoft Word trening. (Microsoft Word er den mest populære tekstbehandlingsprogrammet i verden.) Dette tipset (12691) gjelder for Microsoft Word 2007, 2010, og 2013.